機關檔案管理創新模式研究

摘 要：近年來，隨著我國社會的發展，國家機關單位在社會中的地位越來越重要，檔案管理工作是我國國家機關單位多項工作中非常重要的一項，然而隨著社會的進步，和國家單位管理工作的不斷創新和發展，曾經的檔案管理模式已經滿足不了我國機關單位工作的需求。因此，為了創新機關單位的檔案管理工作，尋找適應新時代機關單位的檔案管理工作新模式，本文將會從目前我國機關單位檔案管理模式存在的問題出發，分析和研究檔案管理的新模式。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；創新模式

為了保證機關單位辦公的效率，我國很多地方的政府機關單位都是集中化辦公，因此，之前檔案管理模式也因此而改變。我國早在2000年的時候，就已經開始對機關單位檔案管理工作進行改革，這十幾年來一直不斷探索和實踐新的檔案管理模式。近年來，隨著我國科技水平的提高，電子化信息技術和互聯網也已經運用到機關單位的檔案管理工作中去，不但提高了檔案管理的工作的質量，速度也隨之提升。

盡管如此，由于多方面因素的影響，機關單位的檔案管理工作仍舊存在很多問題，為了更好的適應機關單位現代化的發展，更應該不斷的對檔案管理工作進行創新，下面就將對我國機關單位檔案管理工作存在的問題進行分析研究。

1 我國機關檔案管理存在的問題

1.對檔案管理的重視程度不夠

這個問題基本上我國各個機關單位都存在，因為對檔案管理工作重視程度不夠，所以在日常的工作當中經常會忽視檔案管理工作，導致很多檔案都不按順序和標準整理。

造成這一問題的很大一部分原因，是因為很多機關單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作內容的認識有誤區，以為檔案管理只是單純的做好檔案謄寫以及檔案保管等工作，所以對檔案管理工作沒有足夠的重視。

2.檔案管理力度不夠、管理技術落后

很多負責檔案管理工作的管理人員并不具備檔案管理的專業素質，解決不了檔案管理檔案管理工作中的一些技術性的難題。也正因為這些檔案管理人員的專業水平不足，難以及時學會新的管理方式，也無法對檔案管理工作進行創新，導致經常在檔案管理工作中出現檔案管理無序、檔案丟失等情況。

檔案管理人員的管理水平不足，就很難根據檔案管理的要求和規章制度做好檔案的管理工作。再加上機關單位的領導和管理人員對這份工作不夠重視，這在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。

3.落后的檔案管理科室

檔案管理是一項單獨的工作，因此機關單位應該給檔案管理工作建立單獨的辦公室，只有這樣，才能提高檔案管理工作的效率和質量。

但目前，我國很多機關單位因為辦公室緊缺，所以檔案管理一直沒有建立單獨的科室，這也是檔案管理工作難以創新的原因。

4.檔案移交管理工作不到位、手續不安全

由于機關領導對檔案管理工作的不重視，所以招聘的檔案管理人員多不是專職負責檔案管理，因此，這些檔案管理人員經常會被調換崗位、或者自行離職。而在崗位交接的時候，因為沒有科學的交接程序，交接的手續制度不完善，所以在交接工作中經常出現有些應該檢查的工作沒有及時檢查，應該清理的工作也沒有及時清理。這就導致了很多檔案管理職責權限不清不楚，難以有效進行下一步的管理工作。

5.對檔案工作重要性宣傳不到位

首先對于檔案管理工作，機關單位不夠重視，因此沒有做好對檔案管理工作重要性的宣傳，所以經常會出現有些工作人員不會及時的上交需要上交的材料，而檔案管理人員也沒有做好補救工作。其次，受檔案管理人員職業水平的限制，致使他們無法做好檔案的及時更新和歸檔，且沒有總結檔案管理工作的經驗。

2 如何健全機關檔案管理工作

人事檔案包含著一個人的經歷、工資、職稱等歷史原始資料信息，它對每個人事業的發展非常的重要，一旦丟失就很難補辦，即使補辦了，之前的信息就會不復存在，勢必會對個人造成很大的損失。

因此，做好機關單位的檔案管理工作十分的重要，對機關單位檔案管理工作創新模式的研究也非常有必要。

經過對以上問題的研究，做出了針對上述問題的解決方案，以及對如何創新檔案管理工作做出了研究。

1.規范人事檔案交接工作

檔案管理是一項比較復雜的系統，需要管理人員有足夠耐心和責任心才能做好的工作。這就要求檔案管理人員在人員人事檔案的交接中，嚴格的按照交接的標準程序進行交接。

首先，要對機關單位的遺存檔案進行全面的清理，做好檔案核對工作。其次，對于借出去的檔案資料要及時的催還，并做好檔案的借還記錄工作，詳細的登記檔案借出的原因以及歸還時間等情況。再次，把沒有進行的整理的零散材料妥當放置，且要盡快對這些資料進行整理歸檔。

最后，在進行檔案移交的時候，必須按照檔案移交程序嚴格完成移交工作，對檔案移交的時間、地點、移交人、移交人的資料進行標注詳細，并要在確認數量準確以后，再在移交文件上簽字確認，保證檔案移交工作不出紕漏。

2.提高檔案管理意識，規范檔案管理程序

想要做好科學化的檔案管理工作，機關單位的領導就要對檔案工作做到足夠的重視，且加強創新管理的意識。

首先，為檔案管理工作建立專門的科室，引進先進的檔案管理設備。近年來，我國的科學技術和計算機技術、互聯網越來越發達，機關單位的檔案管理也不斷實現了電子信息化。我國的計算機技術不斷的發展，因此在檔案管理在實現信息化以后，更要不斷的對檔案管理的軟件和設備進行更新，并建立更加健全和完善的電子化信息管理系統。

因為人事檔案和每個人的工作有著非常密切的關系，因此，檔案管理人員一定要增強自身的責任感和使命感。在進行檔案管理工作的時候，要根據機關單位的實際情況，創造科學合理的工作程序。檔案室所有檔案的整理、借出、歸還，都要按照工作程序進行。

3.提高檔案管理人員的專業素質

目前我國很多機關單位都實現了電子化的檔案管理，這對檔案管理人員的專業水平就提出了更高的要求，需要管理人員具備較高的知識層次、先進的意識、足夠的計算機水平，和學習新技術的能力。因為電子化的檔案管理不同于一般的電腦操作，更需要管理人員具備信息處理的技術，只有這樣，才能充分的利用機關單位引進的科學化的檔案管理設備，更好的實現檔案信息電子化。

4.完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度更有助于檔案管理工作的進行，建立完善的管理制度應該遵循以下幾點：

1.制度必須科學合理，要從本單位的實際情況出發，以不違背個人利益為前提；

2.為了方便檔案管理人員開展工作，在制定管理制度的時候一定要簡單明了，方便實效；

3.制度要對檔案管理人員和機關單位的領導同時起到約束的作用。

3 結語

隨著我國社會的發展和機關單位辦公效率的提高，檔案管理的水平也在與日俱增。但由于很多單位仍舊運用過于陳舊的檔案管理模式和制度，大大的降低了機關單位檔案管理的效率。

因此在信息化的時代下，想要做好檔案管理工作，除了增強管理人員自身專業素質、創新檔案管理設備、以及制度以外，機關單位的領導要對檔案管理工作有足夠的重視，只有這樣檔案管理人員才會引起重視，才會積極做好檔案管理工作，和提升自身的專業水平，同時也要加強對檔案管理重要性的宣傳工作，讓單位內部的人員做好配合工作。

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作者簡介

肖海娃（1976-），女，廣東，廣東省深圳市鹽田區檔案局。