企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

楊格

摘 要：創(chuàng)新是在原有的基礎(chǔ)上有所發(fā)展和創(chuàng)造，并有所改進(jìn)，這就要求我們要打破常規(guī)，突破傳統(tǒng)。它既是對以往舊事物的一種否定和更新，同時(shí)也給事物指出了某種發(fā)展方向并賦予其新的生命力。企業(yè)檔案要與時(shí)俱進(jìn)，銳意進(jìn)取，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，與時(shí)代保持同步發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為：加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)和檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的重要條件；豐富企業(yè)檔案信息資源是檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)；加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵；拓展企業(yè)檔案的開發(fā)利用，改善服務(wù)方式是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的目的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)科技檔案；創(chuàng)新；管理

科技檔案作為科技信息的載體，可以有效促進(jìn)社會生產(chǎn)力的發(fā)展。我們進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，采納一項(xiàng)新技術(shù)要結(jié)合當(dāng)?shù)氐馁Y源情況、工業(yè)水平、原材料、社會傳統(tǒng)及文化水平，這就需要各個(gè)項(xiàng)目科技檔案共同發(fā)揮作用。一家企業(yè)或事業(yè)單位統(tǒng)籌決策時(shí)，一定要做詳細(xì)的市場調(diào)研，結(jié)合國內(nèi)外的技術(shù)水平和市場動(dòng)態(tài)，分析研究自己的技術(shù)力量和水平、設(shè)備條件、原材料的供應(yīng)和信息掌控等，這必然要求充分利用本單位的各種科技檔案。科技檔案的作用具有全面性、綜合性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。在現(xiàn)代化生產(chǎn)的科學(xué)管理、設(shè)備改造和技術(shù)市場興起后的科技交流以及科學(xué)技術(shù)史的系統(tǒng)研究中，科技檔案可以提供系統(tǒng)的科學(xué)數(shù)據(jù)和依據(jù)。

1 企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求

企業(yè)在創(chuàng)新過程中對信息需求量很大，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案部門才能提供具有針對性、有效、適用的檔案信息服務(wù)。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過程中，企業(yè)檔案是一項(xiàng)重要的信息源。檔案是保存和傳承企業(yè)文化的載體，因此，開發(fā)利用檔案信息資源可以達(dá)到弘揚(yáng)傳播企業(yè)文化的目的。檔案只有轉(zhuǎn)化為信息，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源庫，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2 企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理模式落后

目前很多企業(yè)檔案部門在管理上還處在對檔案實(shí)體的收集、整理、保管利用的初級階段，還沒有進(jìn)入對科技檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理的高級階段，因此多年來企業(yè)科技檔案管理停滯不前，關(guān)鍵在于沒有認(rèn)識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現(xiàn)代數(shù)字信息化時(shí)代，科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息等將不斷增加，在當(dāng)前社會，科技檔案的數(shù)字信息化管理模式必將取代傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體管理模式。

2.2 服務(wù)手段滯后

企業(yè)檔案部門很難采購先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)備，只能對科技檔案案卷、專題目錄進(jìn)行簡單編輯整理，不能運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，因而對科技檔案信息資源的開發(fā)利用較低。

2.3 服務(wù)方式被動(dòng)

以往企業(yè)檔案部門通常懷著按部就班的心態(tài)，坐等上門，被動(dòng)的等待有人將檔案資料送來，因此其服務(wù)內(nèi)容比較單一，一定程度上，限制了其所服務(wù)的范圍，服務(wù)方式也顯得較為單一，同時(shí)，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復(fù)制。

2.4 專職人員稀缺

很多企業(yè)在發(fā)展壯大到一定程度時(shí)，為了節(jié)省成本，不得不在企業(yè)內(nèi)部采取全面深化改革措施。裁員成為企業(yè)改革中通常的做法，而其中一些非必要部門譬如檔案部門往往首當(dāng)其沖，各大企業(yè)裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡，因此企業(yè)檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進(jìn)行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過檔案管理方面的專業(yè)訓(xùn)練，在面對科技檔案的具體工作時(shí)，常常顯得力不從心，只能對日常文件資料進(jìn)行簡單的收集整理工作，很難應(yīng)對科技檔案信息的精細(xì)化工作。

3 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新

3.1 創(chuàng)新思想觀念

檔案部門在一家企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，其思想觀念一定程度上影響著一家企業(yè)對未來市場的判斷與決策，因此檔案部門一定要具備高瞻遠(yuǎn)矚的創(chuàng)新型思維，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，要有組織有規(guī)劃的有條不紊地進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)也納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算的范圍，適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)投入，配置高性能電腦、同時(shí)激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼像機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等根本性問題。

3.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)

創(chuàng)新檔案組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，要從企業(yè)抓起，首先要建立專門的檔案室，并配齊經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員，根據(jù)實(shí)際情況完善既有的檔案規(guī)章制度，真正切實(shí)重點(diǎn)抓好科技檔案管理工作。同時(shí)要積極大力引進(jìn)檔案信息化管理相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，以擴(kuò)充檔案人員隊(duì)伍建設(shè)；其次檔案人員要注重專業(yè)知識的積累，企業(yè)要對檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力方面培訓(xùn)，使其能熟練掌握計(jì)算機(jī)方面的基本知識，不斷提升自己的電腦網(wǎng)絡(luò)操作技能，提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)水平，從而使科技檔案管理手段向技術(shù)型，創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。

3.3 創(chuàng)新管理模式

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的模式。建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業(yè)檔案部門對本單位履行宏觀領(lǐng)導(dǎo)和管理職能，對所屬單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和建設(shè)性指導(dǎo)，從而避免科技檔案因?yàn)橛袉为?dú)部門或個(gè)人的疏忽或者責(zé)任心的缺少，導(dǎo)致重要檔案的丟失，造成不可挽回的損失，確保科技檔案完整、準(zhǔn)確和齊全，是創(chuàng)新性管理模式的基本目標(biāo)。在管理機(jī)制上，要把管理模式的創(chuàng)新，放在一個(gè)重要位置，形成一個(gè)理念，同時(shí)營造要時(shí)刻追求理念創(chuàng)新，管理創(chuàng)新的環(huán)境，自上而下，實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制，形成多級梯度分層管理，堅(jiān)持不懈持之以恒，真正抓好落實(shí)好管理創(chuàng)新這個(gè)理念。

企業(yè)要對科技檔案信息化建設(shè)工作大力支持，大膽革新管理方式。要應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，整合科技檔案信息資源，實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的科技檔案管理方式，從而提供高質(zhì)量服務(wù)。逐步實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體的數(shù)字化、現(xiàn)代化信息管理的科學(xué)高效的檔案管理方式。

3.4 創(chuàng)新管理方法

建立現(xiàn)代化數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息化的科技檔案管理中心。一是要選擇合適的企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊都要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)方式

通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，開設(shè)科技檔案在線服務(wù)，可以提高科技檔案信息資源的共享程度，優(yōu)化資源配置，此舉可有效提高企業(yè)員工的工作效率，從而提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，由此可見，主動(dòng)的現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)方式必將取代被動(dòng)的、人工式的傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)方式。這是經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的必然結(jié)果。也是大勢所趨。

由此可見，創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理，切實(shí)管好用好科技檔案，不僅對挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增加企業(yè)受益，增強(qiáng)企業(yè)科技創(chuàng)新能力方面有著顯著的提升，同時(shí)也能提高企業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化、創(chuàng)新化的管理水平，從長遠(yuǎn)來看，這對企業(yè)的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和經(jīng)濟(jì)意義。

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