基于元數(shù)據(jù)管理標準的數(shù)字檔案館建設(shè)探析

薛潔

摘 要：元數(shù)據(jù)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中發(fā)揮著極為重要的作用，但現(xiàn)實工作中，企業(yè)在電子文件全生命周期管理過程中，元數(shù)據(jù)的管理存在諸多問題與風險，借元數(shù)據(jù)管理價值的重新梳理與定位，就元數(shù)據(jù)管理中的問題改造，重新理順企業(yè)電子文件管理鏈路，再塑數(shù)字檔案館新建之道。

關(guān)鍵詞：元數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù)管理；企業(yè)電子文件管理

現(xiàn)代社會中，數(shù)字信息作為企業(yè)生存與發(fā)展的伴生物，每時每處交織在企業(yè)各類業(yè)務(wù)與管理中，可以說數(shù)字檔案館建設(shè)工作已經(jīng)作為一種新的信息資源、數(shù)據(jù)資產(chǎn)、無形資產(chǎn)建設(shè)工作融入企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)和管理中。

1 元數(shù)據(jù)管理

元數(shù)據(jù)即數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，其“元”字的根本在于其代表了數(shù)據(jù)來源及過程管理的原始信息。在紙質(zhì)文件環(huán)境中，檔案整理的經(jīng)典原則認為，對于檔案的整理要遵循“來源原則”，來源即指直觀、明確的文件形成機關(guān)；隨著電子文件的產(chǎn)生與普遍適用，目前國內(nèi)外檔案界采用了“元數(shù)據(jù)”概念來指代電子文件的來源信息，并在電子文件流轉(zhuǎn)過程中不斷豐富其內(nèi)涵。

基于元數(shù)據(jù)管理標準的數(shù)字檔案館建設(shè)中，須保障所存文件的真實性、完整性、可靠性與可用性，這就要求對于電子數(shù)據(jù)的留存要有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三級信息。通過總結(jié)，筆者認為：1、元數(shù)據(jù)管理的特點：作為電子文件流轉(zhuǎn)全程的數(shù)據(jù)集成，支持了靜態(tài)環(huán)境的數(shù)據(jù)自動抽取，完成著動態(tài)環(huán)境下數(shù)據(jù)的同步生成；2、元數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢：一經(jīng)形成就實現(xiàn)數(shù)據(jù)封裝，只能被寫入和讀取，而不可改動、復制或刪除；3、元數(shù)據(jù)管理的價值：只要在電子文件流轉(zhuǎn)全程保留了元數(shù)據(jù)，就能全面掌握文件的來龍去脈，保持文件與數(shù)據(jù)信息的歷史聯(lián)系，是保留文件證據(jù)信息的第一手資料。

2 元數(shù)據(jù)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的存在的問題

在元數(shù)據(jù)尚未呈體系或者起步較低的企業(yè)中，對于元數(shù)據(jù)的管理往往是一種模糊、零散的行為，在正在探索元數(shù)據(jù)管理價值的企業(yè)中，也往往存在行動分散、體系性差的弊端，綜合來說，元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題主要有：

第一，在管理方面，各業(yè)務(wù)部門的電子文件，都存有“保障現(xiàn)時利用，用后隨意處理”的慣性，充斥著文檔格式不同，系統(tǒng)接口不統(tǒng)一，文件歸口管理不明確的問題，沒有相對理性的元數(shù)據(jù)管理思維，沒有合適的元數(shù)據(jù)抽取系統(tǒng)化規(guī)劃，數(shù)字檔案館建設(shè)起步之初，就是元數(shù)據(jù)散失的開始。第二，在系統(tǒng)性方面，沒有在文件生成環(huán)節(jié)的元數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)與銜接，僅僅靠滯后的追溯與補充已經(jīng)失去了元數(shù)據(jù)的本身作用與意義，元數(shù)據(jù)早已失去了體系，數(shù)字的檔案館建設(shè)早已失去了支撐的基礎(chǔ)。第三，在操作性方面，由于打破了元數(shù)據(jù)形成鏈路，元數(shù)據(jù)的形成存在重復勞動和過程比較，成為了交織在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中偶然性和無計劃性的活動，數(shù)字的檔案館數(shù)據(jù)大大失去了成套性與完整性。第四，在數(shù)據(jù)保真方面，在文件流后端的滯后采集，本身已經(jīng)喪失了元數(shù)據(jù)的真實性，數(shù)字檔案館建設(shè)價值岌岌可危。

