廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題和建議

覃雪蓮

摘要 廣西民辦高校應(yīng)當(dāng)對(duì)文書檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，本文通過分析廣西民辦高校文書檔案管理工作存在的問題，提出了提升廣西民辦高校文書檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，最終使民辦高校文書檔案管理實(shí)現(xiàn)法制化、制度化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞 廣西 民辦 高校 文書檔案

我國“檔案”的歷史可以追溯到公元前的殷商時(shí)期，距今已有三千多年，國之精華，國之薈萃，國之痕跡都體現(xiàn)在了檔案里面。自古以來我國就非常重視文書檔案的保管，使中華民族數(shù)千年的歷史得以延綿不斷的記載。而民辦高校的文書檔案是學(xué)校發(fā)展的原始記錄，是學(xué)校成長(zhǎng)中的種種記載，也要受到重視和集中統(tǒng)一管理。

民辦高校大都是自籌資金辦學(xué)，沒有公辦學(xué)校強(qiáng)大的政府財(cái)政補(bǔ)貼做后盾，所以在廣西，很多民辦高校對(duì)檔案工作都不重視，出現(xiàn)了責(zé)任不明確，檔案管理制度不健全，檔案基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案工作人員素質(zhì)不高等現(xiàn)象，造成了各種珍貴文書檔案散落于各科室，甚至掌握在部分教職員工個(gè)人手中。2016年，中共南寧市委員會(huì)辦公廳、南寧市人民政府辦公廳于2016年1月25日印發(fā)了《南寧市關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》（南辦發(fā)（（2016）號(hào)）。《實(shí)施意見》是南寧市首次以市委、市政府兩辦文件聯(lián)合印發(fā)的加強(qiáng)檔案工作的重要指導(dǎo)性文件是市委、市政府高度重視檔案及檔案工作的具體體現(xiàn)。政府的硬性條件使得廣西民辦高校的檔案工作得到了高度重視，2016年，廣西民辦高校的檔案事業(yè)邁出了艱難的第一步，不久的將來，將會(huì)是一派興興向榮的景象。

1民辦高校文書檔案管理的內(nèi)容

（1）高校文書檔案記錄著高校發(fā)展的各種信息，反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，主要包括學(xué)校的教學(xué)管理、科研、社會(huì)服務(wù)、改革創(chuàng)新、重大會(huì)議、重要舉措、下發(fā)文件等多方面內(nèi)容，對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研、管理、社會(huì)發(fā)展、歷史研究等具有利用價(jià)值的文件材料；（2）學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國家、學(xué)校和教職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；（3）學(xué)校需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、主管部門下發(fā)的指示、規(guī)定、辦法、批復(fù)等；同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；（4）其他對(duì)學(xué)校工作具有查考價(jià)值的文件材料。

2廣西民辦高校文書檔案管理存在的問題

（1）對(duì)檔案工作不夠重視。很多民辦高校的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案的地位、作用及其重要性認(rèn)識(shí)不足，領(lǐng)導(dǎo)干部主要注重教學(xué)的管理和學(xué)生的管理，對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作無暇顧及。對(duì)文書檔案管理重視、支持不夠，檔案工作沒有列入年度工作計(jì)劃，未成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；同時(shí)分管校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作日常檢查督促少，沒有認(rèn)真解決檔案工作中存在的困難和問題；對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳重視不夠。

（2）沒有嚴(yán)格依法管理文書檔案。廣西很多民辦都沒有按法律要求集中統(tǒng)一保管學(xué)校的文書檔案，檔案仍散存在有關(guān)科室或經(jīng)辦人手中；檔案安全意識(shí)淡薄，全年未開展檔案保管安全檢查工作；未做到整理、閱覽、庫房三分開，有的甚至在檔案室中堆放雜物；部分民辦高校檔案管理制度沒有健全，有的制度沒有上墻。

（3）文件內(nèi)容多而雜，分類管理難度大。由于歸檔文書涉及教學(xué)管理、科學(xué)研究、黨建、后勤、財(cái)務(wù)等多個(gè)方面，還包括上級(jí)和學(xué)校內(nèi)部印發(fā)的各類紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議等重要文件，資料的形式（如：照片、光盤、硬盤、網(wǎng)盤）越來越多元化，對(duì)于各種各樣的文件，不能夠做到詳細(xì)分類，僅僅做了一些大致分類，在查找某個(gè)文件時(shí)，需要把整個(gè)相關(guān)大類的文件翻一遍，浪費(fèi)了大量的工作時(shí)間。

（4）檔案室不符合規(guī)范。廣西民辦高校檔案室設(shè)施設(shè)備普遍比較簡(jiǎn)陋，如沒有配備除濕機(jī)、防磁柜、溫濕度記錄儀等檔案管理必需的設(shè)施設(shè)備；溫濕度無法達(dá)到規(guī)定要求，檔案的安全保管和保護(hù)存在嚴(yán)重隱患。

（5）檔案工作機(jī)制落實(shí)不到位。主要體現(xiàn)在民辦高校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，沒有按要求建立健全檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及檔案管理網(wǎng)絡(luò)，監(jiān)督和指導(dǎo)力度不夠，造成學(xué)校檔案工作滯后；檔案人員和檔案實(shí)體交接時(shí)未能履行好交接手續(xù)，造成檔案積壓，管理混亂，直接影響了學(xué)校檔案工作的開展。

