對當前行政事業單位檔案管理的實踐性建議

張金鳳

【摘要】：行政事業單位檔案管理工作是指檔案管理人員依照規定對本單位檔案進行信息收集整理與分類統計，保證在單位部門需要時能夠快速找到需要的檔案。行政事業單位的檔案就是單位所有部門信息的匯聚地，所以檔案管理工作是行政事業單位的一項重要工作。但隨著我國社會的發展，行政事業單位經歷了一系列行政改革，原先的檔案管理工作已經漸漸不能夠滿足改革后的行政事業單位工作效率，對行政事業單位的檔案管理工作進行深入探討是十分必要的。

【關鍵詞】：行政事業單位；檔案管理；建議

1、當前事業單位人事管理作用

1.1優化企業內部人力資源結構

事業單位人事檔案主要包括人才詳細信息和履歷以及學歷工作經驗年限和工作獎罰等各方面的內容，事業單位對員工考核主要通過對員工人事檔案，但是要確保人事檔案信息的準確性，考核過程要保持公平公正，除此之外人事檔案還可以給員工的升遷作為主要依據，還可以根據人事檔案中員工獎罰等對員工進行升遷決策，也可以及時清理在工作中不積極的員工，因此事業單位人力資源檔案可以優化企業內部的人力資源結構。

1.2強化企業事業單位控制度建設

企業內部控制建設主要包括了財務管理以及各項安排工作和人員管理等工作部分，這些工作主要是為了事業單位社會職能發揮促進單位發展，這些都離不開企業人事檔案管理工作。強化事業單位人事檔案管理工作可以促進其它管理方案進行，做好事業單位人事檔案管理工作可以有效對企業內部與員工進行真實有效管理，提高員工工作效率和目的，事業單位內部控制建設和企業人事檔案管理工作之間密不可分，所以在實際工作中事業十分有必要強化企業人事檔案管理工作，以此來確保事業單位改革工作順利進行。

2、行政事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1對于檔案管理流程出現不規范

為了確保行政事業單位檔案工作有序展開，應當確保當管理工作的嚴密性、規范性，然而在一些行政事業單位當中，對于檔案管理工作的重視程度不夠，因此會造成工作過程中的疏漏，由于檔案管理工作具備著較為繁雜的工作過程，因此一些細微的疏漏往往會造成工作過程當中的較大損失。由于領導對于檔案管理工作的重視程度不夠，往往會帶動下屬都當管理人員在工作的過程當中產生散漫、隨意的工作行為，從而造成了檔案管理流程的不規范問題。

2.2檔案管理體制有漏洞

由于行政單位部門眾多，各部門負責的工作也不盡相同，所以對應就產生了多個存放檔案的庫房，而且各個庫房就近放置在部門附近，這樣雖然方便了部門工作，但也大大增加了檔案管理的難度與保存檔案的成本，同時由于各個部門工作有交接點，各部門的檔案內容也有所重復，這樣也浪費了紙質資源。其次，檔案管理工作缺乏獎懲制度，不能對檔案管理工作人員進行有效監督，一旦管理工作出現失誤，又有誰能來為這個失誤結果負責呢？

2.3檔案管理工作人員素質不齊

雖然管理檔案過程繁瑣復雜，但這項工作平時都是按部就班的，長期工作后，管理人員會往往會產生消極怠慢的情緒，對管理檔案這項工作重視度也不高，很容易產生工作失誤。而且這項工作專業性比較高，還要求工作人員具備一定的安全意識，能夠杜絕安全隱患，所以這方面工作人員職業素質有待加強。最后，通過對行政事業單位檔案管理工作人員的年齡進行分析，發現工作人員普遍高齡，缺乏快速行動能力，而且計算機操作能力也不強，這些因素對檔案管理工作十分不利。

3、行政事業單位檔案管理完善措施

3.1創新檔案管理制度，強化單位檔案管理能力

從目前來看，我國大多數行政事業單位的檔案管理模式以及相應的管理方法都比較落后，嚴重缺乏創新意識。為了能夠順應時代的發展，需要對檔案管理的方式進行一定的完善，從而對檔案管理的整體水平進行進一步的加強。除此之外，還應在現有的管理基礎上對其進行不斷地創新，并與數字化、智能化、科技化的手段相結合，不斷完善管理技術，不斷加強檔案管理能力，才能全面提高行政事業單位檔案管理的質量。

3.2提升檔案管理的信息化水平

當今社會處于信息化高度發展的時代，因此行政事業單位在進行檔案管理工作的過程當中應當抓住這一契機，實現檔案管理工作的現代化發展，將檔案管理工作的信息化水平提高到一個全新的高度。在行政事業單位進行檔案管理工作的過程當中有效地借助當代的發達信息技術，不斷的引入新的信息管理平臺，并且應當確保信息管理平臺的易操作性，保障每一位從事檔案管理工作的人員能夠輕松上手，從而有效地提升檔案管理工作的效率。行政事業單位的檔案信息資源量大，利用計算機網絡平臺實現對非保密檔案的資源共享，能夠確保最大量的最大化利用，從而提高社會服務水平，這也是提高行政事業單位檔案管理水平的關鍵一步。

3.3綜合提高檔案管理工作人員素質

管理檔案的工作人員應該熟練掌握檔案的收集、整理、分析、分類、歸檔、統計、計算機操作等能力，還要能夠熟練操作檔案管理信息化平臺。但如今人社局檔案管理人員呈現高齡化趨勢，對他們進行再次培訓困難較大，將高齡工作人員辭退再補充更加不現實，但我們可以首先完善團隊人員結構，高層管理人員中不僅要有工作經驗豐富的人，還要有懂得專業知識的人，兩方互補，共同管理。同時在日常工作時，可以慢慢培訓工作人員的檔案管理能力，并且分工合作，每位工作人員負責自己較擅長的，高層管理人員則最好能夠熟練掌握多種能力。為了保證檔案的安全性，每年檔案管理人員都應該進行相當數量的安全演習，確保工作人員能夠在最短時間內進行檔案移交與安全保護。最后。每年都應該進行一次內部資格考核，考核不合格者除了會影響內部評定，還要再次重點培訓，并再次考核，仍不合格就會被考慮辭退。這樣，不僅能夠保證管理團隊的專業性，還能夠調動工作人員工作積極性。

結束語

總之，在信息化時代的大背景之下，加強行政事業單位檔案管理工作的質量，需要行政事業單位做到上下一心，對每一個工作的環節做到仔細考量，有效彌補管理工作當中存在的不足，確保管理工作得到有效展開。并且需要管理部門具備“現實性”，也就是應當對本單位的實際情況展開深入研究，在此基礎之上開拓工作思維，探索符合自身單位當管理發展之路。

【參考文獻】：

[1]強飚，曹興華，唐明，王穎.基于用戶需求的高校檔案資源建設研究[J].蘭臺世界，2013（17）

[2]任相蘇.淺論行政事業單位檔案管理創新思路[J].中國科技財富，2010（18）：171.