企業會計信息化進程中內部控制建設探究

張治剛

一、信息化及會計信息化簡介

自20世紀90年代以來，信息化成為推動經濟全球化發展與變革的重要力量。信息化是指培殖以計算機為主的網絡智能化工具為代表的新生社會生產力，使之成為推動社會進程的力量。其具有諸如信息的取得、傳遞、處理、再生與利用等功能。信息化與智能化工具相結合可謂“如虎添冀”形成為信息化的社會生產力，不同于傳統的社會生產力，它不是單獨的生產力，而是作為一個具有龐大規模的、自上而下的、有組織的信息網絡體系而存在，這即將改變人們的生產、工作、學習、生活、思維方式等，將促使人類社會發生極其深刻的劇變。

會計信息化是信息社會的產物，是未來會計的發展方向。會計信息化是指將會計信息作為管理信息資源，全面運用計算機、網絡通信為主的信息技術對其進行獲取、加工、傳輸、應用等處理，為企業經營管理、控制決策和經濟運行提供充足、實時、全方位的信息。

會計信息化不僅僅是將計算機、網絡、通信等先進的信息技術引入會計學科，還包含諸如會計基本理論信息化、會計實務信息化、會計教育信息化、會計管理信息化等更深層的內容。

會計信息化具有著利用現代信息技術對會計理論、實務工作、企業管理及教育教學諸多方面進行推廣的特征；在對于會計數據的采集與處理上具有實時動態性。

二、當前企業會計信息化實務中突出的現象

時下，在企業推進會計信息化進程中，企業內部控制中所存在著的紕漏成為較為突出的問題。其主要表現為：

1.會計信息化內控管理缺乏法律依托，主要表現為企業的會計人員徇私舞弊、違法亂紀，從而背離了社會主義依法治國這一宏觀要素。

2.企業內控系統缺乏安全性與保密性，其主要表現為會計信息數據存在著被篡改、增刪、偽造、破壞的風險，且即便是信息資料被惡意的篡改，因為不會留下痕跡，也難以及時地發現。現階段企業會計信息化管理過程中所使用的軟件提供了包括取消、反過賬、復核、反結賬等在內的諸多功能，一定程度上加大了會計數據處理工作的靈活性、可變性以及可修改性。相關會計人員的專業素養較低，對內部控制系統的安全保密規范認識不到位，是造成整個系統的安全性與保密性減弱的直接原因。

3.企業內部風險評估難度加大。風險是企業運營過程中不可避免的問題，然而在落實了會計信息化內控管理之后，風險評估的范圍被加大，如果內控管理層面下的職責分離的執行不到位，信息系統無法完成身份識別，更無法進行權限控制。因為會計信息化系統改變了傳統的會計業務流程，信息系統的授權文件或是各種口令取代了傳統的簽名或者是蓋章處理，口令等被不法分子盜取的幾率增大，內控管理的安全性難以保障，企業丟失數據、資料泄密的風險也隨之增加，內控的質量、效果都難以盡如人意。

三、成因分析

針對以上的問題，筆者從以下幾方面進行剖析。

1.缺乏對會計信息化價值的正確認知

在國內，對會計信息化的認知存在時間短和程度淺的實際上問題，很多會計人員對會計信息化沒有概念上的正確理解，也沒有對會計信息化價值的正確認知。在一些企業和單位，存在主管人員對會計信息化的意義認識不足，會計人員對于創建會計信息化工作重要性沒有全面理解，他們片面地認為會計信息化只是應用計算機，除了提高工作效率以外沒有其他的功能，這樣的認識顯然是缺乏對會計信息化價值的正確認知，這會造成會計信息化的阻礙，并會限制企業的財會與經濟工作的進一步發展。

（1）企業是否需要實施會計信息化。

企業是否需要實施會計信息化取決于企業發展的客觀需要。如果企業規模很小且手工會計能適應企業的發展，那么就無需浪費人力、物力來開展會計信息化工作。隨著企業的發展，會計的管理范圍越來越大，會計工作越來越精細，在手工管理的狀態下，企業主無法實時了解企業的發展狀態，企業的分散管理帶來諸多不便，此時，就有必要建立會計信息化系統。

