電子政務與檔案信息化建設

吳彥

摘 要：電子政務的建設已成為當今時代的主流，是各個國家信息化工作的重點，而檔案信息化建設也已提上日程，因其獨特的地位和作用在這信息時代發揮著其獨一無二的作用。電子政務與檔案信息化建設是密切相關的，本文就旨在介紹我國的電子政務和檔案信息化建設，特別是突出在電子政務環境下的檔案信息資源建設。

關鍵字：電子政務；檔案信息化建設；基礎設施建設；資源開發；資源整合與共享；標準規范

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有原始證據性價值的歷史記錄。檔案的原始記錄性確立了檔案信息資源是最具真實性和憑證性的不可替代的信息資源。而在信息化的時代，電子文件的出現為檔案工作帶來了新的挑戰。電子時代的檔案管理也就是電子文件信息資源的管理，電子政務也是電子文件信息資源建設的一部分，因此研究電子政務與檔案信息化建設息息相關，兩者是不可分的。

國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》，確定了電子文件的形式與管理標準。這個規范的頒布和應用，說明檔案部門正在行使對電子文件、電子檔案的管理權。檔案部門在電子文件、電子檔案管理等方面的作用說明，電子政務離不開檔案工作的支持，只有重視和支持檔案事業的發展，才能充分發揮電子政務的作用，才能實現政府信息資源的市場價值和信息增值。

1 基礎設施建設

基礎設施層包括網絡基礎設施和信息安全基礎設施兩部分。網絡基礎設施是為電子政務系統提供政務信息以及其它運行管理信息的傳輸和交換平臺，它是整個電子政務信息的最終承載體，整個網絡基礎設施可以根據電子政務應用的實際需要劃分為互聯網、業務網、非涉密辦公網和涉密辦公網等。網絡信息安全基礎設施在網絡基礎設施所提供的信息傳輸服務平臺的基礎上，增加面向電子政務應用的通用安全服務，為電子政務應用提供了一個通用的高性能的可信和授權的計算平臺，從而使電子政務應用系統能夠以便捷而靈活的方式來構建自身的安全體系。

《國家電子政務總體框架》明確了國家電子政務網絡由“基于國家電子政務傳輸網的政務內網和政務外網組成”；“政務內網由黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院的業務網絡互聯互通形成，主要滿足各級政務部門內部辦公、管理、協調、監督以及決策需要，同時滿足副省級以上政務部門特殊辦公需要”；“政務外網主要滿足各級政務部門進行社會管理、公共服務等面向社會服務的需要”。

2 信息資源開發

從我國目前情況看，電子政務信息資源普遍存在著信息內容少、信息質量不高、信息流通慢等方面的問題，而檔案信息資源的建設卻長期得不到應用的重視。因此，實施檔案信息資源與電子政務信息資源的合作開發，共建高水平的基礎信息資源庫，是電子政務信息資源建設的合理途徑與方法。

電子政務信息資源與檔案信息資源的合作開發是有依據的。首先從內容上來說，兩者在內容上有著重合性，檔案是國家機關、社會組織、企事業單位以及個人在社會實踐活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。電子政務信息資源來源于政府部門在各種政務活動中形成的各種政務信息，它也是檔案信息資源的來源之一，經過鑒定具有保存價值的政務信息就會轉化為檔案信息。因此，為了避免重復建設，實施兩者的戰略共建就是必要的。同時，檔案信息資源和電子政務信息資源都包含紙質文件和非紙質文件兩大類。在電子化時代，兩者都面臨著大量文件的數字化處理問題。信息數字化的任務讓兩者合作開發可節約大量的人力、財力和物力資源。

3 資源整合與共享

要真正實現檔案資源的全面開發和充分利用，使之在信息社會中發揮更大的作用，最大程度上滿足電子政務與社會公眾對檔案資源的需求，其根本途徑就在于對現有的檔案資源進行整合，走檔案資源的全社會共享之路。電子政務環境下檔案資源整合與共享涉及到社會的各個方面。如宏觀層面上需要國家的總體規劃與管理，給予政策的引導和法律的保障；中觀層面上需要各級檔案管理機構以及其與社會其它信息服務部門如圖書館、情報中心等的相互合作與協調，建立檔案資源的整合與共享的保障體系與運行機制；微觀層面上需要充分應用現代信息技術實現對檔案資源以及檔案資源與其它社會信息資源之間的充分融合，創建一個理想的信息資源共享環境與平臺，為社會公眾提供深層次的、一體化的信息資源服務。

因此有人提出在電子政務環境下，檔案資源整合與共享的實現形式就是建立基于網絡環境的管理一體化、資源數字化、服務網絡化的檔案資源管理系統。這個系統包括四個方面：機關檔案室電子文檔一體化管理系統、檔案館檔案資源管理網絡系統、文獻中心信息一體化管理系統和政府公眾信息網絡系統四個不同層次的信息資源管理系統。

由此可見，電子政務標準主要由國家或行業制定，省、市、縣一級要制定電子政務標準顯然是不可行的，因此，在目前電子政務標準制定普遍滯后的情況下，檔案信息化建設可能存在應用系統或數據庫建設與以后的國家標準不完全一致的風險，這是檔案部門應該意識到的，也必須有所準備，必須在檔案信息化建設中留有一定的余地。《國家電子政務總體框架》中已將電子公文交換、電子政務主題詞表、目錄體系與交換體系、電子政務數據元等作為重點制定的標準，檔案部門要積極參與這些標準的制定，反映檔案工作的需求。這樣的話，我們在進行檔案信息化建設的過程中，將有明確的國家標準或行業標準供使用執行。

4 結束語

在這個信息化的時代，信息資源決定了國家之間綜合國力競爭的關鍵，信息資源的有效管理與利用等問題也就成為了及其重要的問題。電子政務和檔案信息化應時而生，成為了國家信息化工作的重點，只有做好電子政務和檔案信息化的工作，國家才有可能搞好信息化建設。也必須結合電子政務開展檔案信息化建設，才能避免檔案信息化建設與電子政務脫節的局面，才能讓信息化建設更好地完成。

參考文獻

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