鄉鎮水利站檔案信息資源管理的問題及對策

李平

[摘 要] 檔案信息資源作為一種重要的生產要素和無形資產，在水利建設事業中發揮著越來越重要的作用。鄉鎮水利站由于人員編制少、財力薄弱、任務繁重，且離縣城有一定距離，導致檔案信息資源管理不規范、利用不充分，致使水利資源的科學配置失缺，形成生產資源的浪費。本文強調檔案信息資源的管理必須提認識、強素質、抓管理、盡開發，從而促進檔案信息的科學化。

[關鍵詞] 檔案管理；信息化管理；資源配置；科學管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 084

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0195- 02

0 引 言

當今世界，經濟全球化趨勢洶涌澎湃，檔案信息資源作為一種重要的生產要素和無形資產，在各項建設事業中發揮著越來越重要的作用。在近年的水利機構改革中，縣水務局二級原直管機構——鄉鎮水利站已劃歸鄉鎮直接管轄，成為“七站八所”的成員單位之一。鄉鎮水利站由于人員編制少、財力薄弱、任務繁重，且離縣城有一定距離，導致檔案管理工作存在諸多問題，亟待加以解決。

1 檔案信息資源管理存在的問題及原因

1.1 對檔案工作認識不高

鄉鎮水利站作為鄉鎮政府的一個重要職能單位，擔負著全鄉（鎮）的農田灌溉、防汛抗旱、排漬重任。他們工作的好壞直接關系到全鄉（鎮）農業生產的成與敗，農作物產量的高與低，農民收入的多與少。因此，個別水利站領導，包括分管水利工作的鄉鎮領導把主要精力集中到了如何做好業務工作上。在他們的潛意識中，水利站的主要任務就是加強水利基礎設施建設，搞好防汛抗災和水利排灌工作，確保全鄉農業豐收，至于檔案工作可有可無，無需提到議事日程。因而，在檔案經費安排、檔案人員配備、檔案設施添置上馬虎應對，“得過且過”，致使水利檔案工作流于形式，輕于管理，造成了很大的被動性和盲目性。

1.2 檔案管理資金嚴重不足

鄉鎮水利站劃歸鄉鎮政府管理后，由于不少鄉鎮財政吃緊，支大于收，因而在對待水利站的財政預算方面，除了保障水利工作必要經費和單位“人頭經費”外，幾乎沒有安排檔案專項經費。據縣檔案局對全縣12個鄉鎮水利站的調查，得知真正有專門經費安排的鄉鎮只有2個，占整個鄉鎮數量的12.6%。其他單位均是從事業經費拿出少得可憐的資金用于檔案工作，從而導致了專項經費嚴重不足，檔案工具、設備、用品無法添置，檔案工作受到嚴重制約。以致出現了“七站八所”“下放”初期，鄉鎮水利站檔案堆放在單位走廊門角的現象，令人痛心。

1.3 檔案管理人才明顯缺少

由于鄉鎮水利站人員少，任務重，加之某些領導重業務輕檔案，導致檔案人員引進少、培訓少、待遇低，尤其是懂檔案、高素質的專業人才更是鳳毛麟角。據縣檔案局對全縣鄉鎮水利站調查，95%以上的鄉鎮水利站沒有專職檔案人員，大部分單位的檔案都由辦公室主任或財務人員兼任。不僅如此，兼職檔案管理人員專業素質普遍較低，對于檔案的收集、整理、歸類、檢索、保管知識“胸無成竹”。在日常檔案工作中，他們只是簡單從事，應對檢查，根本適應不了檔案工作發展，大部分的檔案經不起專業檢查和驗收。

1.4 檔案保存管理不規范

由于鄉鎮水利站檔案管理人員對檔案管理系統知識掌握不多，加之檔案配套設施不齊備，檔案專項經費明顯不足，導致鄉鎮水利站檔案存管不規范、不嚴謹。出現如下幾種狀況：一是檔案存管室與辦公室重疊，許多檔案資料與辦公室資料混淆，有用的檔案資料丟失現象時有發生；二是檔案材料提交不及時，有的雖提交了但內容缺少、形式不符合要求，基本上還是處于原始狀態；三是沒有區分，將有效材料與無效材料疊加、混合，致使檔案整理、歸類工作難度很大。

1.5 檔案開發與利用不充分

有的鄉鎮檔案管理工作做得比較好，分類也較為完善，存檔數量也不少，而且重點工程的檔案也做得較為齊全、扎實，如除險加固工程、飲水安全工程、河道治理工程等方面的檔案收集、整理工作都做得很好，為實現檔案信息資源共享打好了基礎。但是，由于政府和部門對檔案開發利用認識程度不高，并未對這些利用價值很高的檔案引起重視，也未很好地開發檔案資源，導致有用的檔案資料未能發揮應有作用，被白白浪費，成為了令人遺憾的事情。

2 檔案信息資源管理問題的應對

2.1 努力提高對檔案工作認識，解決實際問題

全面提升檔案管理水平，關鍵還是要提高鄉鎮分管領導、水利站領導對檔案工作的認識。要提高認識，重要的途徑是通過廣泛宣傳、學習、會議，促使主管領導、分管領導、檔案人員加強對《中華人民共和國檔案管理法》《檔案法實施辦法》等法律法規的學習，讓他們明了《檔案法》的嚴肅性，提高檔案工作的自覺性，從而端正重業務輕檔案的錯誤思想；讓他們懂得檔案工作能為水利事業提供資源、開發利用，能促進水利事業發展的道理。只有領導的認識提高了，他們才會制訂過硬措施，拿出可行方案，切實解決檔案人員編制問題、檔案經費投入問題、檔案開發和利用問題。

2.2 穩定人員編制，提高檔案人員業務素質

檔案人員的工作性質特殊，專業性很強。單位領導應對檔案人員的編制進行固定，一般情況下，不要輕易變動檔案人員的崗位，也不要讓檔案人員身兼數職，更不要讓檔案人員位置長期缺失。如果單位檔案人員被調走，單位領導應及時補充，確保檔案工作的連續性。此外，我們還應當針對實際情況，積極選送檔案人員參加上級舉辦的檔案專業知識培訓，鼓勵檔案人員自學，鼓勵檔案人員考取職稱，激發檔案人員的學習熱情，提高檔案人員業務素質。

2.3 完善制度，確保水利檔案管理規范有序

領導是關鍵，制度是保障。沒有行之有效的制度約束，任何事情都會變成空談。根據鄉鎮水利站檔案管理的實際情況，鄉鎮水利站應建立和完善各種檔案制度，如《檔案員崗位責任制》《文書檔案歸檔制度》《會計檔案歸檔制度》《設備檔案歸檔制度》《水利工程歸檔制度》《水情資料歸檔制度》等，并按照制度認真執行，做好各類資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用工作，并適時開展檔案工作檢查，獎勤罰懶，獎優罰劣，這樣，才能確保水利檔案管理規范有序。

3 結 語

檔案是為單位事業服務的，檔案是為經濟建設服務的。胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來……”為此，在水利事業建設中，我們應積極開發水利檔案資源，將各種信息資源分配給單位急需的地方，這是檔案管理的終極目標，也是檔案自身價值得以體現的關鍵所在。檔案管理人員也應當勤奮踏實，多花工夫，圍繞單位的發展，為了水利事業的需要，編寫多種檢索工具，掌握市場信息，開發新產品、新技術，變被動服務為主動服務。

主要參考文獻

[1]張清珍.論數字化信息化檔案的價值及發展[J].辦公室業務，2013（3）：122-123.