（2）分不清主次。

中小企業在這一層選擇標準上常常出現以下兩個問題：一是重軟件輕服務，以為軟件本身比服務重要。對于缺乏人才的中小企業來說，服務比軟件更加重要。因為一旦售后服務沒有了保障，中小企業自身又幾乎沒有任何人才支撐來維持會計信息化工作的順利進行，那么會計信息化就難逃失敗的命運。由于售后服務不到位導致企業會計信息化失敗的案例屢見不鮮。二是重功能輕文檔。這里的文檔是指用戶手冊、培訓教材、實施指南等。中小企業財務人員極其缺乏計算機知識，要想熟悉操作過程就需要進行多次重復的培訓，但供應商的當面指導有次數限制，并且需要付出服務費用，所以完備的文檔資料對于中小企業來說是極其重要的。

2.會計信息化軟件問題

當前會計信息化市場上出現了眾多功能型軟件，這些軟件在研發時具有不同的出發點，這會出現不同行業會計信息化軟件相互之間不相容的實際問題，會影響到會計信息化的實際效果，給會計工作的現代化造成阻礙作用。此外，很多會計信息化軟件的功能尚不完善，這會影響到軟件的應用，也會給會計信息化的深入發展造成短板效應，不能發揮出會計信息化的各種作用。

（1）選型失誤。

許多中小企業在選擇軟件時，經常出現選型不正確、軟件功能不能滿足企業業務需求的問題。例如，工業型企業卻購買了商業型軟件。出現此類問題的原因在于兩方面：一是企業的控制高層，二是軟件供應商。大多數中小企業主不懂軟件，面對形形色色的軟件產品，不知哪個軟件能滿足自己企業的需求。他們的通常做法是模仿其他企業，尤其是競爭對手。軟件供應商為了自己的利益不愿客觀地評價企業需求，提供正確建議，而只是大力推薦自己的產品。

（2）“二次開發”，缺乏實力保證。

商品軟件具有通用性，卻不能完全滿足各行各業的特色要求，所以往往需要進行二次開發，實現軟件與企業需求的結合。中小企業又具有經營多樣化、變化快的特點，就更加需要會計軟件功能的隨時增減來適應企業經營的變化，所以中小企業對軟件的“二次開發”有更加強烈的需求。但是，由于資金、人才的缺乏，中小企業的二次開發工作很難進行。軟件功能不能適應經營的變化，進而限制了企業的發展。

（3）軟件升級，難以滿足需求。

專門提供軟件服務的供應商會經常進行軟件升級，修改程序或增添新功能，但供應商所做的改進仍然脫離具體的企業需求，對企業的意義不大。財會軟件也不是版本越新越好，需要同時考慮軟件的穩定性，也許軟件會因為新功能的增加而變得不穩定。企業需要在軟件穩定性與功能效益性之間進行權衡。

3.會計數據共享困難

共享數據和信息是會計信息化的根本標志，只有數據和信息的共享才能更有效的發揮會計信息化的優勢，這是會計信息化建設的共識。而在實際的會計信息化過程中，制造、銷售、物流等信息難于與會計數據進行交換，造成了會計信息加工、使用上的困難，進而對會計信息化造成影響，失去了會計信息化的主要作用和價值，也影響了經營、服務和生產。企業在生產、銷售、控制和預測的經濟活動中，主要表現為信息流、資金流和物流的統一。要有效地控制“三流”，單靠財務部門使用軟件是不夠的，企業各個部門尤其是業務部門必須將其業務信息納入軟件管理的范疇，軟件功能將延伸到企業經營和管理的各個方面，這樣才能實現財務信息和其他業務信息的共享。

四、解決之策

1.完善與加強會計信息化的內部控制

在會計信息化的發展進程中，企業加快建立完善的企業內部制度。完善企業的內部控制可以有效減輕由于內部人員道德風險、系統資源風險帶來的危害。企業的內部控制制度包括安全保密制度、會計信息化崗位責任制度、日常操作管理制度、系統維護制度和會計信息化檔案管理制度等。

