檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

劉麗麗

【摘要】信息時(shí)代的大背景下，檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了。本文從闡述檔案管理和服務(wù)模式現(xiàn)狀入手，并在此基礎(chǔ)上，提出了創(chuàng)新檔案管理的幾點(diǎn)措施和改善服務(wù)模式的幾個(gè)手段，以促進(jìn)檔案管理和服務(wù)的高效性，符合時(shí)代的發(fā)展要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

一、前言

信息資源在信息時(shí)代的地位越來越重要，檔案管理工作關(guān)系著信息資源的存儲(chǔ)、傳輸、運(yùn)用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。對(duì)檔案管理的創(chuàng)新和對(duì)檔案服務(wù)模式的研究，尤其加強(qiáng)檔案管理的信息化和數(shù)字化，對(duì)提高檔案管理工作有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、檔案管理與服務(wù)模式現(xiàn)狀

第一，檔案管理工作守舊，缺乏創(chuàng)新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅重視對(duì)信息資源的分類整理過程，忽視對(duì)檔案管理過程的高效性和時(shí)效性，且檔案的有效利用和后續(xù)維護(hù)等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員的工作沒有科學(xué)的制度約束，檔案的整理和收集沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理的效率較低，時(shí)間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統(tǒng)的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內(nèi)容為服務(wù)宗旨。存在著隨意管理的現(xiàn)象，檔案管理的信息內(nèi)容存在盲目性、重復(fù)性，服務(wù)模式與現(xiàn)代檔案管理進(jìn)程相脫節(jié)。

檔案管理和服務(wù)模式存在諸多的問題，創(chuàng)新管理思路和改善服務(wù)模式是現(xiàn)代化檔案管理的要求，是信息資源社會(huì)的必然要求。

三、檔案管理創(chuàng)新思路

（一）檔案學(xué)理論研究。檔案學(xué)是檔案管理的遵循依據(jù)，對(duì)檔案學(xué)的理論研究，突破傳統(tǒng)的理論框架，尋求現(xiàn)代社會(huì)的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)，為檔案管理提供最為全面、科學(xué)的理論支撐。一方面，國家應(yīng)對(duì)檔案學(xué)做好統(tǒng)籌的理論研究，理論研究重點(diǎn)向以解決檔案實(shí)際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細(xì)節(jié)的關(guān)系，突出微小信息資源對(duì)整合資源的作用。另一方面，社會(huì)轉(zhuǎn)型期也要求檔案管理升級(jí)轉(zhuǎn)型，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)的檔案管理理論，指導(dǎo)檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理理論研究重點(diǎn)由人工管理向智能管理轉(zhuǎn)變，突出知識(shí)對(duì)檔案管理的重要性。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理思想。想要檔案管理創(chuàng)新，就需要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，從意識(shí)層面重視對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作，提高對(duì)檔案管理的重視程度。第一，打破傳統(tǒng)陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個(gè)智能的信息資源管理過程，是個(gè)動(dòng)態(tài)的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環(huán)節(jié)都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門的重要工作，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)將檔案管理工作上升為機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要戰(zhàn)略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理工作人員創(chuàng)新管理思路，把檔案管理工作融入企業(yè)部門的運(yùn)營背景中。

（三）創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導(dǎo)。創(chuàng)新檔案管理體制，可以從以下幾個(gè)方面著手：其一，明確規(guī)定檔案管理的目標(biāo)和原則，但管理制度的內(nèi)容要簡潔明了，可操作性強(qiáng)，改變過去冗長、復(fù)雜的制度內(nèi)容。其二，管理制度突出高效性，管理重點(diǎn)放在重要檔案信息資源的整合上，對(duì)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有明確的制度約定，檔案管理人員的職責(zé)明確，避免出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎(jiǎng)懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養(yǎng)人員的檔案管理的責(zé)任意識(shí)。

（四）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理實(shí)際工作中，需要遵循一套標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的工作流程。規(guī)范檔案的管理工作需要規(guī)范管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的階段性和系統(tǒng)性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優(yōu)化，前期的整合和收集工作需要在機(jī)構(gòu)運(yùn)行基礎(chǔ)上，對(duì)涉及到的重要信息進(jìn)行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時(shí)，制定工作細(xì)則，檔案提檔和查閱需要規(guī)范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執(zhí)行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。

（五）建立電子文檔中心。信息時(shí)代講究信息的數(shù)字存儲(chǔ)、自動(dòng)獲取功能，數(shù)字化和自動(dòng)化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，只有通過運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，利用計(jì)算技術(shù)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。首先，信息的載體、傳輸、存儲(chǔ)可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺(tái)內(nèi)設(shè)置用戶權(quán)限，擁有權(quán)限才能登錄平臺(tái)使用檔案信息資源，在該平臺(tái)上，可以實(shí)現(xiàn)信息資源有效傳輸和資源共享，既能發(fā)揮信息集成的中心效應(yīng)又能達(dá)到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對(duì)檔案管理的機(jī)械設(shè)備投入，不僅僅是軟件系統(tǒng)的引入，硬件設(shè)備也要與軟件相配套。

