劉富強：基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

摘 要：最近幾年，我國的經濟處于飛速的發展之中，在科學與技術領域都取得了比較大的進展。從實際情況來看，已經逐漸的進入到了一個信息化的時代。檔案管理工作對于一個企業的發展也是十分重要的，目前我國的檔案工作也正在從傳統的方式向基于知識服務的檔案管理模式進行不斷的創新和改革。但是每個企業自身的特點都是不一樣的，所以在模式選擇方面，應當充分結合企業自身的情況。本文在論述的過程中對基于知識服務的檔案管理的模式相關理論進行了深入的探討，希望能對相關的檔案管理工作者提供一定的幫助作用。

關鍵詞：知識服務；檔案管理模式；理論探索

隨著我國經濟的不斷發展，各行各業也都在進行著不斷的變革，從目前的情況來看，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代企業的發展需求了，這也可能會導致這些企業被市場所淘汰。而基于知識服務的檔案管理模式的相關理論是建立在每個企業的真正發展需求上來進行的，所以其對于企業的發展是有一定的促進作用的。

1 基于知識服務的檔案管理模式的提出背景

隨著時代的不斷發展，我國的經濟由過去的計劃經濟逐漸向市場化經濟轉變，其中作為市場經濟主體的企業，其發展的好壞對于我國經濟有著十分大的影響。檔案管理作為每個企業日常管理的重要組成部分對企業的未來也有著十分重要的意義，而基于知識服務的檔案管理模式也就應運而生了。21世紀是一個知識爆炸的時代，這使得我國經濟的發展對其產生了十分大的依賴，從目前的情況來看，經濟的發展實際上就是對知識和信息的生產和分配。同時知識管理還是知識經濟發展到一定階段的固定產物，其所強調的是要通過不斷對知識進行創新從而有效的達到創造經濟價值的目的。對知識進行管理的最重要目的就是為了能夠讓社會發展建立在知識經濟發展的基礎上。在這種時代大背景下，企業過去所采用的那種相對落后的檔案管理方式已經無法適應社會的需求。所以如果想要讓企業在今后能夠更加健康的發展下去，必須對自身檔案管理模式進行創新與改革，在實踐的過程中對其進行不斷的完善，從而為企業的發展打下良好的基礎。

2 基于知識服務的檔案管理模式內涵

如果企業的管理者想要對企業檔案管理模式進行不斷改善的話，一定要對檔案管理的內涵進行較為深層次的了解。從某種程度來說，基于知識服務的檔案管理模式實際上就是對檔案的相關數據進行有效的編碼，并以此為基礎建立較為系統的檔案管理模式。在建設的過程中一定要將用戶的需要作為根本出發點，要保證他們的利益不會受到損害，要將客戶的相關信息作為檔案管理中作為重要的內容，要充分的將這些客戶的資料重視起來，將他們看成是企業未來的無形知識財產。通過這樣的意識滲透能夠讓企業的檔案管理人員從根本上對檔案管理這項工作真正的重視起來。這種新型管理模式的出現，使得傳統的模式得到了良好的改善，推動了傳統的檔案管理模式自身進行轉變。從一定程度上來說，這種管理模式的根本就是將客戶的基本信息進行有效的編排，然后對其起到完善檔案管理服務系統的目的，從而促進我國企業的檔案管理工作能夠不斷朝著健康的層面發展。

3 知識服務的檔案管理模式的理論研究

一般來說該種模式的理論依據主要包括兩個層面，一種就是知識編碼，而另外一種就是提供人性化的服務，只有將兩者充分的融合在一起，才能讓這種模式發揮其最大的作用。

（一）知識編碼

知識編碼指的就是利用較為精確的表現形式將知識展現出來，并在最大程度上建立良好的共享機制，從而能夠讓雙方都能有所收益。該理論良好的實現了對知識進行不斷的創新和改革，讓知識朝著不斷顯現化的方向發展，同時其還能讓知識的結構更加有序化。國內外的很多研究學者都將知識編碼工作比喻為建立一個知識平臺，從而讓客戶的各種信息都能在這個平臺上得到收集與整理。這個平臺的建立不僅能夠幫助檔案人員更加方便的對企業的檔案信息進行管理，同時還能為企業的管理者做出相應的決策提供較為有效的指引，讓企業的策劃部門在進行工作中能夠更加具有真實性。通過以上的論述我們能夠看出，這種新型的檔案管理模式是以知識的編碼為前提進行的，最為重要的一點就是其十分適合我國目前社會的發展節奏，能夠幫助我國的經濟朝著更為健康的防線繼續發展下去。

（二）人性化服務

人性化服務是除了知識編碼以外另外一個十分重要的理論，該理論的實質就是一起相關活動都要建立在以服務客戶為根本宗旨，讓客戶得到其所需要的各項服務。這種做法能讓企業得到賓至如歸一樣的服務，之后客戶就會從自身出發對企業的相關服務做出良好的評價，這種方式能夠讓企業得到無限的價值。同時，如今不同企業的競爭說到底就是人才之間的競爭，如果企業想要在激勵的競爭環境下得以良好發展的話，就要不斷的提升自己人性化的服務水平。

4 知識服務型檔案管理工作順利開展的建議

（一）創新答案管理的理念與模式

對企業檔案管理的相關理念和模式進行不斷創新，是增強企業綜合競爭力的重要手段，只有企業的檔案管理人員在日常的工作中真正的做到以用戶為中心，才能真正的實現對檔案進行良好的科學化管理。同時這種對檔案進行知識化管理的方法，還能讓客戶的信息得到良好的整理，讓檔案管理工作具有更大的靈活性，因此對于企業工作人員的檔案管理工作效率還能起到良好的提高作用。另外一個更為重要的方面就是在知識管理的過程中，始終是以現金的科學管理思想作為良好的指引，采用各種科學的方法對檔案信息進行有效的分析工作，這種現代化的管理方式讓企業的管理過程充滿了現代化的氣息。

（二）實現相關技術和方法的不斷創新

想要讓企業檔案管理的工作水平得到不斷的提高，一個重要的方法就是要對相關技術以及方法進行不斷的創新。在進行檔案管理工作中，要使用相對來說比較統一的方法對檔案進行細致的導入和歸檔工作，這樣能夠有效的提高檔案的篩查能力，同時這種方法還能夠有效的提綱檔案管理檢索工作的效率，讓其得以順利的進行。另外一個方面就是對檔案進行智能管理以及內容管理的相關工作可以有效的完善檔案知識管理以及電子文化相關的管理工作。

5 總結

通過以上的相關論述我們能夠清楚的發現，隨著最近幾年我國經濟實力的不斷增強，企業的檔案資產在企業管理中的地位已經越來越凸顯，逐漸的成為了企業的一種無形資產，對于企業在今后能否沿著健康的道路繼續發展下去有著十分大的幫助作用。所以每個企業的相關工作人員都要對其進行良好的創新與改革。而基于知識服務的檔案管理模式的出現，促使了傳統檔案管理模式發生重大的改革，不但讓企業的相關檔案管理水平能夠有良好的提升，還能讓企業更加健康的發展下去。

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作者簡介

劉富強（1989-），男，河源，廣東省深圳市鹽田區檔案局，本科