對于辦公室檔案規(guī)范化管理的思考

劉佳

摘 要：檔案管理工作貫穿于工作的各項(xiàng)流程，規(guī)范檔案管理可以讓員工按照正確的要求進(jìn)行施工生產(chǎn)及管理等工作，檔案科學(xué)管理對于一個(gè)企業(yè)的健康發(fā)展至關(guān)重要，也是提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。因此，企業(yè)要高度重視檔案管理工作，探索其規(guī)范化管理的措施，確保企業(yè)健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案；規(guī)范化

1 辦公室檔案管理規(guī)范化的重要意義

1.1 辦公室檔案規(guī)范化管理有利于提高企業(yè)的管理水平

辦公室檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)工作的重要組成部分，其管理是否規(guī)范直接影響企業(yè)的發(fā)展。辦公室檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營資料與運(yùn)營情況的證明。辦公室檔案做到了規(guī)范化才利于企業(yè)的其它部門存檔、查閱，方便其它部門的工作，節(jié)省時(shí)間，減少成本，從而提高工作效率。而且在后期總結(jié)自查工作中，規(guī)范化的檔案管理也能快速的找到問題的原因和相關(guān)責(zé)任人，從而找到解決問題的方法，使得企業(yè)各項(xiàng)流程運(yùn)作實(shí)現(xiàn)閉環(huán)。

1.2 辦公室檔案規(guī)范化管理有利于及時(shí)掌握企業(yè)運(yùn)行狀況

企業(yè)的各個(gè)部門在部門工作進(jìn)行過程中都需將本部門的重要工作情況以材料的形式報(bào)送到檔案部門存檔。通過系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理工作，可以很方便的了解到各個(gè)部門的工作情況，掌握整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行狀況，了解企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題，方便集中分析各部門各環(huán)節(jié)的相互銜接是否合理，是否存在運(yùn)行不暢的制度流程，并及時(shí)進(jìn)行糾正調(diào)整偏差。

1.3 辦公室檔案規(guī)范化管理有利于公司業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展

管理工作貫穿于運(yùn)行公司全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過規(guī)范化的檔案管理工作經(jīng)歷，對資料進(jìn)行整理和回顧，能夠吸收各部門資料中的精華，從而總結(jié)其中的經(jīng)驗(yàn)。通過辦公室檔案規(guī)范化管理，能夠及時(shí)反饋給各部門業(yè)務(wù)人員，方便探索更加有效的工作方法，從而促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的持續(xù)健康發(fā)展。

2 辦公室檔案管理工作存在的問題

2.1 辦公室檔案管理設(shè)備落后

雖然辦公室工作也引起了一些企業(yè)的重視，但是對于辦公室檔案管理工作的重視程度還不夠。存在諸如環(huán)境限制、設(shè)備落后等情況，難以達(dá)到規(guī)范化管理的水平，給企業(yè)的整體發(fā)展帶來了不利的影響。

2.2 辦公室檔案管理人員素質(zhì)不高，頻繁更換

人員素質(zhì)的高低直接影響著辦公室檔案管理的水平，人員的穩(wěn)定有利于檔案管理的延續(xù)性。而當(dāng)前許多企業(yè)辦公室檔案管理人員的素質(zhì)不高、頻繁更換。這些因素不利于辦公室檔案的規(guī)范化管理，也不利于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 辦公室檔案資料利用率低

檔案管理的價(jià)值在于檔案工作者將收藏的靜態(tài)的檔案信息，通過各種方式傳遞給利用者，從而滿足企業(yè)發(fā)展的需要。然而，當(dāng)前許多企業(yè)對檔案資料的利用率不高。一方面是因?yàn)槠髽I(yè)管理者對檔案資料不重視，不注重從檔案資料中尋找有利于企業(yè)發(fā)展的信息。另一方面是因?yàn)闄n案管理者只注重檔案的保管，不注重利用，導(dǎo)致有的企業(yè)把檔案當(dāng)成擺設(shè)，根本不去查閱，失去了檔案存在的價(jià)值。

2.4 辦公室檔案管理制度不足

制度是規(guī)范化管理的保證。然而，很多企業(yè)的檔案管理缺乏科學(xué)的管理制度。對于什么類型的檔案需要保管多少年，什么樣的檔案屬于涉密檔案，什么人可以查閱哪類檔案，以及檔案管理人員有什么樣的職責(zé)很多企業(yè)沒有明確的制度規(guī)定。導(dǎo)致檔案管理缺少制度的約束，對于檔案管理人員也沒有監(jiān)督激勵(lì)措施，使檔案管理無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

3 辦公室檔案管理規(guī)范化的主要措施

3.1 完善辦公室檔案管理的硬件設(shè)施

檔案管理工作是一件非常繁雜的工作，每天都面對著大量的文件、資料。要實(shí)現(xiàn)對檔案的規(guī)范化管理，需要一定的硬件設(shè)備。比如儲(chǔ)存大量的紙質(zhì)資料需要檔案室、卷柜。隨著信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案規(guī)范化管理的有效方法，辦公室檔案管理工作需要用電腦、移動(dòng)硬盤等設(shè)備存儲(chǔ)信息。所以，企業(yè)要為辦公室檔案管理提供必要的硬件設(shè)施，保證檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)更好的服務(wù)。

3.2 提升辦公室檔案管理人員的素質(zhì)

人才對于企業(yè)的任何一個(gè)部門都是非常重要的。規(guī)范化的檔案管理工作也需要專業(yè)的人才，才能作好工作。對于從事檔案管理工作的人員要定期組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、調(diào)研、考試，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力和水平，使他們在工作中能夠更好的發(fā)揮聰明才智，使辦公室檔案管理工作規(guī)范、有序。檔案收集是個(gè)長期過程，確保檔案管理人員具備較強(qiáng)的穩(wěn)定性，更利于檔案管理的延續(xù)性發(fā)展。

3.3 建立合理的辦公室檔案管理制度

制度具有根本、長期等特點(diǎn)，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，辦公室檔案管理制度是使檔案管理規(guī)范化的有力保證。行政部門要完善檔案管理制度，定期對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其強(qiáng)化制度意識(shí)。同進(jìn)要對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對于不嚴(yán)格遵守制度的人員要嚴(yán)肅處理，使制度真正發(fā)揮其約束作用，從而實(shí)現(xiàn)對檔案管理的規(guī)范化，減少檔案遺漏、丟失等情況，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的順利開展。

3.4 采用適合辦公室檔案管理的技術(shù)

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我國行政工作之中，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化已成為不可逃避的現(xiàn)實(shí)。辦公室檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，利用先進(jìn)技術(shù)，使檔案管理信息化。檔案管理部門要邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合部門的工作特點(diǎn)，構(gòu)建有針對性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。

總之，任何企業(yè)的發(fā)展都離不開辦公室檔案管理工作。每一個(gè)企業(yè)都要充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要性，探索使其規(guī)范化的途徑，使它更好的為企業(yè)服務(wù)，從而提高企業(yè)的競爭力。

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