（6）檔案隊(duì)伍穩(wěn)定性和綜合素質(zhì)不夠。廣西很多民辦高校文書檔案工作人員身兼數(shù)職、變動(dòng)頻繁，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性；甚至有些學(xué)校根本就沒有專業(yè)的文書檔案管理人才，再加上檔案?jìng)鏖喼贫鹊牟唤∪恍┲匾奈臅鴻n案在借閱后不能如期歸還，導(dǎo)致文書檔案流散在個(gè)人的手里，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

部分民辦高校文書檔案工作人員培訓(xùn)不足、業(yè)務(wù)不精，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交等情況時(shí)有發(fā)生；個(gè)別檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在隨意應(yīng)付了事思想。不督促借閱人填寫文書借閱登記表，時(shí)間一長(zhǎng)，文書檔案就容易遺失。就會(huì)造成檔案室的文書檔案資料不齊全。

3提升廣西民辦高校文書檔案管理水平的建議

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案工作。主要領(lǐng)導(dǎo)和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)文書檔案工作的重要性，切實(shí)重視、支持和關(guān)心檔案工作，把檔案工作納入學(xué)校年度工作計(jì)劃和目標(biāo)考核，建立健全學(xué)校檔案管理制度，完善人員選配、設(shè)施設(shè)備配備、資金保障，確保檔案工作正常開展，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)；同時(shí)，民辦學(xué)校要加大對(duì)《中華人民共和國檔案法》、《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》以及《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（第30號(hào)令）的學(xué)習(xí)和宣傳力度，可以通過學(xué)校微平臺(tái)推送專題、開展主題學(xué)習(xí)會(huì)、印發(fā)宣傳資料、發(fā)布宣傳海報(bào)以及播放相關(guān)視頻等形式，深入開展檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，切實(shí)增強(qiáng)學(xué)校教職工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部依法治檔、依法管檔意識(shí)，提高執(zhí)行檔案法律法規(guī)的自覺性，提升民辦學(xué)校檔案管理的法制化、制度化、規(guī)范化水平。

（2）加大投入，保管條件不斷改善。廣西民辦高校要加大資金投入，成立綜合檔案室，對(duì)學(xué)校的文書檔案實(shí)行統(tǒng)一管理；設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房，實(shí)現(xiàn)庫房、查閱和整理室“三分開”；庫房設(shè)施配備齊全，管理規(guī)范，檔案整理用具符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，保證檔案集中統(tǒng)一安全保管，為檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（3）加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)。隨著科技化、現(xiàn)代化、自動(dòng)化、信息化的到來，高校應(yīng)當(dāng)做好電子文件的歸檔與接收、存儲(chǔ)與備份工作。如文本文件、圖像文件、音視頻文件等采用數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)目錄存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等。可以建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份，保證檔案管理的完整性。

借助于校園管理平臺(tái)搭建一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)各級(jí)訪問權(quán)限進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化，還可以提高文件歸檔和查閱的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文書管理系統(tǒng)，可以更好地解決歸類難的問題。

（4）加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。民辦高校要加強(qiáng)文書檔案工作人員的選配和穩(wěn)定性，確保專（兼）職檔案管理人員必要的工作時(shí)間和工作條件；注重培養(yǎng)文書檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，因?yàn)槲臅鴻n案有部分文件屬于機(jī)密文件，必須確保文件的機(jī)密性，要守得住紀(jì)律。又要確保文書檔案管理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、應(yīng)用性。

完善檔案工作組織架構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；并積極組織專兼職檔案工作人員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，豐富文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)。到區(qū)內(nèi)外同類高校參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)科學(xué)規(guī)范的管理方法，座談研討適合符合現(xiàn)代化檔案管理要求的檔案管理模式，同時(shí)可邀請(qǐng)專業(yè)人員來校開展檔案工作管理培訓(xùn)，提高學(xué)校檔案工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，確保檔案工作有序開展。

（5）切實(shí)開展整改提升工作。廣西民辦高校要認(rèn)真履行文書檔案管理的各項(xiàng)職責(zé)，針對(duì)年檢中存在的問題，要認(rèn)真組織檔案管理人員進(jìn)行全面自查，查缺補(bǔ)漏，整改提升，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，制定整改方案，強(qiáng)化工作措施。

（6）建立完善的檔案收集與管理制度。為了保證檔案的整體質(zhì)量，根據(jù)檔案的保存價(jià)值與意義進(jìn)行分類，明確文書檔案收集的范圍、時(shí)間及保管期限，嚴(yán)格按照公文的行文標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行裝訂、收集存檔。

4總結(jié)

文書檔案管理在高校中是一項(xiàng)重要的行政辦公工作，要做好文檔的收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)信息化是未來的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，開拓思路，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，探索適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理方法與模式，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等制度，結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)，完善健全檔案管理的管理體制，加強(qiáng)文書檔案的管理，積極解決文書檔案管理工作中存在的問題，更好地服務(wù)高校教學(xué)管理、科學(xué)研究、行政管理等部門，促進(jìn)高校更好地發(fā)展。