高校檔案管理人員素質提升路徑初探

檔案資料是記載著人類社會活動最具有憑證性和代表性的社會產物。檔案資料自身的特殊性決定了其一旦出現損毀、原始原貌不能復原，就會無法再生，這造成的損失恐怕無法估量。并且隨著各大高校檔案資料與管理內容的與日俱增、檔案管理手段和形式的不斷提高，檔案所發揮的價值也就越來越大。但是當下的高校，幾乎普遍對檔案管理工作的重視程度嚴重不足。事實上，檔案管理工作是高等學校建設不可或缺的一個重要組成部分，而檔案管理人員的高素質則是實現檔案業務工作高水平、高效率的關鍵。隨著高校規模的不斷擴大， 教學與教改的不斷深入，檔案管理人員的素質與高校其他工作人員相比，水平上具有明顯的滯后性。當下檔案工作人員的素質不再順應新時期檔案工作的開展了，因此對檔案管理人員的素質提出了更高層次的要求。

1 新時期高校檔案管理人員應具備的素質

1.思想政治素質

高校的檔案管理人員作為高校的一份子，在工作中必須要堅持黨性原則。所以，良好的思想政治素質則是高校檔案管理人員的必備素質之一。高校檔案管理人員和高校其它工作人員一樣，都肩負著為祖國培養具有高度思想覺悟的人才以及未來事業接班人的重任。檔案管理人員要在思想上始終堅持中國共產黨的領導，堅持黨的路線方針政策，并且能夠熟練運用辯證唯物主義的方法解決檔案管理工作中的實際問題。良好的思想政治素養有利于形成團結、奉獻、積極進取的良好工作作風。

2.職業道德

（1）愛崗敬業

高校的檔案工作人員應具有高度的事業心與責任感， 能夠自覺摒棄虛榮名利，全心全意的投身于檔案管理工作中來。這里的責任感指的是具備愛業、敬業的精神，事業心則是指具備奉獻精神。另一方面，工作的熱情來源于對本職工作的熱愛。要具有強烈的使命感，在認真負責的基礎上，需要熱愛這項工作。將單調的工作作出新的高度、新境界。將重復的事情做的更加出彩，使自己在檔案管理這個工作崗位上作出自己的成績。

（2）愛國守法

高校的檔案中雖然很少有涉及到國家的秘密事項，但是也有很多機密文件，其自身具有機密性。因此，檔案管理人員在檔案的收集、整理、編撰和利用的過程中，要嚴格按照相關的程序遵守法律、保密制度，在確保檔案建立的真實性的同時，還要確保檔案的機密，絕不能違法違紀泄露高校的檔案資料。

（3）服務群眾

高校檔案是為全體教職員工以及廣大學生群體服務的，檔案工作就是以檔案的利用者為服務對象、以檔案信息資源為服務手段、向利用者介紹檔案的情況，并采取多種方式與方法提供檔案資料。所以說檔案管理人員必須堅持服務原則，以服務教學、服務科研、服務學校為宗旨進行各項工作。檔案是一種信息資源，誰占有這種資源，誰就可能占領市場，這是新時期檔案工作服務意識的新概念.所以要時刻把全心全意為人民服務作為指導思想，并學會利用現代科學信息技術來提高服務質量。

3.專業素質

（1）基礎知識

檔案管理專業的基礎知識有很多，譬如檔案法、文獻編撰學、檔案管理學、檔案保護學等相關知識。專業基礎知識的學習不僅會豐富檔案管理人員的知識結構，而且會令檔案管理的實際工作邁向穩妥和科學的道路。

（2）工作技能

工作技能對于任何一項工作來說都很重要，并且檔案的管理工作大多都繁冗而復雜，細節上需要處理的問題較其他工作來說會有更多，所以檔案管理人員還需要具備熟練的基礎工作技能，這樣才能快速的處理好相關工作，有效地提升檔案工作的效率。熟練的工作技能同時也能使檔案工作人員從容應對工作中所發生的突發情況，切實做到靈活變通。

