辦公自動化技術與工商行政管理的若干研究論述

程華強 朱洪波

中國人民大學

辦公自動化技術與工商行政管理的若干研究論述

程華強 朱洪波

中國人民大學

文章在分析辦公自動化系統需求和工商行政管理辦公系統需求的基礎上，應用先進的B/S三層架構開發模式，結合基于ASP、NET辦公自動化系統可行性分析和用戶需求，對工程行政管理辦公自動化系統設計展開分析。

辦公自動化技術 工商行政管理 數據庫管理系統 B/S三層結構

網絡信息技術的快速發展對人們的生活、工作產生了深刻的影響，日益成為人們生活的一部分。網絡信息技術的發展對工商行政管理產生了深刻的影響，表現在應用最新的技術形式促進了行政單位公文流發展，無紙化的辦公提高了工商行政管理的效率。在網絡信息技術和大數據的支持下，工商行政管理逐漸實現了辦公自動化，打造了能夠加強各部門交流、提高信息收集和處理效率、實現各種信息共享、完成科學決策的重要戰略信息系統。在國家信息化高度發展和工商管理信息需求的變化，在原有信息系統構建的基礎上對工商辦公系統的自動化實現提出了更高的要求。為此，文章對工商行政管理系統內部如何實現辦公自動化建設展開分析。

一、工商行政管理辦公自動化系統概述

（一）工商行政管理辦公自動化概述

辦公自動化是計算機信息網絡技術和現代化辦公理念結合的一種新型辦公模式，也是工商行政管理發展旺盛生命力、活力的重要體現。辦公自動化的實現能夠加強工商行政管理內部結構人員之間的溝通交流，使得工作的進行不會過多受到時間、地點的限制，實現內部辦公資料的高效傳遞，從而提高行政管理辦公效率。辦公自動化發展經歷了三個階段的發展歷程，第一階段的辦公自動化系統以傳統MIS系統為基本導向，以C/S框架模型為基本的信息處理中心。在這個階段的辦公自動化系統注重對數據信息的分析、匯總和計算能力。第二個階段的辦公自動化以工作流為中心，以數據庫的文檔管理、目錄管理、協同人員操作為主要內容。第三個階段的辦公自動化系統是建立在企業內外部的網絡平臺上，能夠為工商行政管理提供重要的幫助。

（二）工商行政管理辦公自動化系統目標

工商行政管理辦公自動化以提高工商行政管理效率、為工商行政部門的執法和決策提供支持為目標。工商行政管理在現有網絡信息資源的基礎上，借助計算機技術和網絡技術彌補傳統工商行政管理手工操作的局限，實現行政管理辦公的自動化發展，提高工商行政管理辦公自動化水平，并引導企業全體員工認識到工商行政信息化管理的重要性，從而提升工商行政管理辦公效率。

（三）工商行政管理辦公自動化遵循原則

第一，統籌規劃、分步實施、綜合開發的思想。工商行政管理辦公自動化實現要按照由簡到繁、從試用到推廣的過程進行。第二，統一規劃的管理思想。工商行政管理辦公自動化的實現要借助信息系統的開發軟件來對工商行政管理內部各部門工作內容、工作流程、工作業務等進行全面、系統的管理。第三，做好“三結合”工作。實現國家局、地方局、技術和業務部門的結合發展，處理好工商行政管理新舊數據信息、電子文檔、紙質文檔之間的有效銜接操作。第三，堅持用戶需求第一的原則。結合用戶的需求變化進行辦公自動化系統的開發，結合實際情況處理工商行政管理的各項業務，提升工商行政管理的辦公自動化水平。

（四）工商行政管理辦公自動化功能

工商行政管理辦公自動化是一個系統性工作，具體包含辦公處理系統、信息管理系統、網絡管理系統、決策系統等。工商行政管理辦公自動化系統的功能主要表現在以下幾個方面：第一，文字處理功能。工商行政管理文化處理功能主要是應用專門的文字處理軟件來進行雙語輸入和輸出，在編輯好文字信息之后將信息送入到激光照排系統排版操作，最終生成圖文并茂的文件。第二，數據處理功能。工商行政管理數據處理功能重點表現在數據信息的共享和查詢，結合實際發展需要對數據信息開展處理，從而滿足用戶的使用需求。第三，文件處理功能。工商行政管理的文件處理功能主要是對已經編輯好的文件信息進行整體處理操作，表現在文件的復制、輸出、輸入和歸檔管理方面。第四，聲音處理功能。這種功能是指計算機系統的語音識別能力，借助技術能夠模擬出各種類型的聲音。

