張金鳳
【摘要】:行政事業(yè)單位檔案管理工作是指檔案管理人員依照規(guī)定對(duì)本單位檔案進(jìn)行信息收集整理與分類統(tǒng)計(jì),保證在單位部門需要時(shí)能夠快速找到需要的檔案。行政事業(yè)單位的檔案就是單位所有部門信息的匯聚地,所以檔案管理工作是行政事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作。但隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展,行政事業(yè)單位經(jīng)歷了一系列行政改革,原先的檔案管理工作已經(jīng)漸漸不能夠滿足改革后的行政事業(yè)單位工作效率,對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行深入探討是十分必要的。
【關(guān)鍵詞】:行政事業(yè)單位;檔案管理;建議
1、當(dāng)前事業(yè)單位人事管理作用
1.1優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)
事業(yè)單位人事檔案主要包括人才詳細(xì)信息和履歷以及學(xué)歷工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)晗藓凸ぷ鳘?jiǎng)罰等各方面的內(nèi)容,事業(yè)單位對(duì)員工考核主要通過(guò)對(duì)員工人事檔案,但是要確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性,考核過(guò)程要保持公平公正,除此之外人事檔案還可以給員工的升遷作為主要依據(jù),還可以根據(jù)人事檔案中員工獎(jiǎng)罰等對(duì)員工進(jìn)行升遷決策,也可以及時(shí)清理在工作中不積極的員工,因此事業(yè)單位人力資源檔案可以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)。
1.2強(qiáng)化企業(yè)事業(yè)單位控制度建設(shè)
企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)主要包括了財(cái)務(wù)管理以及各項(xiàng)安排工作和人員管理等工作部分,這些工作主要是為了事業(yè)單位社會(huì)職能發(fā)揮促進(jìn)單位發(fā)展,這些都離不開(kāi)企業(yè)人事檔案管理工作。強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理工作可以促進(jìn)其它管理方案進(jìn)行,做好事業(yè)單位人事檔案管理工作可以有效對(duì)企業(yè)內(nèi)部與員工進(jìn)行真實(shí)有效管理,提高員工工作效率和目的,事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)和企業(yè)人事檔案管理工作之間密不可分,所以在實(shí)際工作中事業(yè)十分有必要強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理工作,以此來(lái)確保事業(yè)單位改革工作順利進(jìn)行。
2、行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題
2.1對(duì)于檔案管理流程出現(xiàn)不規(guī)范
為了確保行政事業(yè)單位檔案工作有序展開(kāi),應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)管理工作的嚴(yán)密性、規(guī)范性,然而在一些行政事業(yè)單位當(dāng)中,對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠,因此會(huì)造成工作過(guò)程中的疏漏,由于檔案管理工作具備著較為繁雜的工作過(guò)程,因此一些細(xì)微的疏漏往往會(huì)造成工作過(guò)程當(dāng)中的較大損失。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠,往往會(huì)帶動(dòng)下屬都當(dāng)管理人員在工作的過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生散漫、隨意的工作行為,從而造成了檔案管理流程的不規(guī)范問(wèn)題。
2.2檔案管理體制有漏洞
由于行政單位部門眾多,各部門負(fù)責(zé)的工作也不盡相同,所以對(duì)應(yīng)就產(chǎn)生了多個(gè)存放檔案的庫(kù)房,而且各個(gè)庫(kù)房就近放置在部門附近,這樣雖然方便了部門工作,但也大大增加了檔案管理的難度與保存檔案的成本,同時(shí)由于各個(gè)部門工作有交接點(diǎn),各部門的檔案內(nèi)容也有所重復(fù),這樣也浪費(fèi)了紙質(zhì)資源。其次,檔案管理工作缺乏獎(jiǎng)懲制度,不能對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有效監(jiān)督,一旦管理工作出現(xiàn)失誤,又有誰(shuí)能來(lái)為這個(gè)失誤結(jié)果負(fù)責(zé)呢?