（六）創(chuàng)新檔案管理模式。首先，建立起數(shù)字化檔案管理模式。就現(xiàn)階段看來，身份認(rèn)證技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及掃描技術(shù)是比較具有代表性的數(shù)字化技術(shù)。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)則能夠?qū)⑽恼滦畔①Y料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案信息，從而能夠及時(shí)補(bǔ)充、更新以及整合信息資料，從而達(dá)到提高檔案管理效率與質(zhì)量的目的。其次，建立起自動(dòng)化檔案管理模式。自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)是創(chuàng)新檔案管理的重要內(nèi)容之一，當(dāng)前電子標(biāo)簽、數(shù)碼掃描識(shí)別以及OCR識(shí)別是較為典型的自動(dòng)化技術(shù)。建立起自動(dòng)化檔案管理則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)采集、篩選、檢索以及提取關(guān)鍵詞等，并且還能自動(dòng)處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內(nèi)部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數(shù)據(jù)融合技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及數(shù)據(jù)集成技術(shù)來提高檔案信息數(shù)據(jù)的兼容性與通用性。此外，應(yīng)當(dāng)建立起互動(dòng)化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個(gè)檔案信息只對(duì)應(yīng)一份信息，互動(dòng)較為缺乏，而通過建立起互動(dòng)化的檔案管理模式則能夠有效優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)工作并且有利于服務(wù)質(zhì)量的提高。

（七）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理的執(zhí)行者，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質(zhì)迫在眉睫。首先，鼓勵(lì)檔案管理人員解放思想、大膽創(chuàng)新，勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，轉(zhuǎn)變思想觀念，培養(yǎng)他們的管理意識(shí)。同時(shí)，擴(kuò)寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識(shí)結(jié)構(gòu)較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業(yè)化，隨著高校的檔案學(xué)構(gòu)建，學(xué)科的專業(yè)性逐漸凸顯，檔案管理人才應(yīng)逐漸走進(jìn)檔案管理崗位中。

四、服務(wù)模式研究

（一）用戶需求為導(dǎo)向。檔案管理的服務(wù)內(nèi)容是多層次的、跨領(lǐng)域的。檔案管理的服務(wù)不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務(wù)內(nèi)容應(yīng)以用戶的需求為導(dǎo)向，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)效應(yīng)。過去的檔案服務(wù)屬于被動(dòng)式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應(yīng)改變服務(wù)內(nèi)容，變被動(dòng)為主動(dòng)，才是檔案的服務(wù)功能，了解掌握檔案受眾的人群結(jié)構(gòu)，有針對(duì)性根據(jù)用戶的需求調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，補(bǔ)充和彌補(bǔ)檔案資源。并對(duì)用戶的需求進(jìn)行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導(dǎo)向來促使服務(wù)的模式創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新服務(wù)方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過創(chuàng)新服務(wù)方式，達(dá)到信息資源的循環(huán)使用的時(shí)效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對(duì)檔案的附屬價(jià)值應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，建立引導(dǎo)式的檔案服務(wù)理念。其次，檔案信息資源應(yīng)及時(shí)公開，并實(shí)現(xiàn)有效的動(dòng)態(tài)跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源的相互補(bǔ)充，同時(shí)服務(wù)兼具人性化和科學(xué)性，利用電子導(dǎo)航和系統(tǒng)超鏈接的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享。

（三）科學(xué)技術(shù)為依托。服務(wù)手段的創(chuàng)新主要以科學(xué)技術(shù)為依托。首先，強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，擴(kuò)充檔案信息管理的載體，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的流動(dòng)性和公開化。其次，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)服務(wù)模式，借閱、登記等流程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和電子化，檔案的服務(wù)利用更快捷方便。另外，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案資源的客觀實(shí)際情況優(yōu)化整合，通過開發(fā)新的功能板塊，增加服務(wù)項(xiàng)目業(yè)務(wù)，讓檔案服務(wù)向著有特色、多層次、多元化的方向發(fā)展，滿足檔案用戶的多方需求。

（四）優(yōu)化檔案管理流程與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。首先，重構(gòu)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程。其次，對(duì)于檔案管理的服務(wù)內(nèi)容以及功能范圍應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務(wù)水平與質(zhì)量。再者，應(yīng)當(dāng)積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設(shè)，不斷加快構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)的步伐。此外，應(yīng)當(dāng)加大引進(jìn)具有活力以及先進(jìn)性的新生力量并加強(qiáng)檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構(gòu)。再者，還可以根據(jù)用戶需求制定個(gè)性化與專業(yè)化的服務(wù)項(xiàng)目。在對(duì)用戶需求進(jìn)行正確掌握與了解的基礎(chǔ)上，對(duì)各類用戶需求的特性與共同點(diǎn)進(jìn)行分析與研究，從而有針對(duì)性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現(xiàn)代化與專業(yè)化性質(zhì)。

（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內(nèi)容之一，因此非常有必要對(duì)編研工作進(jìn)行深入研究與創(chuàng)新。首先，應(yīng)當(dāng)全面優(yōu)化檔案的原始信息，并對(duì)該類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的處理，尤其是要做好分類與匯總有價(jià)值信息的工作。其次，因?yàn)闄n案資料種類多樣、內(nèi)容復(fù)雜而且數(shù)量龐大，所以在進(jìn)行編研時(shí)可以采用優(yōu)先級(jí)的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)具有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來完成，以確保編研的科學(xué)性與合理性。此外，還需定期將國家出臺(tái)相關(guān)指導(dǎo)性文件編研與匯總到檔案資料庫中。

五、結(jié)束語

總而言之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的今天，時(shí)代發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新，而以往的檔案管理以及服務(wù)模式已難以滿足當(dāng)前檔案市場(chǎng)發(fā)展的要求，所以，在確保檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)積極探索以及創(chuàng)新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、服務(wù)模式的創(chuàng)新，并且不斷加大對(duì)新型檔案管理服務(wù)模式的開發(fā)力度，不斷推動(dòng)檔案管理工作適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。

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