青果教務管理系統在教務管理中的應用與思考

李世婷　李陶深

摘要 教務管理系統是學校教學管理信息化的產物，教務管理系統的有效運用，大大地提高了教務管理工作效率和水平。本文以廣西幼兒師范高等專科學校為例，通過該校運用青果教務管理系統各功能模塊進行教務管理的應用現狀，認真分析教務管理系統使用過程中存在的各種問題，從而引發了對教務管理系統未來發展的一些思考。

關鍵詞 教務管理系統 教務管理 應用

教務管理是高校教學管理中的重要工作之一，隨著辦公自動化和網絡技術的不斷運用和推廣，高校運用教務管理系統進行教務管理也越來越普遍。以廣西幼兒師范高等專科學校為例，自2009年升格為專科學校以來，教學管理一直保存著中專時代的管理模式，都是傳統的手工操作和一級管理模式。但是隨著學校的發展壯大，招生規模越來越大，教師數量也逐年增長，傳統的教務管理已經不能滿足學校的發展。2013年學校引進青果教務管理系統并慢慢實施系部二級管理模式，與傳統的教務管理相比較，青果教務管理系統的有效應用提高了管理水平和信息服務質量，推進了學校信息化校園建設的進程，為學校教務管理提供必要的輔助手段，在更大程度上減輕了管理人員的工作量，提高了教務管理的工作效率。

1青果教務管理系統的構成

青果教務管理系統的主要功能模塊包括教學計劃，基本信息，學生學籍，教學評教，教學安排，免修重修，教材管理，考試事務，學生成績，系統管理，等級考試，畢業處理共12個模塊，這些模塊既相互獨立又相互聯系，既可以獨立工作又相互制約，貫穿學校教務管理的各個環節，構成了復雜、龐大的教務管理信息系統。

教學計劃模塊主要實現課程、環節庫的構建并設置教學計劃等功能；基本信息模塊主要實現專業信息管理，教學場地信息管理，教師教輔人員信息管理，外聘教師信息管理等功能：學生學籍模塊主要建立學生學籍檔案，維護學籍檔案，處理學籍異動，專業分流等；教學考評模塊主要用來進行教學質量評價和教學工作量統計等；教學安排模塊主要設置教學任務，編排課表，安排臨時活動等；考試事務模塊用于實現期末考試安排和補考安排；學生成績模塊實現課程成績錄入，補錄刪除修改成績和成績認定等；等級考試模塊用于實現校外考試的報名管理和成績管理等。畢業處理模塊主要實現學生的畢業審核，畢業情況查詢，打印證書等功能；系統管理主要實現用戶管理，數據字典，數據庫維護和系統曰志等功能。

2青果教務管理系統各模塊的應用現狀

應用教務管理系統是教學管理模式創新的必然趨勢，是提高教學管理工作效率的重要途徑，為教務管理規范化提供了有力保障，是實現教育管理信息化的迫切需要。學校自2013年引入青果教務管理系統以來，投入使用的子模塊有教學計劃，基本信息，學生學籍，教學評教，教學安排，考試事務，學生成績，等級考試，系統管理等模塊。

青果教務管理系統由客戶端和WEB端兩部分組成。客戶端面向教務處管理人員和各系部教學秘書。WEB端面向全校師生。青果教務管理系統的系統管理員由教務處管理人員承擔，系統管理員擁有整個系統管理的最高權限。

2.1系統管理員在系統管理模塊和基本信息模塊的應用

系統管理員首先通過客戶端的系統管理模塊對教務處管理人員和各系部教學秘書分配賬號，并對賬號賦予角色，然后對角色分配權限。系統管理員根據教務處管理人員具體崗位分配為相應子模塊的管理人員，子模塊管理員擁有該模塊的全部權限。系統管理員對各系部教學秘書進行權限劃分，并賦予教學秘書各子模塊的相應功能。其次通過客戶端的基本信息模塊對全校教師分配賬號和密碼，增加外聘教師相關信息，同時對教學場地進行數據的錄入。同時在WEB端對學生賬號進行初始化學生密碼。最后系統管理員主要在系統管理模塊進行數據字典的維護和管理，對各模塊的控制開關進行控制，對數據庫的備份和對數據進行維護等。

2.2學生學籍模塊的應用

學籍管理員通過學生學籍管理模塊完成學生學籍管理的信息化和網絡化。每年新生入學后，由學籍管理員創建學生學籍檔案，完善學生的基本信息并生成學號等，處理學生的學籍異動、專業分流等。各系部教學秘書根據本系部學生的情況進行相應的學籍管理等。

