基于元數據管理標準的數字檔案館建設探析

薛潔

摘 要：元數據管理在數字檔案館建設中發揮著極為重要的作用，但現實工作中，企業在電子文件全生命周期管理過程中，元數據的管理存在諸多問題與風險，借元數據管理價值的重新梳理與定位，就元數據管理中的問題改造，重新理順企業電子文件管理鏈路，再塑數字檔案館新建之道。

關鍵詞：元數據；元數據管理；企業電子文件管理

現代社會中，數字信息作為企業生存與發展的伴生物，每時每處交織在企業各類業務與管理中，可以說數字檔案館建設工作已經作為一種新的信息資源、數據資產、無形資產建設工作融入企業的日常運轉和管理中。

1 元數據管理

元數據即數據的數據，其“元”字的根本在于其代表了數據來源及過程管理的原始信息。在紙質文件環境中，檔案整理的經典原則認為，對于檔案的整理要遵循“來源原則”，來源即指直觀、明確的文件形成機關；隨著電子文件的產生與普遍適用，目前國內外檔案界采用了“元數據”概念來指代電子文件的來源信息，并在電子文件流轉過程中不斷豐富其內涵。

基于元數據管理標準的數字檔案館建設中，須保障所存文件的真實性、完整性、可靠性與可用性，這就要求對于電子數據的留存要有內容、背景、結構三級信息。通過總結，筆者認為：1、元數據管理的特點：作為電子文件流轉全程的數據集成，支持了靜態環境的數據自動抽取，完成著動態環境下數據的同步生成；2、元數據管理的優勢：一經形成就實現數據封裝，只能被寫入和讀取，而不可改動、復制或刪除；3、元數據管理的價值：只要在電子文件流轉全程保留了元數據，就能全面掌握文件的來龍去脈，保持文件與數據信息的歷史聯系，是保留文件證據信息的第一手資料。

2 元數據管理在數字檔案館建設中的存在的問題

在元數據尚未呈體系或者起步較低的企業中，對于元數據的管理往往是一種模糊、零散的行為，在正在探索元數據管理價值的企業中，也往往存在行動分散、體系性差的弊端，綜合來說，元數據在數字檔案館建設中存在的問題主要有：

第一，在管理方面，各業務部門的電子文件，都存有“保障現時利用，用后隨意處理”的慣性，充斥著文檔格式不同，系統接口不統一，文件歸口管理不明確的問題，沒有相對理性的元數據管理思維，沒有合適的元數據抽取系統化規劃，數字檔案館建設起步之初，就是元數據散失的開始。第二，在系統性方面，沒有在文件生成環節的元數據做基礎與銜接，僅僅靠滯后的追溯與補充已經失去了元數據的本身作用與意義，元數據早已失去了體系，數字的檔案館建設早已失去了支撐的基礎。第三，在操作性方面，由于打破了元數據形成鏈路，元數據的形成存在重復勞動和過程比較，成為了交織在各個業務環節中偶然性和無計劃性的活動，數字的檔案館數據大大失去了成套性與完整性。第四，在數據保真方面，在文件流后端的滯后采集，本身已經喪失了元數據的真實性，數字檔案館建設價值岌岌可危。

3 打通元數據管理通道，為數字檔案館建設提質增效

3.1 元數據管理標準建設先行，構建數字檔案館管理規范

在學習國際國內多項元數據管理標準的基礎上，各個企業應首先制定適合本企業電子文件管理實際的元數據管理標準以及元數據集，從系統自動抽取元數據的標準，到員工收集與利用元數據的規范，都應納入企業核心管理標準，為電子文件生成、流轉、傳遞、利用、回收過程提供有章可循的行動指南，以各項工作節點與流程控制，逐步規范電子文件流轉全程，形成多部門協同采集元數據標準，統一管理口徑，形成數字檔案館建設中數據資源的一體化管理模式。

3.2 組織認同元數據管理，活化數字檔案館管理價值

組織由員工構成，人是電子文件的生成者、傳遞者，也是對電子文件的利用者、處理者，在企業工作中，只有對環節與流程的不斷認同，才是管理走向優化的基石。在電子文件管理系統用戶不斷認同元數據利用的便捷性、數據的保真性、憑證的有效性的過程中，逐步建立全企業信息風險意識以及元數據管理意識；提高在電子文件流轉關鍵節點人員的數據管理與處理能力，不斷增強員工對元數據的認識，發揮元數據在實際工作中的優越性，保障文件信息運轉過程中的安全性與可靠性，為元數據管理提供組織支持，為數字檔案館建設奠定管理基礎。

3.3 暢通元數據管理鏈路，規范數字的檔案館建設全流程

企業中各部門在明確部門組織職能的基礎上，進一步明確在企業元數據管理中，自身所承擔的職責、發揮的作用、利用的焦點，明確本部門職能范圍內參與的元數據管理功能；明確本部門與上游、下游部門的文件接口，規范相關渠道的文件數據格式和電子文件系統功能，使自身與其他部門的文件互動規范保持一致，元數據采集標準達成共識，使數字檔案館的科學建設達成普遍共識。

3.4 認清數據資源價值，依托元數據管理積淀數字檔案館管理資源

數據資源是元數據的生存源泉，在企業各項制度與標準的指引下，數據流自生成即按統一文檔格式，統一數據接口，完成文件在企業中的單向或多向循環，保障在電子文件形成之初即進行規范的元數據抽取，并在后續的文件流轉過程中不斷進行動態的協同生成與管理；設施資源方面，采用通用格式的存儲軟件并集中加強服務器與數據庫的硬件設施建設，積極開展元數據備份工作，并在系統調研的基礎上開展系統升級與數據遷移工作，無論場地搬遷或工作交接，保障數據在設施設備上的安全性與可靠性；系統資源方面，元數據形成系統和保存系統作為全程管理中的主導應用系統，需要在系統建設初期做出準確的功能需求分析，保障數字檔案館中資源建設的成套與完善。

3.5 元數據安全運維，保障數字檔案館建設可持續發展

元數據的核心價值在于對信息的有效保存與提供查考，那么元數據信息安全將是關乎所有活動的基礎。在元數據管理中，包括制度規范、系統建設、人員培養在內的各項活動，都必須建立系統有效的安全運行機制。元數據的安全運維是關乎安全管理和質量管理的關鍵環節，由此無論是文件捕獲和歸檔、分類、鑒定、著錄、檢索與利用、存儲與保護等各個環節都必須緊緊遵循系統操作安全管理規定，使數字檔案館實現于、成就于安全的管理機制和運營維護之中。

參考文獻

[1]中華人民共和國國資委辦公廳.中央企業檔案信息化建設工作指引[Z].2014-01-13.

[2]中華人民共和國國資委辦公廳.中央企業檔案工作規定[Z].2014-01-01.