淺談如何做好建設項目檔案管理工作

范小云

摘 要：近年來，房地產行業的蓬勃發展帶動了社會經濟的快速增長，而城建工程檔案是城市建設發展的重要記錄憑證，一直以來受到黨和國家的重視與關注，全國許多城市相繼成立城建檔案館以加強建設項目檔案工作。本文結合筆者多年的工作經驗，通過如何做好建設項目檔案工作組織管理，到提出加強建設項目檔案管理的相關措施，以作參考。

關鍵詞：建設項目檔案；管理工作；作用；措施

近年來隨著房地產業的快速發展，城市面貌日新月異，城市建設檔案數量也與日俱增。建設項目檔案作為記錄著項目開展到結束整個過程的重要依據，顯然在建設工程管理和城市建設過程中都是非常重要的。建設項目檔案是項目管理質量和施工技術質量的重要憑證，其所提供的信息是項目開發、城市建設宏觀調控、保障性房屋建設、司法鑒定和房屋改造、拆遷等活動的重要憑證，必須對其引起足夠的重視，以保證城市能夠更好地發展和建設。

一、建設項目檔案工作的組織管理

（一）健全建設項目檔案管理制度

根據國家對建設項目檔案的收集、管理、歸檔工作要求制定適合本單位工作實際的建設項目檔案管理管理規章制度，使建設項目檔案管理工作有章可循，有法可依。

（二）成立建設項目檔案管理領導小組

由于建設項目檔案工作是一個系統的工程，檔案形成的領域較寬，涉及多個部門和專業。建設項目資料的收集，整理、歸檔工作全部依靠檔案部門是不夠的。建設單位應成立建設項目檔案管理領導小組，由項目檔案管理領導小組統一部署檔案管理工作，協調解決項目資料收集、整理、歸檔的各種問題，組織建設項目檔案的自檢和驗收申請，使建設項目檔案工作有組織保證。

（三）落實建設項目檔案管理工作責任

為了保證建設項目檔案工作有效實施，應落實建設項目檔案管理責任。把項目文件產生于項目建設全過程，其形成、積累和管理列入建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。且明確建設項目的主管部門與檔案部門對建設項目檔案管理的責任，由檔案部門負責建設項目檔案的監督、指導、檢查、培訓工作，項目主管部門負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作，經常檢查項目檔案各階段、各環節的收集、整理情況。

二、加強建設項目檔案工作的有效措施

（一）建設項目檔案與項目建設同步

堅持 “從源頭抓起，全過程參與，與工程建設同步”的指導思想，項目檔案工作與工程建設進程同步進行。從建設項目申請立項時，即開始項目文件的收集、整理、審查工作。及時了解項目的具體內容，實施跟蹤管理。投資建設項目，經上級主管部門批準，即進入項目的實施階段，一旦招標結束，檔案部門應及時得到形成的相應文件，掌握項目的實施進展情況。

在項目的施工階段，建設單位要加強工程施工資料的管理工作，要求監理和施工單位根據工程進度及現場情況及時上報資料，避免工程資料與施工進程不同步的情況發生。同時按照項目建設的階段布置

（二）納入合同管理，保證建設項目檔案完整、系統歸檔。

建設項目主管部門在簽訂設計、監理與施工合同或協議時，應設計專門條款，明確有關方面提交相應的項目文件及所提交文件的整理、歸檔責任，包括明確提出移交的項目檔案的數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，以及明確相應條款的違約責任等。建設單位、勘察單位、設計單位、監理單位、施工單位根據合同要求，完成各自職責任或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作，最終使建設項目檔案順利完成及移交。

（三）加強人員素質培訓，建立健全項目資料管理制度

建設項目施工是一個復雜多變的動態過程，因此項目檔案管理人員專業水平非常重要，定期進行相關培訓，挑選具有相關專業知識及工作責任心強的人員充當資料管理員，在項目開工之初應派專人負責對各項技術資料進行分類收集、編制，且及時進行相關資料的質量驗收評定工作，之后形成相關資料的原始記錄，確保工程資料形成和工程施工進度保持同步。完善工程管理人員調動時的資料交接手續制度，將工程資料交接看作一個重要環節并嚴把此關，以此落實資料管理主體和資料保管的責任。

