淺談加強(qiáng)企業(yè)會計(jì)檔案的規(guī)范

盧鵬

《會計(jì)法》第23 條規(guī)定：“各單位對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管，會計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財(cái)政部門會同有關(guān)部門制定。”在改革開放的今天，經(jīng)濟(jì)建設(shè)居于首要地位，而會計(jì)檔案直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的，無論是生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)核算或其他職業(yè)活動，都離不開會計(jì)檔案，隨著會計(jì)檔案管理辦法和中華人民共和國會計(jì)法落實(shí)，各級部門、單位都掀起了徹底整頓會計(jì)檔案的高潮。從根本上改變了過去會計(jì)檔案雜亂無章、亂堆亂放、霉變、蟲蛀、鼠咬的局面。特別是近年來檔案管理升級工作的開展，大部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會計(jì)檔案實(shí)行了統(tǒng)一管理，使會計(jì)檔案走向規(guī)范化。下面就如何加強(qiáng)會計(jì)檔案的規(guī)范化管理，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

1 充分認(rèn)識會計(jì)檔案的重要性，加強(qiáng)醫(yī)院會計(jì)檔案的規(guī)范化管理工作

會計(jì)檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理對于一個單位乃至整個社會來說都是非常重要的。首先，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以推動檔案管理工作的發(fā)展。會計(jì)檔案是一個單位檔案的重要組成部分，只有會計(jì)檔案管理工作做好了，整個檔案管理工作才有可能做好。其次，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)一個單位財(cái)務(wù)管理工作的提高。會計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響整個財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。第三，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)會計(jì)人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多新的東西需要會計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。而這個學(xué)習(xí)和探索的過程，自覺不自覺地就提高了會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院會計(jì)檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

2.1 會計(jì)檔案的收集整理

會計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

2.2 會計(jì)檔案的歸檔

會計(jì)檔案的裝訂包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。

2.2.1 會計(jì)憑證的歸檔

會計(jì)憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會計(jì)記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序?yàn)闇?zhǔn)進(jìn)行歸檔。

2.2.2 會計(jì)賬簿的歸檔

賬簿是由帳頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著單位的資金運(yùn)動的發(fā)生。它是將單位的會計(jì)憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計(jì)事項(xiàng)一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)帳。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。單位的會計(jì)賬簿與會計(jì)記賬憑證應(yīng)同時歸檔。

2.2.3 會計(jì)報(bào)表的歸檔

會計(jì)人員都必須全面熟練地操作單位的會計(jì)報(bào)表處理方法。單位的會計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年上報(bào)及時歸檔。

2.2.4 其他相關(guān)會計(jì)資料的歸檔

單位會計(jì)人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計(jì)檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計(jì)檔案的移交手續(xù)等，這都是單位會計(jì)資料歸檔中不可缺少的。

2.3 會計(jì)檔案的保管

會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

2.3.1 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

2.3.2 各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

2.3.3 會計(jì)檔案的期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

2.4 會計(jì)檔案的銷毀

保管期滿的會計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)保管清冊中列明。

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

會計(jì)檔案管理工作也與其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入，搞好會計(jì)檔案管理必備的設(shè)施建設(shè)。三是應(yīng)把會計(jì)檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核之中，與其他工作一樣明確獎懲。

4 加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工