2.3教學計劃模塊的應用

教學計劃管理員根據人才培養方案對理論課程和實踐課程進行課程編碼，錄入課程名稱、學時、學分、課程類別等相關信息，設置各個教學系部不同專業、年級的教學計劃，從而形成完整的專業教學計劃資源庫。

2.4教學安排模塊的應用

教學安排管理員根據教學計劃讀取學年學期教學計劃。教務處統籌全校公共必修課程和選修課程，設置理論教學任務和實踐教學任務并編排課表；各系部根據教學計劃設置本系部的專業課程理論教學任務和實踐教學任務，并編排課表。對于一些需要分組教學的課程，由各系部完成分組教學安排。有開課變更的系部，可以通過系統申請學期開課變更，教務處管理人員再完成相關的審核確認開課變更。對于存在補選和退選課程的學生，也需要通過系統完成相應的補選和退選程序。

教學安排管理員設置公共選修課教學任務后，通過WEB端打開相應控制開關，學生可以通過WEB端利用個人賬號密碼登錄選修自己喜歡的選修課程。

課程課表編排完成后，教師和學生都可以通過WEB端查看教師課表和班級課表。當教學安排管理員對全校課表進行鎖定后，系部教學秘書無法對課表進行修改，如須修改，需經過教務處同意方可進行課表的調整。

2.5考試事務模塊的運用

考試事務管理員首先設置考試輪次、考試時間、設置考場容量等排考的相關參數，然后讀取學年學期課程結束節序，確定考試任務，鎖定空閑教室。各系部根據教學安排完成期末考試和補考的考試安排。考試安排完成后，考試事務管理員發布考試安排，學生可通過WEB端查看考試安排，監考員也可通過WEB端查看個人監考任務。

2.6學生成績模塊的應用

學生成績管理員設置完成相關成績參數后，各系部教學秘書對本系部承擔的課程設置綜合成績構成，并根據任課教師設置相關課程的成績錄入人。以上相關參數完成后，學生成績管理員設置成績錄入時間區段，任課教師可以通過WEB端錄入學生成績。當任課教師錄入完學生成績檢查無誤后提交系統。任課教師在錄入課程成績過程中可以隨時暫存已錄成績，并隨時修改，課程成績一經任課教師提交后，教師無權再進行成績的修改，只有經過教務處同意后辦理相關成績修改手續，學生成績管理員才會對課程成績進行修改。課程成績經過學生成績管理員認定后，學生可以通過WEB端個人賬號密碼查看課程成績。

2.7教學考評模塊的應用

教學考評模塊主要實現質量評價和工作量的計算。通過質量評價可以實現學生評教、教師相互評教、督導評教、同行評教、教研室領導和各系部領導評教等。有了質量評價體系，對于提高教師教學水平有一定的促進作用。教學工作量的計算可以實現教師工作量的統計，對于審核評定教師工作量有一定的便利，同時也方便課酬審核。整套評價體系的形成，為學校職稱評審、評優評先提供重要的依據。

2.8等級考試模塊的應用

等級考試模塊主要實現校外等級考試的報名管理和成績管理。如全國大學生英語等級考試、計算機等級考試、普通話測試等。通過系統模塊，嚴格控制允許報名的專業年級，并對報名總人數進行嚴格的控制，有利于充分利用學校現有資源，同時也大大減少報名數據的錯誤，提高工作效率。考試結束后通過等級考試的成績管理模塊導入學生成績，對分析數據，得到數據表，反饋教學也起到促進作用。

2.9畢業處理模塊的應用

畢業處理模塊主要通過設定畢業條件的規定，然后對學生進行畢業審核。有了系統信息化的管理，極大的方便各系部對學生的畢業審核，大大減少了由于個人疏忽而造成的錯誤。

3青果教務管理系統在學校應用過程中存在的問題

整個教務管理系統幾乎是全部模塊同時上線并投入使用，前期并沒有經過任何的試用就直接上線了，雖然有了系統的信息化管理，在很大程序上簡化了工作流程，提高了教務管理人員的工作效率，但是在使用的過程中不可避免地遇到各種各樣的問題。

