新時期醫院文書檔案管理策略分析

楊曉華

摘 要：醫院文書檔案見證了醫院發展的歷程，能夠為醫院管理工作提供重要的信息支持.因此在當前新時期，通過加強對醫院文書檔案的管理，有利于更好地推動醫院的健康發展。文中分析了新時期醫院文書檔案管理的特點，并進一步對新時期加強醫院文書檔案管理的策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理；特點；策略

醫院文書檔案是對醫院重要事件及公文活動資料的匯總，作為醫院綜合類檔案的重要組成部分，對于新時期醫院的發展和建設具有非常重要的意義。醫院文書檔案的管理水平直接關系到醫院檔案資料的完整性和檔案工作的質量，因此在當前新形勢下，要求醫院要對文書檔案進行規范化和制度化管理，從而促進醫院的健康、持續發展。

1 新時期醫院文書檔案管理的特點

（一）規范性

醫院文書檔案多以公文資料為主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立歸檔目錄，對其進行規范性保存和利用，有效地提高醫院文書檔案管理規范性。

（二）服務性

醫院文書檔案對于各科室及醫院各類決策都具有較強的參考性作用，體現出服務性特點。因此在實際工作中要重視醫院文書檔案的服務性，加快推進醫院文書檔案的信息化建設，從而為醫院各項工作效率的提升奠定良好的基礎。

（三）保密性

醫院文書檔案多是記錄醫院內部的重要信息，具有較強的保密性。因此在文書檔案保管工作中，需要做好保密工作，避免出現信息泄露問題，以此來提高醫院文書檔案的安全性，使其更好地為醫院的發展服務。

2 新時期加強醫院文書檔案管理的策略分析

（一）提高醫院文書檔案現代化管理意識

為了提高對醫院文書檔案的管理水平，醫院領導需要對文書檔案管理工作給予充分重視。只有這樣，檔案管理人員才能意識到文書檔案管理工作對醫院發展的重要性，并樹立科學發展管理意識。醫院開始重視文書檔案管理工作后，才能進一步完善醫院文書檔案管理制度，及時對醫院文書檔案管理所需要的配套設施進行更新，全面提升文書檔案的管理能力。醫院文書檔案主要服務于醫院各項工作的開展，因此在當前信息化環境下，醫院檔案管理人員需要努力提高自身的專業技能，熟練掌握和運用計算機技術。在日常工作做好文書檔案的收集、整理和保存工作，加快推動醫院文書檔案現代化發展進程，有效地為醫院的發展提供重要的信息查詢和幫助。

（二）優化文書檔案管理工作

在科學技術的發展影響下，醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行，在目前形勢下，醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化。醫院應該完善文書檔案信息管理系統，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節省醫院文書檔案管理資源，節省檢索時間，將檢索中的人為失誤率降低，保證檢索準確率，優化醫院文書檔案管理效率。并且，針對文書檔案進行實體管理系統完善，保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備，確保文書檔案收集更及時，運用網絡技術優化管理效率，促進文書檔案管理合理化。

（三）加強醫院文書檔案基礎設施建設

在當前加強醫院文書檔案管理工作中，需要進一步加快醫院文書檔案管理的基礎設施建設。加大投入力度從硬件和軟件兩方面入手，并對醫院文書檔案工作環境進行完善。通過購置各種相關硬件設施，并加快建設醫院文書檔案管理軟件系統的架構，充分地利用現代化技術來提高醫院文書檔案的管理水平，全面提升醫院文書檔案的收集、整理的工作效率，從而為文書檔案的借閱提供更多便利性。同時在文書檔案管理工作中，還要重視電子文書檔案的保密性管理工作，避免電子文書檔案載體出現損毀及消磁等現象，做好檔案信息的備份工作，對于具有較高保密級別的電子檔案，要利用加密技術對其進行處理，有效地提高檔案信息的安全性。

（四）進一步完善醫院文書檔案管理制度

文書檔案管理工作具有長期性的特點。規范、完善文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發，對文書檔案材料的收集范圍、保管時間進行明確規定，通過正確界定收集范圍、準確劃分管理期限，使醫院文書檔案可以精確地反映醫院情況。加強文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，強化對文書檔案管理工作的監督考核，及時發現問題并解決問題。

（五）創新管理模式，提高信息化程度

信息技術在醫院文書檔案管理工作中的應用，對于提高文書檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創新醫院文書檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了傳統管理方式中手動管理造成的各種錯誤，最終大大提高醫院文書檔案的利用價值和有效利用率。

（六）把檔案管理人員的培訓工作提上日程

醫院文書檔案管理工作的好壞與檔案管理人員的整體素質息息相關。因此，醫院需要做好檔案管理人員的培訓工作，采用培訓、開展業務交流活動來努力提高檔案管理人員的專業技能，而且在培訓工作中，還要立足于醫院文書檔案管理工作的實際情況，注重基礎、細節和操作；并對檔案搜集、整理和歸檔等諸多環節的細則和規范要求進行明確，以此來提高醫院文書檔案收集、整理和管理的水平。同時還要重視檔案管理人員信息化技術的培訓工作，使其能夠熟練掌握文書檔案管理軟件系統，加快推進文書檔案信息化的發展。

3 結束語

醫院文書檔案具有自身的獨特性，因此在實際工作中，需要與醫院的實際情況有效結合，以此來提高醫院文書檔案的管理水平。當前醫院文書檔案管理工作中還存在一些不足之處，這就促使我們要不斷提高醫院文書檔案管理水平，實現文書檔案的有效利用，充分地發揮出醫院文書檔案的重要價值，從而為醫院發展提供重要的依據，不僅有利于促進醫院文書檔案管理現代化的實現，而且對促進醫院檔案管理工作的健康發展也具有積極的意義。

參考文獻

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