4.知識素質

隨著大數據時代的到來，信息技術的發展對于檔案管理工作知識儲備的高低標準給出了新的數字，高校管理檔案的手工模式將很快的被淘汰，檔案工作的實際價值將越來越大。數字化檔案及網絡檔案將依靠科技手段，檔案管理人員不努力掌握新的科技知識必將落后于時代，最終導致無法勝任工作。作為檔案管理人員，掌握現代化的技術是在保證工作質量的同時提升業務水平的重要途徑。熟練運用計算機知識檢索、收集與整理檔案資料已經成為了檔案管理人員必備的素質。只有博聞多識，才能把高校檔案管理工作從注重手工操作與經驗的管理模式中解脫出來。只有這樣，才能夠使有限的財力、物力、人力產生最大的辦學效益。

那么我國當下的高校檔案管理人員是否達到了以上這些素質的要求呢？有待提高的部分又有哪些呢？要想提升高校檔案管理人員的素質，還要明確高校檔案管理人員素質的現狀。

2 高校檔案管理人員素質的現狀

1.業務能力素質有待提升

在高校從事檔案工作的人員中， 真正學檔案專業的很少， 即使包括檔案專業的中專畢業生在內， 畢業于學校檔案專業的人員仍是寥寥無幾。檔案的工作人員大多數都不是“科班出身”，要通過自學和實踐才能對檔案管理事務的處理達到訓練有素的境地。工作的開展缺乏能夠熟練使用信息技術的高素質檔案專業人才，這就導致了高校檔案工作在開展的過程中會出現不順利或者高校的檔案管理人員會有力不從心的感覺。當下的工作人員只能進行常規的檔案資料的接收、處理、上架入庫和平時的簡單借閱查詢等工作，這使得很多有價值的檔案信息資源成為了深藏庫房的“死檔案”。當下的工作人員專業知識貧乏， 業務水平不高、編研水平有限，導致無法充分發揮檔案潛在的重要作用，這些都對高校檔案管理工作建設的開展與創新形成了干擾，都在一定程度上影響著檔案事業的發展。

2.工作積極性不高、對檔案的關鍵性認識不夠

檔案管理的工作在很長時間以來都得不到校領導的重視與關注。領導們在思想上對檔案工作的不重視導致了檔案人員對檔案工作的積極性不高，領導們在行動上對檔案工作的得過且過造成了檔案人員對檔案工作關鍵性的認識不夠。再者，沒有激烈的競爭壓力，檔案管理人員缺乏提升自身專業能力與綜合素質的動力，久而久之這也會影響檔案管理人員工作的積極性。具體體現在工作中，就會出現工作過程中敷衍了事的情況，加之責任心不強，工作態度也逐漸散漫起來。這些都嚴重的影響了高校檔案工作的順利開展。

3.創新意識有待培養，創新能力有待加強

現代電子信息技術的迅猛發展推動了各個領域的發展變革，檔案管理人員也應該具備勇于創新的精神。新時期高校檔案管理必須變革舊有的管理模式、管理辦法與管理方式。創新工作方式，創新服務手段，成為了檔案工作改革的重頭戲。但是相對于管理方式方法的不斷創新，很多管理人員的創新意識則還存在嚴重的滯后性。他們并沒有認識到思想上革新才是轉變檔案工作局面的關鍵所在，部分工作人員還以“老眼光”看待“新問題”。當下，是否具有創新、開拓的精神已成為衡量檔案人員是否合格的一個重要尺度。要實現由守舊向創新的轉變，必須提高創新能力，通過創新實現新形勢下的檔案管理現代化。

4.檔案法制觀念淡漠

在提倡社會主義法治的今天， 高校檔案工作必須按照國家的有關法律規定，同其他的工作一樣來進行管理，也就是說要嚴格執行《中華人民共和國檔案法》中的有關規定來開展日常檔案工作。但當下的高校檔案工作人員對于依法治“檔”、依法辦事的自覺性仍舊不強。并且對違反檔案法的行為沒有做到“零容忍”的追究法律責任，這就致使檔案建設落后于教育事業的改革與發展。

3 提升檔案管理人員素質的策略

1.適度的“思想干預”