（1）做好系統的安全保密控制

由于電子數據高度集中，高度依賴電腦，且受人為操作失誤、機器故障、電腦病毒入侵及水災、火災等因素影響，數據容易被破壞，因此必須做好會計信息化的安全保密控制，主要控制措施應包括：訂立內部操作制度、禁止非電腦操作人員操作財會用電腦、設置操作權限限制、操作人員身份的密碼控制、數據存貯和處理相隔離、設置接觸與操作的日志控制、機房環境保護、安全供電系統的安裝等。另外針對網絡黑客和計算機病毒等，企業應增強網絡安全防范能力，采用防火墻技術，信息加密存儲功能等為會計信息化提供技術支持。

（2）建立會計信息崗位責任制、加強授權審批控制、強化內部牽制

企業建立會計信息系統崗位責任制，要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。會計信息化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。會計信息化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。實行會計信息化的單位要根據計算機系統操作、維護和開發的特點，結合本單位的會計工作要求，對會計崗位的劃分進行調整和設立必要的會計崗位。設置崗位時應根據職責分離的原則分配崗位，同時加強授權審批控制，強化內部牽制制度，通過人員分工、崗位責任制的建立、權限的劃分等形式進行控制，防止錯漏、舞弊和越權行為的發生。

（3）加強會計信息化檔案的管理

企業必須建立和完善會計信息化檔案管理制度，對會計信息化檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜等工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內，采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失，嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密，各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位，嚴格會計檔案的借閱權限和借閱手續。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

所以確保會計檔案的安全完整，是加強會計信息化管理的可靠保證，是保證系統內數據信息安全、完整的關鍵環節，也是會計信息得以充分利用，更好為管理服務的保證。

2.加強會計信息系統的安保措施

為了解決會計信息數據被篡改、增刪、偽造、破壞等問題，企業在具體落實的時候，可以從如下三個方面出發：第一、控制會計信息的輸入。嚴格控制輸入數據的正確性，堅持計算機程序控制輸入。組織專人對錄入數據進行審核、校驗；第二、控制數據處理。嚴格“走”計算機程序，利用計算機自動進行流程控制、數據修改、數據檢驗、有效性檢驗等，保證數據處理的質量；第三、控制數據輸出。確保數據輸出過程由專人負責，及時分析結果，并盡可能早地發現數據錯誤，避免錯誤的會計數據給企業發展帶來不利影響。

3.加快企業信息化進程，實現財務業務一體化

針對一些企業實施會計信息化后，企業管理信息化工作就處于停頓狀態，沒有及時開展其他業務系統的信息化建設，或者雖然已經開展了部分業務系統的建設工作，但由于缺乏整體的規劃，沒有用信息化的理念來指導這項工作，導致會計信息化沒有成為整個企業信息化的重要組成部分，這樣會導致信息數據在內部外部之間不能共享，信息流通不暢通，既影響了財務管理功能的發揮，又不能滿足企業現代化管理的需要。因此，企業信息化包含會計信息化的發展，會計信息化的發展是企業信息化在會計方面發展的體現，沒有企業信息化的發展就沒有會計信息化的發展，我們要加快企業信息化速度，實現財務、業務、生產一體化，實現物流、信息流、資金流的有效連接，進一步推進會計信息化的發展。

4.加快會計信息化人才的培養

針對目前我國會計信息化人才供給現狀，要想培養大量的信息化人才，需要從幾方面入手，首先，國家從宏觀的角度加大會計信息化方面的教育投資，加大會計教育的改革和發展力度，調動社會各種培訓機構的力量，為企業為社會培養大批合格的會計信息化人才；其次，企業應從實際出發，增強企業員工對管理信息化的認識，通過各種途徑，加強對高、中級管理人員、IT負責人，會計人員的培訓，提高他們的思想品德、職業道德、業務素質，造就一支多門類、多層次、高水平的專業人才隊伍，建立一支精干的會計信息化管理隊伍。

五、總結

綜上分析，實現真正的企業信息化，其進程是一條布滿著荊棘和困難之路，這不僅僅要求企業內部的領導、管理當局等中高層的重視支持還要企業外部的政府、院校、稅務等多部門共同聯手營造一個良好的企業宏微觀經濟、金融環境。

雖然道路崎嶇，但通過社會共同合力必將迎來會計信息化的曙光！