（四）加強思想認識，提高檔案管理質量

要想做好建設項目檔案管理工作，首先需要加強思想上的重視，只有真正的從思想上重視起來，才能夠切實建立責任心，做好項目檔案的管理工作。由于建設項目檔案管理工作和建設項目施工的整個過程是息息相關的，檔案工作需要和施工同步進行，在開始工程施工的同時，也需要注意項目檔案管理工作的建立，這樣才能夠有條不紊的進行，不至于出現后續的混亂。如果某些施工單位或檔案相關管理人員在思想認識上沒有引起足夠的重視，很容易導致建筑工程檔案管理工作在開展的過程中工程資料無法與施工同步，而等到最后才著急補充，這必然會給后期的管理工作帶來很多麻煩，甚至浪費人力、財力和時間。

（五）加強現場了解，做好建設檔案管理

如果建設項目檔案管理工作不深入到施工現場，坐在辦公室就能夠完成，那必然是不切合實際的，是檔案管理人員根據自己的現象的構思出來的，這樣的建設項目檔案的建立是沒有任何意義的，因此，需要加強檔案管理人員對施工現場的更多了解。所以，建設項目檔案管理的人員應該加強施工現場的了解工作，實施的對施工環節進行勘察，對于發現的問題，能夠及時的提出，以便能夠及時的更正。這不僅能夠幫助提高建設工程施工的質量，同時也能夠完善建設項目的檔案工作。

（六）加強檔案管控，確保工程資料的完整性

對工程技術資料的表格樣式進行統一，當項目準備籌建時就需要按照本工程的具體特點，制定一套具有可行性的、符合當地行政管理部門和檔案管理部門規定的竣工資料表格。表格的統一給各參建單位在進行工程資料編輯與整理過程帶來了很大的便利，從而有效避免了資料格式多樣化、不規范化情況的出現。因為只有完整的技術資料才能充分、系統的體現出工程的施工過程與工程質量的真實狀況，所以及時全面的對施工過程中形成的技術資料進行收集，能夠在工程項目的質量控制、進度控制與投資控制中發揮非常重要的作用。

（七）加快建設項目檔案管理的數字化、信息化

傳統的建設單位檔案管理都是用一些紙質文件和手寫程序。隨著計算機技術和通信技術的廣泛應用，現代辦公方式產生的大量電子文件，傳統的模式已經無法滿足今天建設項目行業的發展了。傳統的手寫紙質文件都將慢慢退出歷史的舞臺。因為這樣的辦事方式效率很慢，程序很復雜，同時也是非常不環保的。每天可能都要消費大量的紙，給環境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環保人士也是不支持。

建設項目檔案不僅檔案數量多，且檔案利用較多，在項目建設、驗收及項目運營過程中都會經常用到。為了提高方便檔案利用效率，方便檢索和查閱，促使項目檔案管理逐步向現代化管理推進。面對利用者在信息時代和數字時代的利用需求，加快建設項目檔案管理的數字化、信息化是企業提供商閽和檔案利用服務的基本手段，也是企業檔案管理工作發展的必然趨勢。

三、結束語

綜上所述，隨著社會經濟的不斷發展，城市的發展規模與速度在不斷地提升，加大對建設項目檔案管理對于提升項目管理水平，促進建設項目檔案管理工作有著重要的意義。相關部門及管理人員必須對其引起足夠的重視，實現建設項目檔案規范化管理，進一步促進我國城市的發展。

參考文獻：

[1]建筑施工企業工程項目檔案收集中的難點與對策[J]. 寧惠玲. 城建檔案. 2016（10）

[2]淺析提高工程項目檔案文檔質量的措施和辦法[J]. 樂景芳. 江西建材. 2014（03）

[3]談工程項目檔案的作用、特點及管理[J]. 王曉喆. 黑龍江檔案. 2016（05）

[4]淺談工程項目檔案的利用服務[J]. 夏玉杰. 黑龍江檔案. 2015（06）