2.3檔案管理工作人員素質(zhì)不齊
雖然管理檔案過(guò)程繁瑣復(fù)雜,但這項(xiàng)工作平時(shí)都是按部就班的,長(zhǎng)期工作后,管理人員會(huì)往往會(huì)產(chǎn)生消極怠慢的情緒,對(duì)管理檔案這項(xiàng)工作重視度也不高,很容易產(chǎn)生工作失誤。而且這項(xiàng)工作專業(yè)性比較高,還要求工作人員具備一定的安全意識(shí),能夠杜絕安全隱患,所以這方面工作人員職業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)。最后,通過(guò)對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的年齡進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)工作人員普遍高齡,缺乏快速行動(dòng)能力,而且計(jì)算機(jī)操作能力也不強(qiáng),這些因素對(duì)檔案管理工作十分不利。
3、行政事業(yè)單位檔案管理完善措施
3.1創(chuàng)新檔案管理制度,強(qiáng)化單位檔案管理能力
從目前來(lái)看,我國(guó)大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理模式以及相應(yīng)的管理方法都比較落后,嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新意識(shí)。為了能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,需要對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行一定的完善,從而對(duì)檔案管理的整體水平進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)。除此之外,還應(yīng)在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行不斷地創(chuàng)新,并與數(shù)字化、智能化、科技化的手段相結(jié)合,不斷完善管理技術(shù),不斷加強(qiáng)檔案管理能力,才能全面提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。
3.2提升檔案管理的信息化水平
當(dāng)今社會(huì)處于信息化高度發(fā)展的時(shí)代,因此行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)抓住這一契機(jī),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展,將檔案管理工作的信息化水平提高到一個(gè)全新的高度。在行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中有效地借助當(dāng)代的發(fā)達(dá)信息技術(shù),不斷的引入新的信息管理平臺(tái),并且應(yīng)當(dāng)確保信息管理平臺(tái)的易操作性,保障每一位從事檔案管理工作的人員能夠輕松上手,從而有效地提升檔案管理工作的效率。行政事業(yè)單位的檔案信息資源量大,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)非保密檔案的資源共享,能夠確保最大量的最大化利用,從而提高社會(huì)服務(wù)水平,這也是提高行政事業(yè)單位檔案管理水平的關(guān)鍵一步。
3.3綜合提高檔案管理工作人員素質(zhì)
管理檔案的工作人員應(yīng)該熟練掌握檔案的收集、整理、分析、分類、歸檔、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)操作等能力,還要能夠熟練操作檔案管理信息化平臺(tái)。但如今人社局檔案管理人員呈現(xiàn)高齡化趨勢(shì),對(duì)他們進(jìn)行再次培訓(xùn)困難較大,將高齡工作人員辭退再補(bǔ)充更加不現(xiàn)實(shí),但我們可以首先完善團(tuán)隊(duì)人員結(jié)構(gòu),高層管理人員中不僅要有工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人,還要有懂得專業(yè)知識(shí)的人,兩方互補(bǔ),共同管理。同時(shí)在日常工作時(shí),可以慢慢培訓(xùn)工作人員的檔案管理能力,并且分工合作,每位工作人員負(fù)責(zé)自己較擅長(zhǎng)的,高層管理人員則最好能夠熟練掌握多種能力。為了保證檔案的安全性,每年檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行相當(dāng)數(shù)量的安全演習(xí),確保工作人員能夠在最短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案移交與安全保護(hù)。最后。每年都應(yīng)該進(jìn)行一次內(nèi)部資格考核,考核不合格者除了會(huì)影響內(nèi)部評(píng)定,還要再次重點(diǎn)培訓(xùn),并再次考核,仍不合格就會(huì)被考慮辭退。這樣,不僅能夠保證管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性,還能夠調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性。
結(jié)束語(yǔ)
總之,在信息化時(shí)代的大背景之下,加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量,需要行政事業(yè)單位做到上下一心,對(duì)每一個(gè)工作的環(huán)節(jié)做到仔細(xì)考量,有效彌補(bǔ)管理工作當(dāng)中存在的不足,確保管理工作得到有效展開(kāi)。并且需要管理部門具備“現(xiàn)實(shí)性”,也就是應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的實(shí)際情況展開(kāi)深入研究,在此基礎(chǔ)之上開(kāi)拓工作思維,探索符合自身單位當(dāng)管理發(fā)展之路。
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