首先，高校檔案工作是一項政治性很強的工作，所以塑造檔案工作人員良好的思想政治素質是當前高校檔案工作的首要任務。檔案人員所做的工作具體而繁瑣，沒有強烈的責任意識、沒有較高的政治素質是很難勝任這份工作的。這就需要經常性地對工作人員進行一些相關的思想政治教育。通過政治素質的培養，工作人員可以有嚴明的政治紀律性、高度的政治敏感性，確保工作人員嚴守黨與國家的機密、對祖國、對人民保持忠誠。其次，對檔案管理人員要進行必要的心理輔導。通過有效的心理疏導和心理調節，消除負面情緒，培養積極心態，端正其人生態度和價值取向，明確自己的職業理想和工作信念，樹立愛崗敬業、淡泊名利、無私奉獻的精神。檔案工作者還要恪盡職守，給自己一個恰當的定位，切實做到從內心深處接納所從事的工作。并且啟發他們樹立高度的職業責任感與敬業精神。切實做到“想利用者所想，急利用者所急”。

2.適度的“行為干預”

檔案管理工作是一項技術性很強的工作，提升工作人員的素質還要采取“行為干預”。首先要分批次對檔案從業人員進行職業培訓。這里的培訓要分為基礎理論培訓和現代科技技能培訓兩個方面。開設檔案學基礎理論輔導課程是因為一個合格的檔案人員必須先完成基礎理論和專業知識的學習。而掌握檔案工作的現代科技技能與技巧知識，則是因為現在初步實現了檔案管理自動化，并能夠準確地完成采集，處理，傳輸文件，檢索存儲管理的任務。因此，充分利用互聯網和多媒體等新興形式以確保研討會的多種形式、多種內容。通過培訓使檔案工作人員不斷拓寬知識領域、不斷提升自身素質，這樣才能有效的調動起工作的積極性，從而能夠應對越來越高的職業要求，使檔案管理工作逐步走向科學化、制度化。

3.適度的“制度干預”

這里的“制度干預”體現在兩個方面，一個方面是要采取獎勵機制來提高檔案管理人員的工作積極性，另一個方面是要采取競爭機制來提升檔案管理人員的綜合素質。高等學校在工資晉升和職稱評定上要遵循有所側重和兼顧一般的原則，創新工作制度，在關乎教職工切身利益的政策制訂上要考慮到檔案工作的特點，適當予以傾斜照顧，激發他們的工作熱情，使組織目標與個人目標協調起來，讓檔案管理人員找回自尊，找到自信。此處需要注意的是在制定具體的激勵制度時，要全方位的對員工進行考察，包括其工作實績、工作態度、思想道德品質及職稱情況等多方面，以確保評價的客觀公正性，保障激勵機制達到最佳效果。與此同時，在社會主義市場經濟的大背景下，也要令高校檔案管理人員有危機感、緊迫感。通過建立競爭機制，喚醒他們強烈的競爭意識，這樣才有利于檔案工作的可持續發展。

4 提高高校檔案管理人員素質的意義

1.提高檔案管理人員素質符合時代的發展要求

當前，我國的發展進入了一個新的階段，所以檔案事業的發展同樣也要順應時代發展的潮流。特別是近年來現代信息技術發展迅猛，這更要求檔案工作能夠與時俱進、工作人員的素質能夠滿足時代發展的需要。隨著高校檔案管理的內容日益豐富，高校檔案管理人員更應該主動接受新知識、新技術，不斷提升自身綜合素質，為高校檔案管理工作實現信息化與現代化奠定基礎。因此，提升高校檔案管理人員的素質是符合時代發展要求的。

2.有利于提升高校檔案管理水平。

當前高校檔案人員的數量與日俱增，但是管理水平卻有待提高。高校檔案的管理水平與管理人員的整體素質、能力有著必然的聯系。無論是思想層面上的提升、還是制度層面上的激勵亦或是行動方面的補充，都是為了提高檔案管理的整體水平。所以說提高檔案人員的素質是提高檔案管理水平的目的，而提高檔案管理水平又是持續提高檔案人員素質的保證。

5 結束語

事業的發展離不開人才，人才的培養則是事業發展的重點。個人的素質在事業的發展中具有不可忽視的重要作用，檔案事業和檔案管理工作也是如此。高校檔案管理人員的素質直接影響檔案管理工作水平的高低，并且新形勢的發展對高校檔案工作人員又提出了新的、更高的要求。總之，只有通過檔案工作人員綜合素質的提升，才能實現檔案管理工作水平質的飛躍。但是素質的培養需要有外因、內因的共同推動，比知識的吸收更難，因此這必將是一個系統的、循序漸進的過程。

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作者簡介

秦月（1988-），女，漢，吉林，碩士，初級，研究方向：行政管理、檔案管理。