工程檔案整理的幾點思考

摘 要：工程檔案是對工程建設整個過程的真實記錄，反映了工程建設過程中所使用的各種材料、設備以及發生的各類事件等，對于工程建設具有重要的意義。工程檔案整理是在工程施工過程中同時進行的，隨著工程施工的進行不斷完善各項資料，當工程竣工后，對工程檔案進行移交。本文通過對工程檔案整理工作進行詳盡的分析研究，指出了在檔案整理過程中的問題所在，并對問題進行了透徹的分析，進而提出了有針對性的改進措置，希望能夠對從事工程檔案整理的工作人員以一定的啟示，從而更好的完成工程檔案管理工作。

關鍵字：工程檔案；整理；改進措施

1 前言

工程檔案是在工程建設過程中形成的，是對整個工程建設過程的真實記錄，不僅是對工程建設者在工程中工作的記錄，還對后來工程的使用管理、檢測維護、改造擴建等工作具有重要的參考價值。在工程建設過程中，有些工序都是即時發生的，如果當時不進行資料的收集整理，依靠后期進行檔案資料的補充，將會嚴重影響檔案資料的完整性，因此，工程檔案資料要隨著工程施工的進行同時收集整理。做好工程檔案的整理工作，可以更好的對工程資料進行保管和利用，保障檔案信息資源價值的充分發揮。

2 工程檔案整理工作存在的問題

2.1 缺乏專業的檔案整理人員

首先，某些領導對工程檔案整理工作不重視，認為檔案整理工作就是工程資料收集整理的簡單工作，導致對檔案整理人員的要求非常低，有些甚至沒有配有專門的檔案整理人員，檔案整理工作是由別的崗位人員來完成的。這就導致了工程檔案整理人員缺乏相應的檔案整理業務知識，而且兼職的工程檔案整理員也很難保證將檔案整理工作保質保量的完成。其次，單位對于工程檔案管理人員的培訓力度也不足，尤其是對于新入職的員工僅僅進行了簡單的崗前培訓，就讓其頂崗工作，由于缺乏實際的檔案整理工作經驗，在進行工程檔案整理的過程中會頻頻出錯，嚴重影響檔案整理工作的順利進行。最后，由于領導對工程檔案工作的不重視，導致工程檔案整理人員也不能積極主動地去工作，以消極的心態去對待工作，導致在工作中沒有進行自學，導致自身的專業水平很難提升。

2.2 檔案整理方法較落后

現今是一個高度信息化的社會，很多辦公軟件的出現極大地提高了人們的工作效率，減輕了工作負擔，為人們的工作提供了極大地便利。但是在檔案管理工作中，沿用的仍舊是傳統的檔案整理方法，導致整個檔案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率卻沒有較大幅度的提升，嚴重影響了檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的長遠發展。雖然有些單位引入了先進的檔案管理系統軟件，但是由于對檔案管理工作人員沒有進行全面的培訓，致使檔案管理工作人員在實際中使用檔案管理軟件的頻率較低，沒有充分的發揮出檔案管理軟件的真實價值。

2.3 工程檔案整理制度不完善

很多單位對工程檔案整理工作不重視，沒有根據企業的實際情況和工程項目的要求制定相應的工程檔案整理制度。完善工程檔案管理制度，對于保障檔案整理過程中的規范性和科學性具有重要現實的意義。唯有制定科學合理的檔案管理制度才能規范檔案管理人員的工作，從而確保檔案管理工作的正確進行。由于缺乏相應的管理制度，很多檔案管理人員在進行檔案整理工作時，全憑自己的主觀意識進行檔案的收集整理，在檔案的整理過程中缺乏科學性與合理性。由于缺少檔案管理制度的規范作用，檔案整理人員在工作中隨機性較大，不能正確的約束自己在工作中行為，導致工程檔案整理工作不能全面的進行展開，導致檔案整理的不全面。

3 工程檔案整理工作改進措施

3.1 加強檔案整理人員的培養

企業要加強對檔案管理人員的培訓工作，通過培訓不斷的提高檔案管理人員的專業水平，從而保障工程檔案整理工作的順利進行。培訓的方式可以多種多樣，例如，在企業內部開展檔案整理工作的知識競賽、邀請國內著名的檔案管理專家進行檔案管理講座、開設檔案管理培訓課程等。檔案培訓工作要持續不間斷，同時定期要對檔案管理人員進行考核，檢驗檔案整理培訓的成果和發現培訓中的漏洞，進而不斷完善檔案管理培訓課程，從而為檔案管理人員提供更加優質的課程，促進檔案管理人員專業水平的不斷提高。

3.2 改進檔案管理工作方法

傳統的工程檔案整理方法已經與現在復雜、快節奏的工程施工不相適應了，很難滿足現在工程施工中檔案整理工作的需要。因此，通過分析企業的實際情況和工程檔案整理工作的需求，對傳統的工程檔案整理方法進行改良，取其精華，去其糟粕。傳統方法中仍舊適用的應該繼續在檔案管理工作中推行，對于陳舊落后的方法要進行淘汰處理。在對傳統方法進行改進的同時，還要引入先進科學的整理方法，例如，采用檔案整理軟件、制定先進的資料收集表格等。加強對先進科學方法的引入和學習，不斷提升檔案整理工作的水平，從而保障檔案整理工作的順利進行。

3.3 健全工程檔案管理制度

在工程檔案整理的過程中，要根據實際情況綜合考慮、統籌規劃，制定出符合企業和工程建設檔案整理需求的管理制度。檔案管理制度是檔案管理人員在進行檔案資料收集整理過程中，必須遵守的基本制度，也是工程檔案整理工作順利進行的保障。檔案管理制度制定的目的是為了確保檔案整理工作的順利進行，因此，在實際檔案管理工作中，還要對工程檔案整理工作人員執行檔案管理制度的情況進行監督檢查，對于檢查過程中發現的問題，檢查人員要及時督促相關檔案整理人員進行整改，進而確保工程檔案管理制度能夠真正的落到實處，每個從事工程檔案整理的工作人員能夠認真的按照制度的要求進行檔案的收集整理工作，從而提高工程檔案整理工作的水平。

4 結語

綜上所述，工程檔案整理工作對于工程項目具有非常重要的作用，不僅是工程項目進行情況的真實記錄，還能夠對工程項目以后的改擴建等工作提供資料支持，因此，從事工程檔案整理的工作人員一定要確保工程檔案的真實性和完整性。本文通過對工程項目實施過程中，檔案資料的收集整理進行詳盡的分析研究，指出了工程檔案整理過程中存在的問題，然后對現存的問題進行了深入的研究分析，進而制定出有針對性的整改措施，對于工程檔案整理工作的順利開展具有一定的現實意義，工程檔案的整理工作是一項復雜繁瑣的工作，需要我們全體檔案管理工作者從日常的工作中做起，逐漸提升自身的檔案管理水平，從而促進我國工程檔案管理水平的不斷提高。

參考文獻

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作者簡介

王芳（1970-），女，山東，本科，畢業于中央廣播電視大學，助理館員；研究方向：工程檔案。