行政事業單位會計檔案管理亟待改進和加強對策

葉巧禎

摘 要：行政事業單位會計檔案管理中，受電算化技術發展、單位性質及業務特點等因素的影響也發生了巨大的變化。本文主要針對當前行政事業單位會計檔案管理中存在的問題進行分析，并對完善會計檔案管理，提高管理水平的改進與加強對策進行探討。

關鍵詞：會計檔案管理；行政事業單位；改進；對策

在行政事業單位中，財務管理的最后一個環節就是會計檔案管理環節，會計檔案不僅僅是單位檔案的組成，同時也是重要的經濟檔案。因此對行政事業單位而言，對當前會計檔案管理中存在的問題進行分析研究，提高會計檔案管理的水平意義重大。

1 行政事業單位會計檔案管理存在的問題

1.1 思想不夠重視

目前，在諸多行政事業單位中，對會計檔案工作中，很多財務人員甚至是單位領導都不夠重視，對該項工作缺乏充分的認識，工作應付性較強，認為會計檔案管理工作是一項費時費力又不討好的工作，并且會計檔案工作與會計業務工作之間也存在脫節的情況。還有就是在會計檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會計檔案管理人員對檔案管理工作缺乏經驗，或沒有進行過檔案業務知識的培訓，對檔案管理的基本操作規程不懂，導致檔案管理不規范、不標準。此外，還有少數行政事業單位，在會計檔案管理方面沒有制定相關的管理制度，只作為財務管理中的一個分支，而部分單位雖然對檔案管理制度也詳細的進行了制定，但是在制度的落實方面存在較大問題。

1.2 資料收集不全

在對會計檔案資料進行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對報表、賬簿及憑證等專業資料進行收集歸檔，而對會計磁性介質、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導致會計檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會將會計信息資料存入到磁性介質中，但對光盤、磁盤等管理不當，導致信息極易丟失。其次，在已交單位會計檔案的時候，沒有嚴格進行清點，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導致檔案查找難度較大。最后，隨著會計電算化技術的發展和軟件的升級，而諸多單位對軟件系統沒有進行升級換代，造成部分會計電算化檔案無法調取使用。

1.3 檔案管理不細致

部分單位對會計憑證不能及時裝訂，導致會計憑證以及丟失；在對一些活頁賬簿進行裝訂的時候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進行裝訂成冊，對會計報表也是分散存放，未按月裝訂。在對會計檔案立卷時，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個檔案盒內隨意存放。部分單位對保密性過分強調，嚴格限制了會計檔案人員的身份，會計檔案的作用也無法發揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內。在超過保管期的會計檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權限，即便是已經超過保管期間，也沒人敢對檔案進行銷毀。

1.4 監管力度不足

行政事業單位對會計業務進行審計與檢查工作中，對會計檔案往往不作為檢查與管理的重點。而且在單位內部，財政財務管理中也很少將會計檔案管理工作真正融入，沒有將會計檔案管理作為會計工作的固有環節對待，會計檔案管理也與其它各環節之間脫節，沒有形成相互促進、相互制約的監管機制，對會計檔案管理的成效和管理質量都帶來不利影響，對會計檔案的有效利用直接產生影響。

2 加強行政事業單位會計檔案管理工作的對策

2.1 建立健全會計檔案管理工作制度

首先，應該對財務檔案歸檔制度進行監督，對歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學的管理方法和先進的管理手段對會計檔案進行管理，保證檔案不會出現損壞、銹蝕及泄密等情況，對管理人員的職責進行明確；第三，對會計檔案管理工作責任制度進行建立健全，對各責任人的職責進行明確，保證會計檔案管理各項工作都能落到實處；第四，制定會計檔案管理獎懲制度，對會計檔案管理工作定期進行檢查，對管理人員的管理能力進行評價，通過精神獎勵、物質獎勵及處罰措施配合應用，提高會計檔案管理工作的水平。

2.2 提高會計檔案管理人員的素質

作為單位領導而言，首先要認識到會計檔案管理的重要性，要在領導的工作日程中加入會計檔案管理工作，從法律的高度來對會計檔案進行管理。對會計檔案管理工作人員也要加強培訓，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對檔案管理人員進行技能培訓，在工作過程中，也要定期進行培訓，使會計檔案管理人員的執行力及責任心得到強化。在會計檔案工作硬件設施方面，也應適當加大投入，改善硬件設施，對檔案室的部分設備要進行更換與添置，如空調、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機、計算機、掃描儀及去濕機等現代化辦公設備，實現信息化的會計檔案管理需求。

2.3 規范會計檔案整理歸檔工作

在會計檔案管理日常工作中，對會計憑證要及時進行整理裝訂，對封粘、簽章要進行規范，會計檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會計檔案的保管壽命得到延長。按月份要求對會計憑證依據先后順序裝入憑證盒，財務報告、會計賬簿及其它會計檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內檔案的內容。對會計電算化系統產生的會計憑證、報表、賬簿、系統日志等數據要定期采用統一的紙質進行打印裝訂并存檔，并且要進行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進行檢查。對會計檔案保管進行規范，如果單位建立有綜合檔案室，財會部門可對會計檔案保存一定時間后，轉交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財會部門由專人對會計檔案進行妥善保管。

2.4 強化會計檔案的開發利用

對會計檔案查閱利用手續進行嚴格制定，確保各個環節都要詳細記錄，明確各環節時間、責任人等。對檔案案卷、專題、文號等目錄進行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計算機快速實現檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財務檔案統計臺賬，如文書檔案匯總、財務檔案查閱、財務檔案數量統計、財務檔案移交清冊等登記簿及臺賬。對單位的預算執行能力及財務運行中的不足與特點等可利用財務基礎數據資料進行分析總結，并針對性的提出預防的措施，為單位領導的決策提供依據。對會計檔案銷毀制度也要明確規定并嚴格執行。與財會部門一起，會計檔案管理人員對會計檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價值的會計檔案，對已經失去價值的檔案可大膽銷毀，而對一些已經過了保管期，但是還存在債權債務等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨的項目的進行保管，在保管清冊及銷毀清冊備注欄內注明檔案情況。

2.5 強化會計檔案監督管理

審計、財政及檔案部門對相關業務進行檢查時，其工作的內容之一也要針對會計檔案規范化管理進行檢查，才能使單位會計檔案管理工作得到監督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會計檔案管理工作的價值才能發揮出來。將會計檔案監管工作作為單位內部管控制管理的重要內容，在日常管理中，也要嚴格遵循，將單位會計檔案管理工作作為一項長效工作來抓。

3 結語

行政事業單位會計檔案管理工作是單位日常管理工作中的重要內容，為了提高會計檔案管理工作的水平，就需要對當前會計檔案管理中存在的問題進行分析，采取有針對性的措施加以改進，促使行政事業單位會計檔案管理工作價值的實現。

參考文獻

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