探析如何構(gòu)建完善的科技檔案管理體系

趙凈+丁潔

摘 要：隨著科研創(chuàng)新的深入開展，做好科技檔案管理工作日益重要。新形勢下，提高科技檔案管理人員的思想認(rèn)識和專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化職責(zé)，全面做好科技檔案的收集整理工作，更好發(fā)揮科技檔案對科研創(chuàng)新的服務(wù)作用，對發(fā)揮科技檔案自身價值，促進(jìn)科技檔案管理創(chuàng)新具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；科技檔案；管理

當(dāng)今信息時代，企業(yè)積累的市場商業(yè)信息與技術(shù)信息已經(jīng)成為多數(shù)企業(yè)發(fā)展的命脈，信息直接關(guān)乎企業(yè)的生存與發(fā)展的戰(zhàn)略，技術(shù)信息則是企業(yè)發(fā)展的根基，如果一個企業(yè)不能正確有效積累、充分利用已有的檔案信息與資料，沒有合理的檔案管理機(jī)制，則這個企業(yè)就難以做到持續(xù)改進(jìn)與改革創(chuàng)新，也就難以保證企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。所以，企業(yè)不僅要從思想上跟上時代，重視信息，更要從行動上以創(chuàng)新的思維，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，做好信息的現(xiàn)代化管理與應(yīng)用。科技檔案是企業(yè)信息管理的重要組成部分，但很多的企業(yè)并沒認(rèn)識到也科技檔案的管理工作的重要性，不知道如何利用企業(yè)科技檔案，把企業(yè)科技檔案的資源白白的浪費(fèi)掉，對企業(yè)造成沒必要的技術(shù)資源流失、商業(yè)機(jī)會喪失和大量資金浪費(fèi)。

1 電力工程企業(yè)科技檔案定義

本文探討的科技檔案主要指在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及工程建設(shè)中需要，并要求監(jiān)管、保存、查閱、重復(fù)利用的圖紙資料、文件資料、圖識資料、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、經(jīng)營實(shí)施計(jì)劃、聲像、商標(biāo)、專利技術(shù)及專有知識產(chǎn)權(quán)等一系列的科技文件材料。科技檔案主要是對信息進(jìn)行保存，并能夠?yàn)槠髽I(yè)充分利用，用于企業(yè)間信息以及技術(shù)等方面的交流與合作。

科技檔案可以應(yīng)用于企業(yè)發(fā)展的各個方面，有效管理的目的與意義就在于它既能夠進(jìn)行知識的儲備、生產(chǎn)與經(jīng)營、技術(shù)出讓與轉(zhuǎn)讓、也能夠作為工程活動的依據(jù)與的憑證，是企業(yè)新的生產(chǎn)力。通過科技檔案的整理、更正、改革創(chuàng)新、不斷提高技術(shù)水平與科技含量，企業(yè)就能更實(shí)現(xiàn)整體改革與創(chuàng)新，提升企業(yè)的競爭力，同時提高企業(yè)的效率和收益。

2 電力工程企業(yè)科技檔案特點(diǎn)分析

2.1 專業(yè)性

電力工程企業(yè)科技檔案面對的是專門的電力行業(yè)各個方面專業(yè)技術(shù)，從發(fā)電、輸電、變配電、終端應(yīng)用等各個特定領(lǐng)域中的生產(chǎn)、建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)與管理等方面的活動全過程記錄。電力企業(yè)新技術(shù)、新設(shè)備、新管理手段的應(yīng)有也使得電力企業(yè)的科技檔案管理的專業(yè)性進(jìn)一步增強(qiáng)。

2.2 多樣性

電力企業(yè)科技檔案的多樣性主要是由于電力企業(yè)的建設(shè)、生產(chǎn)管理活動形式的復(fù)雜性和多樣性決定的，現(xiàn)代科技檔案與傳統(tǒng)檔案最大的區(qū)別就是信息爆炸，知識爆炸，軟硬（電子與紙質(zhì)）檔案并行，如何有效保存、保護(hù)、檢索、保密，如何利用、管理等成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸，在這種情況下就產(chǎn)生了科技檔案管理的更高要求，從而導(dǎo)致了科技檔案管理內(nèi)容復(fù)雜的與多樣性。

2.3 成套性

在目前的電力工程企業(yè)中，相關(guān)的生產(chǎn)活動都是針對某一項(xiàng)目或者是某一生產(chǎn)流程進(jìn)行的，因此就整個項(xiàng)目需要完整的科技檔案，最終的科技檔案是根據(jù)項(xiàng)目或者工程成套進(jìn)行或者存在的。

3 電力科技檔案現(xiàn)代化管理要求

3.1 提高檔案信息處理能力

21世紀(jì)時信息化時代，也是互聯(lián)網(wǎng)時代，在發(fā)展過程中，應(yīng)該緊隨這一趨勢，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)科技檔案管理的信息化和高效化。新技術(shù)的產(chǎn)生為電力企業(yè)檔案管理提供了一定的契機(jī)，可以利用新技術(shù)開發(fā)相應(yīng)的電力企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，盡可能提高檔案信息的處理能力。

