如何創新信息化時代的學校檔案管理工作

張海霞

摘 要：隨著時代的發展，信息技術已經滲透到了各行各業。利用信息技術創新學校的檔案管理工作，不僅能夠減少管理成本，還能夠提升工作效率。然而檔案工作信息化的建設還不夠成熟，其中尚有一些缺陷和難點，本文將從各個方面對創新學校檔案管理的工作進行闡述，希望能給新時代背景下的學校檔案管理工作帶來一定幫助。

關鍵詞：學校檔案管理 創新 信息化

檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，伴隨著信息技術的普及，檔案管理工作開始引入電子介質管理，這是時代發展的必然。然而隨著信息化管理工作的建設，一些問題也隨之顯現出來，下面將從學校檔案信息化管理的內容和意義、學校檔案信息化管理的缺陷及難點、學校檔案信息化管理的創新方法三個方面來談學校檔案工作的創新。

一、信息化檔案管理的內容和意義

信息化檔案管理是指運用當今時代的信息技術，對檔案的內容進行歸類、采集、保管以及提供檔案資源提取等服務，簡單說就是將傳統的檔案管理進行數字化。通過信息化學校檔案管理，可以更加迅速地存取檔案數據，同時還方便整合零散的歸檔數據。信息化檔案管理相對于傳統的檔案管理減少了許多中間工作，極大地提高了工作效率，在提取和利用檔案資源時也更加快捷準確，甚至通過信息化檔案中的數據，還可以迅速準確地捕捉檔案資源中所涵蓋的信息內容。比如通過對學生個人成績電子檔案進行信息數據歸納，可以很容易得到某一個班或某一屆學生的學習狀況，通過這些信息化檔案而得到的直觀數據，可以對某個時期的教學有更加清晰準確的認知，進而以此來對學校的教學進行調整。除此以外，信息化檔案管理還可以通過網絡計算機實現資源的共享，大大地減少了一些信息服務的成本，且能夠更好地服務于信息使用者。總的說來，信息化學校的檔案管理工作具有深遠的現實意義，隨著社會文明的進步，信息時代的發展，將檔案管理工作信息化已經成為必然。

二、信息化時代學校檔案管理工作中的缺陷

創新信息化時代的學校檔案管理工作是因為當前的學校檔案管理工作中還有許多缺陷，故而學校檔案管理工作的創新，應該主要圍繞彌補當前學校檔案管理工作中的缺陷來進行。那么，在當前學校檔案管理中有哪些缺陷和不足呢，還有哪些可以創新的點呢？

（一）檔案管理人員能力不足

由于信息化時代的來臨，社會的進步，一些檔案管理人員所擁有的管理知識漸漸落后于信息化檔案管理工作的需求。他們對電子介質上的數據表達不甚了解，不會使用一些辦公軟件，在將傳統檔案數據化歸檔時工作效率極低，甚至出現錄入錯誤或混亂的情況，比如在錄入一些統計圖或者圖表之時出現工作困難，這些由于檔案管理人員缺乏信息時代知識帶來的問題都會對檔案管理工作造成嚴重影響。

（二）檔案數據化后帶來的信息風險

在信息化檔案管理的建設中，除了信息化檔案數據困難的問題需要解決外，還有信息化檔案后帶來的風險問題也需要解決。在學校檔案數據化后，這些檔案信息與其他網絡信息一樣會受到來自網絡病毒甚至黑客的威脅。網絡病毒的感染可能導致管理系統癱瘓，里面的數據崩潰，黑客入侵改動存儲的檔案數據也是巨大的威脅，兩者都會對學校的檔案管理工作造成嚴重后果。

（三）沒有健全的管理制度

學校檔案管理信息化后，往往會通過計算機網絡共享檔案數據，這會使得檔案信息的取用更加方便快捷，大大提高了工作效率，但同時也會導致取用數據的人數增加。面對這樣的新情況，如果沒有健全的管理系統，就會導致學校檔案管理工作變得復雜和混亂，一些數據可能會因此泄露和流失，卻還找不到責任人。而由于學校信息化檔案管理的工作大都還處于建設之中，并沒有健全的管理制度，往往也沒有明確的責任人，故而檔案數據的流失和泄露也成了檔案管理工作信息化后亟待解決的問題。

（四）檔案管理信息化的深度不夠

另外，由于信息化學校檔案管理工作的建設還不夠完善，當前學校檔案工作信息化的深度還不夠。雖然相對于傳統的檔案管理工作信息化檔案管理工作已經取得了巨大的進步，但還沒有徹底達到信息化學校檔案管理工作后能夠達到的真正高度。比如，信息化學校檔案管理工作還僅僅處在簡單的信息數據管理方面，沒有將信息化檔案數據后帶來的好處滲透到其他方面，這也是一個很有價值值得創新的點。

三、學校檔案信息化管理的創新方法

針對上面提到的信息化時代學校檔案管理工作中的缺陷，有以下創新方法：首先，需要對負責學校檔案管理工作人員中一些信息時代知識不足的人展開培訓。只有檔案管理人員擁有足夠的專業知識，才能夠真正地將現代信息技術運用到檔案管理工作中，才能在當今信息化時代的背景下創新學校的檔案管理工作。其次，需要采購正規的信息管理系統，以減少傳統檔案數據化后帶來的信息風險，為了防止網絡病毒的侵染和黑客的入侵，在將檔案數據接入共享系統之前需要進行備份，對于極其重要的保密檔案則要進行系統隔離，加強檔案管理人員的信息安全意識。再次，還要建立健全的信息化檔案管理制度，規范檔案管理數據的取用，明確信息化檔案管理的責任人，對于一些重要檔案數據的取用，應以技術手段進行記錄。最后，在學校檔案信息化檔案管理的深度上還可以有一定的創新，這樣的創新不拘束于學校檔案管理本身，例如通過信息化檔案管理系統將學生的考試成績直接以微信的方式及時反饋給學生，或者及時提醒學生選課，簡單說就是將信息化的檔案管理系統與其他信息平臺對接，徹底發掘學校檔案信息化管理后帶來的好處，通過這樣的手段，可以使學校的檔案管理工作緊跟信息化時代的步伐。

四、結束語

隨著時代的前進，信息化技術的普及，學校的檔案管理工作也需要緊跟時代步伐進行創新，這實際上是一個還處在建設之中的新領域。故而，在創新學校檔案管理工作的過程中，需要從多角度全面考慮。既要著眼信息化檔案管理后帶來的好處而積極改革創新，也要看到信息化檔案管理中存在的缺陷，并立足實際去解決那些新產生的問題，同時再充分開發信息化檔案管理帶來的好處。做到了以上幾點，學校的檔案管理工作才能在新時代的背景下不斷創新，充滿活力，緊跟時代的步伐，順利揚帆前行。

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