3 打通元數(shù)據(jù)管理通道，為數(shù)字檔案館建設(shè)提質(zhì)增效

3.1 元數(shù)據(jù)管理標準建設(shè)先行，構(gòu)建數(shù)字檔案館管理規(guī)范

在學習國際國內(nèi)多項元數(shù)據(jù)管理標準的基礎(chǔ)上，各個企業(yè)應(yīng)首先制定適合本企業(yè)電子文件管理實際的元數(shù)據(jù)管理標準以及元數(shù)據(jù)集，從系統(tǒng)自動抽取元數(shù)據(jù)的標準，到員工收集與利用元數(shù)據(jù)的規(guī)范，都應(yīng)納入企業(yè)核心管理標準，為電子文件生成、流轉(zhuǎn)、傳遞、利用、回收過程提供有章可循的行動指南，以各項工作節(jié)點與流程控制，逐步規(guī)范電子文件流轉(zhuǎn)全程，形成多部門協(xié)同采集元數(shù)據(jù)標準，統(tǒng)一管理口徑，形成數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源的一體化管理模式。

3.2 組織認同元數(shù)據(jù)管理，活化數(shù)字檔案館管理價值

組織由員工構(gòu)成，人是電子文件的生成者、傳遞者，也是對電子文件的利用者、處理者，在企業(yè)工作中，只有對環(huán)節(jié)與流程的不斷認同，才是管理走向優(yōu)化的基石。在電子文件管理系統(tǒng)用戶不斷認同元數(shù)據(jù)利用的便捷性、數(shù)據(jù)的保真性、憑證的有效性的過程中，逐步建立全企業(yè)信息風險意識以及元數(shù)據(jù)管理意識；提高在電子文件流轉(zhuǎn)關(guān)鍵節(jié)點人員的數(shù)據(jù)管理與處理能力，不斷增強員工對元數(shù)據(jù)的認識，發(fā)揮元數(shù)據(jù)在實際工作中的優(yōu)越性，保障文件信息運轉(zhuǎn)過程中的安全性與可靠性，為元數(shù)據(jù)管理提供組織支持，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定管理基礎(chǔ)。

3.3 暢通元數(shù)據(jù)管理鏈路，規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)全流程

企業(yè)中各部門在明確部門組織職能的基礎(chǔ)上，進一步明確在企業(yè)元數(shù)據(jù)管理中，自身所承擔的職責、發(fā)揮的作用、利用的焦點，明確本部門職能范圍內(nèi)參與的元數(shù)據(jù)管理功能；明確本部門與上游、下游部門的文件接口，規(guī)范相關(guān)渠道的文件數(shù)據(jù)格式和電子文件系統(tǒng)功能，使自身與其他部門的文件互動規(guī)范保持一致，元數(shù)據(jù)采集標準達成共識，使數(shù)字檔案館的科學建設(shè)達成普遍共識。

3.4 認清數(shù)據(jù)資源價值，依托元數(shù)據(jù)管理積淀數(shù)字檔案館管理資源

數(shù)據(jù)資源是元數(shù)據(jù)的生存源泉，在企業(yè)各項制度與標準的指引下，數(shù)據(jù)流自生成即按統(tǒng)一文檔格式，統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，完成文件在企業(yè)中的單向或多向循環(huán)，保障在電子文件形成之初即進行規(guī)范的元數(shù)據(jù)抽取，并在后續(xù)的文件流轉(zhuǎn)過程中不斷進行動態(tài)的協(xié)同生成與管理；設(shè)施資源方面，采用通用格式的存儲軟件并集中加強服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施建設(shè)，積極開展元數(shù)據(jù)備份工作，并在系統(tǒng)調(diào)研的基礎(chǔ)上開展系統(tǒng)升級與數(shù)據(jù)遷移工作，無論場地搬遷或工作交接，保障數(shù)據(jù)在設(shè)施設(shè)備上的安全性與可靠性；系統(tǒng)資源方面，元數(shù)據(jù)形成系統(tǒng)和保存系統(tǒng)作為全程管理中的主導應(yīng)用系統(tǒng)，需要在系統(tǒng)建設(shè)初期做出準確的功能需求分析，保障數(shù)字檔案館中資源建設(shè)的成套與完善。

3.5 元數(shù)據(jù)安全運維，保障數(shù)字檔案館建設(shè)可持續(xù)發(fā)展

元數(shù)據(jù)的核心價值在于對信息的有效保存與提供查考，那么元數(shù)據(jù)信息安全將是關(guān)乎所有活動的基礎(chǔ)。在元數(shù)據(jù)管理中，包括制度規(guī)范、系統(tǒng)建設(shè)、人員培養(yǎng)在內(nèi)的各項活動，都必須建立系統(tǒng)有效的安全運行機制。元數(shù)據(jù)的安全運維是關(guān)乎安全管理和質(zhì)量管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由此無論是文件捕獲和歸檔、分類、鑒定、著錄、檢索與利用、存儲與保護等各個環(huán)節(jié)都必須緊緊遵循系統(tǒng)操作安全管理規(guī)定，使數(shù)字檔案館實現(xiàn)于、成就于安全的管理機制和運營維護之中。

參考文獻

[1]中華人民共和國國資委辦公廳.中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引[Z].2014-01-13.

[2]中華人民共和國國資委辦公廳.中央企業(yè)檔案工作規(guī)定[Z].2014-01-01.