3.1系統管理隊伍的不穩定，培訓不足

2013年8月系統開始投入使用后，原確定的系統管理員由于工作調動而更換系統管理員，新的系統管理員沒參與前期的數據處理工作，同時由于時間關系技術員沒對新的系統管理員進行前期數據處理的講解與培訓，系統管理員沒得到全部系統模塊的專業培訓，系統管理員對前期的數據關聯沒有了解，技術員只根據教務管理人員的崗位對于子模塊的管理員進行了簡單的培訓。對于全新的青果教務系統，要求系統管理員在短時間內完全掌握各模塊的功能，掌握子系統問的相互關系，各模塊的操作方法，這顯然是不現實的。而各子模塊管理員并非計算機專業，缺乏相關的專業知識，在短時間內掌握系統操作方法，規范教學管理也是相當困難。同時各系部教學秘書也是頻繁更換，導致系統的推進有很大的難度。

3.2技術員不穩定、客服無法及時處理問題、系統更新慢

系統投入使用不到一年，技術員頻繁更換，每個技術員對于系統的理解存在偏差。由于操作不當，最后導致系統存在不少冗余的數據而數據關聯后又無法刪除。而系統客服人員每天面對大量的客戶，無法及時處理學校提出的問題。很多的問題都需要通過擬定問題描述、網絡提交數字青果進行問題處理、上傳備份數據庫、研發部測試反饋、研發部技術解決、用戶下載更新包進行更新等一系列反復的溝通與交流才能完成。有些問題甚至提交問題后也無法滿足用戶的需求。

3.3承擔單位劃分不合理

很多相同課程的學分、學時相同，代碼不同，不同的教學系部都開設相同名稱的課程，承擔單位劃分不合理，加上各系部在教學安排時不嚴格按照人才培養方案進行排課，導致考試事務考試安排時，出現有的系部找不到考試課程，或者找不到學生名單，在學生成績管理模塊中無法顯示課程等。由于期末考試安排時臨近放假，工作量多，為了簡化工作，快速完成考試安排，各系部秘書之間相互借用賬號進行排考，設置成績構成等，最后導致教學管理不規范。

3.4課程設置不合理

相同課程開設在多個學期的，由于課程設置不合理，導致在成績管理模塊出現無法錄入課程成績。最后出現大量學生后一個學期的課程無法錄入成績，對于后期的畢業審核有很大的影響。

4青果教務管理系統發展的若干思考

針對學校使用青果教務管理系統的情況和出現的問題分析，對后續的發展引發了若干思考。

4.1穩定教學管理隊伍，加強培訓提高管理人員的業務水平

教務管理日常工作比較瑣碎，內容繁雜，工作量大，涉及到學校教學管理的方方面面。而學校的管理隊伍缺乏專業的管理知識，很多管理人員都忙于應付各種日常的繁雜事務，無暇顧及自我管理水平的提高，整體管理水平低下，學校應加強教學管理人員的培訓，可以采取走出去或者引進來的辦法，提高管理人員的業務水平。同時由于教學管理人員社會地位偏低，在職稱評審中沒有明確的方向，晉升的機會少。管理人員的工作熱情難于調動，而教學管理人員又是處于學校教學管理中的重要位置，建議學校出臺相應政策，從而穩定教學管理隊伍。

4.2嚴格要求，規范教學管理

針對承擔單位劃分不合理和課程設置不合理的情況，建議學校教務部門認真分析出現的問題，嚴格要求，從源頭開始把握，制定相關的規章制度，規范教學管理，并及時與技術人員溝通在運行過程中出現的找不到課程，無法錄入后一學期課程成績等問題，早日解決系統中存在的各類問題。

4.3加大資金投入，維護系統更新

軟件都有一定的生存周期，當系統超過使用服務年限后，學校應加大投入，維護系統的更新。一個龐大繁雜的教務管理系統在運行過程中必然會遇到各種各樣的問題，軟件需要不斷地更新、改進、開發；硬件需要更新、維護，管理系統才能更好地為教學所利用，這必然要有相應的資金作為保障。

教務管理系統作為一個面向全校的網絡化管理平臺，實現了數據的集中管理和資源共享。從這幾年來的使用情況來看，各功能模塊運行情況整體良好，該系統的有效運用，大大提高了學校的教務管理效率，提高工作的規范性和工作職責的明確性。只有不斷優化教務管理系統，規范教務管理制度，加強教務管理隊伍建設，穩定教學管理隊伍，提高教務管理人員素質，才能更好地運用教務管理信息系統，實現高效率、高質量服務教學的目標。為推進學校信息化建設奠定良好的基礎。