3.2 加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)

電力企業(yè)的科技檔案會涉及到企業(yè)的許多關(guān)鍵及重要技術(shù)，涉及到企業(yè)的大量經(jīng)驗(yàn)積累與知識產(chǎn)權(quán)等相關(guān)的企業(yè)秘密，所以必須要加強(qiáng)對檔案的安全保護(hù)。并且計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)互通的空間網(wǎng)絡(luò)，也對企業(yè)的信息安全造成了進(jìn)一步的威脅，就需要在新形勢下采取新手段以及新措施加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)。

4 目前電力企業(yè)科技檔案管理和利用過程中存在的問題

上面主要對電力企業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的具體要求進(jìn)行了分析，主要包括信息存儲能力、處理能力及安全保護(hù)能力三個方面。目前，電力企業(yè)科技檔案的管理任然存在著很多方面的問題，主要包括認(rèn)識不足、管理制度不健全、資料收集不規(guī)范以及沒有專業(yè)的管理人員等方面，下面將進(jìn)行具體的敘述。

4.1 缺乏對科技檔案管理的應(yīng)有認(rèn)識

很多電力企業(yè)的管理者只注重提高收益、投入人力資源、科技活動，往往忽視了科技檔案的管理，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，這就導(dǎo)致了不能將已有的資源充分利用起來。電力企業(yè)科技檔案不僅僅是建立起來就足夠了，必須進(jìn)行適當(dāng)有效的管理才能將其利用起來，所以相關(guān)人員必須認(rèn)識到檔案管理的重要性。

4.2 沒有健全的管理制度

現(xiàn)如今在電力企業(yè)中一個很普遍的現(xiàn)象就是檔案管理沒有秩序，檔案分散在各個部門，這就是由于缺少健全的管理制度導(dǎo)致的，這就產(chǎn)生了資料缺失、不完整、不集中、難以查找的后果。

4.3 對資料的收集不規(guī)范

科技檔案是記錄科技項(xiàng)目的研究過程的，但是很多記錄人員在記錄過程中往往會忽視收集、歸納相關(guān)問題，從而造成資料收集的不規(guī)范，進(jìn)而影響資料的使用。

4.4 沒有專業(yè)的管理人員

很多電力企業(yè)并沒有設(shè)立專門的科技檔案管理部門、引進(jìn)專業(yè)的管理人才，而是由企業(yè)的其他部門的人員連帶進(jìn)行管理，由于缺乏專業(yè)的管理知識，所以在檔案管理方面就回造成很多的不合理的地方。另外，由于科技檔案涉及到很多專業(yè)知識，所以對管理人員就提出了更高的要求，因此在科技檔案管理過程中必須有專業(yè)的管理人員才能保證整個過程順利進(jìn)行。

5 電力企業(yè)科技檔案管理和利用的策略

以上具體介紹了電力企業(yè)科技檔案管理過程中仍然存在的問題，接下來將介紹一些管理和利用的策略，主要包括提起重視健全管理制度、結(jié)合科技工作加強(qiáng)開發(fā)與利用以及提高信息化程度。

5.1 健全檔案管理制度

電力企業(yè)的科技檔案非常重要，相關(guān)人員必須充分認(rèn)識到科技檔案管理的重要性，要在遵守國家規(guī)章制度的基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，建立并健全檔案管理制度，使得企業(yè)全體人員都提起高度重視，保證管理工作順利進(jìn)行，使得科技檔案能夠被有效地進(jìn)行管理和利用。

5.2 結(jié)合科技工作加強(qiáng)科技檔案開發(fā)和利用

建立科技檔案的最終目的是為了能夠在之后的科技活動中加以利用并提供一個參考。一方面，可以直接通過查閱、復(fù)制等形式直接進(jìn)行利用，也可以通過仔細(xì)的分析進(jìn)行整理和歸納，從而將其編制成參考資料；另一方面，要積極的開拓市場服務(wù)，做好技術(shù)轉(zhuǎn)讓、開發(fā)、咨詢等工作，將科技成果推進(jìn)到科技市場當(dāng)中去，進(jìn)行技術(shù)交流。

5.3 努力提高信息化程度，進(jìn)行現(xiàn)代化管理

在如今這個信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的社會，現(xiàn)代化辦公已經(jīng)有了技術(shù)支持，所以要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案管理和利用帶到更高的現(xiàn)代化的軌道上去。最基本的當(dāng)然就是無紙化，通過計(jì)算機(jī)將檔案錄入并存儲，然后進(jìn)一步進(jìn)行整理，為檢索和使用提供條件。

6 結(jié)語

電力企業(yè)科技檔案對企業(yè)來說有著舉足輕重的作用，所以必須做好管理工作，也只有這樣才能充分利用起來。相關(guān)企業(yè)必須認(rèn)識到自己在科技檔案管理過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施，高度認(rèn)識到科技檔案管理的重要性，不斷更新檔案管理理念，并注重檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，建立一支能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的檔案管理工作隊(duì)伍，保障科技檔案能夠有效利用，這樣才能促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

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