論高校數(shù)字化檔案館建設

鄭紅軍

摘要：高校檔案館主要承擔“存史、資政和育人”的重要任務。在信息迅猛發(fā)展的時代，高校要充分運用計算機技術實現(xiàn)檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網(wǎng)絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。高校檔案數(shù)字化建設是當前高校檔案管理工作的主要趨勢之一，如何做好檔案數(shù)字化、信息化建設是高校檔案工作面臨的一項主要任務。因此，建設數(shù)字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。

關鍵詞：高校；檔案館；數(shù)字化；建設

高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實、準確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據(jù)。進行科學、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設是非常必要的。高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養(yǎng)、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質(zhì)量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。

一、構建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性

高校檔案數(shù)字化主要利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數(shù)字化建設之后，是檔案上的內(nèi)容會被進行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內(nèi)迅速實現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質(zhì)量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護，還能實現(xiàn)安全存儲和資料共享。通過對數(shù)字檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢，積極創(chuàng)造條件建設數(shù)字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數(shù)字化檔案材料，同時要在網(wǎng)上發(fā)布、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務網(wǎng)絡化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。

二、高校圖書館檔案數(shù)字化建設的原則

（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數(shù)字化建設，主要是為了實現(xiàn)便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源。基于此，在進行檔案數(shù)字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)圖書館檔案數(shù)字化建設的同時，降低檔案數(shù)字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數(shù)字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發(fā)揮檔案數(shù)字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。

（二）一致性。高校圖書館檔案數(shù)字化建設是一項長期、龐大、系統(tǒng)的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數(shù)量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域?qū)I(yè)技術人才的支持，由此一來，要想實現(xiàn)數(shù)字化，就必須保證涉及到的部門及人員協(xié)同一致，在統(tǒng)一標準的指引下，完成檔案數(shù)字化建設工作。

三、高校圖書館數(shù)字化檔案建設的途徑與措施

（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據(jù)自身工作專業(yè)性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當?shù)脑黾樱ＷC信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數(shù)字化的建設需要與國家的法律法規(guī)相符合，并實現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。

（二）加強網(wǎng)絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現(xiàn)復雜立卷程序簡單化，利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，可以將數(shù)字化資料傳送給各個部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網(wǎng)絡技術的應用促使數(shù)字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。

（三）充分開發(fā)利用資源。開發(fā)與利用是為檔案數(shù)字化建設的最終目的，通過檔案數(shù)字化資源的開發(fā)與利用，促進圖書館及其他各項工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設中，依據(jù)計算機技術建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務作用。

（四）加強檔案人才培養(yǎng)。人才是檔案數(shù)字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務能力和數(shù)字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養(yǎng)；高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養(yǎng)，確保他們具備扎實的檔案專業(yè)理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數(shù)字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業(yè)務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力

（五）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，真正實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價值。n案數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數(shù)據(jù)庫相關的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結構化數(shù)字信息轉換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進行處理的結構化數(shù)字信息。這個功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導入功能加以實現(xiàn)的。

（七）網(wǎng)絡環(huán)境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規(guī)標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢權限訪問。為保證網(wǎng)站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。

參考文獻

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