淺析中文圖書加工外包工作的質(zhì)量控制

李宏英

【摘要】近年來，我國各大普通高校圖書館由于經(jīng)費不足，對價格高昂的外文原版圖書需求量減少，相對的中文圖書的采購逐年增長。中文圖書加工工作的負(fù)擔(dān)日益加重。與此同時，市場上出現(xiàn)了很多圖書公司，圖書館可以選擇將中文圖書加工外包。本文將通過對中文圖書加工外包工作中工作流程和人員配置等方面的分析，進(jìn)一步論述中文圖書加工外包工作對圖書館建設(shè)的推動性作用。并就如何控制工作質(zhì)量進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】質(zhì)量控制 圖書館工作 加工外包 相關(guān)措施

圖書館中文圖書的采購量逐年遞增，而且同一年需要完成關(guān)于圖書上架的所有工作。包括編目、加工、上架流通等等工作，這些工作量很大，而圖書館的人員有限，不可能在有限的時間內(nèi)完成。在市場經(jīng)濟的環(huán)境下，圖書館可以選擇公開招標(biāo)，將中文圖書加工工作交給中標(biāo)的圖書公司，讓他們負(fù)責(zé)這其中繁雜的工作。要想保證中文圖書加工外包的工作質(zhì)量，應(yīng)該在各些方面采取怎樣的措施呢？

一、做好成本分析

（一）招標(biāo)價格控制。1.規(guī)定折扣率。圖書館的業(yè)務(wù)招標(biāo)是圖書館業(yè)務(wù)外包的第一步，而招標(biāo)最終目的是從招標(biāo)中求得優(yōu)惠來降低成本。走了外包服務(wù)圖書館的業(yè)務(wù)會變得相對輕松一些。圖書館在享受輕松的同時應(yīng)當(dāng)保持警覺，在相應(yīng)的書面招標(biāo)文件要明確規(guī)定折扣率，可以適當(dāng)放寬折扣，但切記業(yè)務(wù)外包不可以作為附加項。2.產(chǎn)生規(guī)模效益。因為業(yè)務(wù)外包的過程較多，如果每一個過程中都有些價格波動，那么總體的成本就會有很大的變化。業(yè)務(wù)外包具有規(guī)模效益，可以參考相關(guān)的經(jīng)濟學(xué)知識。大規(guī)模圖書商和小規(guī)模圖書商是有區(qū)別的。相對來說，大規(guī)模圖書商所需要的成本較低。總體上，將普通采購和外包業(yè)務(wù)成本的格動控制在2%左右，就可以產(chǎn)生規(guī)模效益，實現(xiàn)雙贏。

（二）選擇值得信賴的圖書商。因為圖書外包業(yè)務(wù)是需要花費較大成本的，因此，若是一味地只追求高折扣率風(fēng)險也會變得不可估量。在選擇合作商的時候要重點考察各個公司的商業(yè)成績。在報價相似的情況下，業(yè)績好、信譽高的企業(yè)有優(yōu)先取得的權(quán)力。特別注重圖書商管理系統(tǒng)的優(yōu)劣，經(jīng)驗豐富的書商可能在報價上比其他書商高，也不能輕易忽視它們，實際操作后這些值得信賴的公司的作用會被體現(xiàn)出來。

二、把握好圖書訂閱與現(xiàn)場采購的質(zhì)量

（一）建立專門文獻(xiàn)采訪隊伍。在圖書館相應(yīng)業(yè)務(wù)被外包后，圖書的選取環(huán)節(jié)對圖書館來說也是不可少的。普通情況下錯定了書可以允許少量退換，可是業(yè)務(wù)外包圖書經(jīng)過包裝，退還工作會變得難以實現(xiàn)。所以這對圖書選擇的準(zhǔn)確性提出了嚴(yán)格的要求，圖書館應(yīng)該成立專門選擇書目的小組，他們的職責(zé)與其說是選書不如說是在監(jiān)控。他們主要對相應(yīng)負(fù)責(zé)人訂閱的書目進(jìn)行核對和匯總工作，而且根據(jù)數(shù)目對圖書館相關(guān)經(jīng)費有著大體上的把握。

（二）做好圖書的整合報告與報訂。圖書搜集的速度和完整性是數(shù)目選定的關(guān)鍵，圖書相關(guān)信息的組織需要具有科學(xué)性以方便瀏覽。很多圖書館都建立了電子圖書的選定管理系統(tǒng)。圖書商可以把電子書總目錄存入電子圖書管理系統(tǒng)，采訪人員通過系統(tǒng)就可以看到書目，用電子版的書目也會更全面地讓采購人員了解各類圖書，并且根據(jù)具體需要整合，增大圖書資源的利用率。有必要的時候需要進(jìn)行現(xiàn)場的圖書選定工作，現(xiàn)場對圖書的打包抽樣調(diào)查，讓外包的公司不敢草率行事。

三、數(shù)目的驗收和加工質(zhì)量的檢測

（一）驗收工作。為了防止圖書的誤買或者是中間過程故意多買，圖書經(jīng)歷了圖書館看不到的包裝過程，圖書館需要向圖書商索要圖書清單，根據(jù)清單來檢查圖書，不定期派人來到包裝數(shù)的車間根據(jù)書單檢查書目，如果發(fā)現(xiàn)不在清單上的數(shù)目，立刻追究外包商的責(zé)任。

（二）采用標(biāo)記加工。為了防止圖書在加工的時候被偷工減料，比如在加工的時候選擇質(zhì)量不過硬的磁條或條碼。這些偷工減料的工作會為日后圖書館圖書的管理增添不必要的麻煩。所以應(yīng)該要求在每一份加工的圖書上做標(biāo)記，注明具體部件的供應(yīng)商，事先和外包商商量好標(biāo)簽的具體放置位置，不給他們投機取巧的機會。可以為每一本書設(shè)計索引號，讓圖書有源可追究。

四、圖書分編工作的控制

圖書的分類是圖書館工作的重要組成部分，圖書分類也是圖書加工工作的重要環(huán)節(jié)，它能直接反映出圖書館的服務(wù)水平，圖書館應(yīng)該對書商負(fù)責(zé)圖書的分類人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓承包者充分把握分類規(guī)則。特別是異地加工的圖書加工工作，要做好驗收工作。對圖書進(jìn)行編目工作，把信息存入圖書數(shù)據(jù)中，重點檢查自制的數(shù)據(jù)。

圖書外包加工的最終環(huán)節(jié)是圖書的上架工作，作為外包工作的最后環(huán)節(jié)，這是圖書館最后需要重點把關(guān)的環(huán)節(jié)。直到把每一本書都錄入到典藏庫中，外包工作才算結(jié)束。總之，圖書外包加工工作每一個環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行相對應(yīng)的質(zhì)量控制，這關(guān)系著圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展。以上是筆者就中文圖書加工外包工作的質(zhì)量控制提出的一些建議，如有不當(dāng)將虛心求教。

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