二、工商行政管理辦公自動化系統開發的可行性分析

工商行政管理辦公自動化系統開發技術可行性是指應用最少的時間和精力來解決工商行政管理的發展問題。這種可行性分析主要是對工商行政管理發展環境和系統開發必要性問題的研究，只要在充分了解用戶需求的情況下才能保證工商行政管理辦公自動化系統開發的有效性。通過可行性分析，工商行政管理辦公自動化系統的應用需要滿足以下幾個方面的要求：第一，現有的技術形式能夠幫助用戶解決自己的工作需求問題。第二，工商行政管理開發系統開發之后能否提升工作人員的工作效率。第三，開發之后的系統運行所需要的成本費用是否合理。

（一）技術可行性分析

第一，系統操作平臺的可行性分析。技術的更新使得工商行政管理辦公進入到了網絡化時代，在以公文流轉為基本核心的基礎上能夠將各個部門的人員聚集到一起，實現不同地點、不同領域人員的協同工作。現階段能夠實現工商行政管理公文流轉的技術形式有很多，相應的技術開發平臺也很多，但是這些系統平臺在應用操作中都有著各自的特點。第二，B/S模式和C/S模式。現階段，工商行政管理辦公自動化開發模式主要分為兩種，B/S模式和C/S模式。前者是瀏覽器/服務器模式，通過任務的合理配合來在最大限度上降低通信的開銷。這種模式一般是在客戶機上安裝的，在應用操作的時候具有一定的麻煩，會出現各種形式的問題。在B/S模式的基礎上出現C/S模式。這種模式是一種基于內部網絡的應用開發系統，在服務器上執行操作，由此在很大程度上解決了計算機系統應用操作的各種問題。

（二）經濟可行性分析

結合現階段的技術形式，工商行政管理辦公自動化系統平臺開發的理想技術手段是ASP和NET。通過這兩種技術手段能夠提升工商行政自動化管理效率。

（三）操作可行性分析

工商行政管理自動化辦公系統應用B/S開發模式，客戶端通過計算機瀏覽器就能對自己所需要的各種信息進行獲取，通過WEB頁面的訪問形式來為用戶提供一個統一操作、統一辦公的操作平臺。

三、工商行政管理辦公自動化系統設計

（一）工商行政管理辦公自動化系統的總體設計

工商行政管理辦公自動化系統的實現對于系統的最終使用者來講，通過NET技術的 應用能夠 提升工商行政管理效率，為工商行政辦公人員的操作提供便利的支持，使得工商行政管理人員的工作不受到時間、地點、環境、網絡形式的限制。工商行政管理辦公自動化系統實現對于應用程序的開發者來講，通過XML技術的應用能夠實現多個平臺的跨度應用操作。

（二）工商行政管理辦公自動化系統的簡要設計

工商行政管理辦公自動化系統是針對公文、人事檔案、重要信息資料應用標準和操作規范的統一管理。公文流轉則是政府部門、企業單位、事業單位人員對各項通知、公告、會議記錄等信息發送給制定工作人員的流程。通過公文六組喊能夠實現對各項公文文件的規范化、高效化、靈活化處理，提升相關人員的工作效率。

工商行政管理辦公自動化系統公文流轉操作都是由一個專門的中心環節來指導完成的，在中心環節的指導下能夠隨時確定和跟蹤子厚資源任務的處理操作，并結合實際情況做出相應的調整，從而提升公文流轉操作的暢通。公文流轉模塊的設計主要分為兩部門進行，一部分是功能模塊的劃分，首先需要調動一切積極因素將功能模塊化分成一個樹形的結構。其次對模塊的接口進行定義，不斷完善其他功能模塊的組成，解決各個模塊操作上的不穩定問題，實現對各個模塊都額靈活優化控制。

（三）工商行政管理辦公自動化的總體設計

工商刑偵管理局大多承擔的是對所在管轄區域企業、個體商業護照辦理等相關操作，具體包括各種類型商戶和企業注冊名稱的審核和批準操作、同等類型企業的查詢和企業經營范圍管理等。為了富有效率的完成各項工作需要借助先進的計算機技術和網絡技術來打造完善化的辦公系統，從而提升各種信息查詢的效率，減少不必要的重復性工作。在工商行政管理工作的日益完善下，相應的自動化技術系統也新加了信息資料存儲流轉，能夠幫助工商行政管理辦公自動化系統在一些模塊發生故障的情況下及時啟動備用數據，保證查詢和應用數據信息的準確、高效。工商行政管理辦公自動化系統信息資料存儲流轉主要包括七大模塊，各個模塊之間的關系如圖一所示。七個模塊在公文流子系統上的操作呈現的一種平行關系，需要借助相關數據庫和操作程序來進行控制。

圖一：工商行政管理辦公自動化系統信息資料存儲流轉模塊

四、工商行政管理辦公自動化系統數據庫設計

（一）需求分析

需求分析是工商行政管理辦公自動化系統設計的關鍵，對工商行政管理辦公自動化系統的后期運行和維護管理有著十分重要的作用，為此需要引起有關人員的注意。

1.工商行政管理辦公自動化系統數據庫需求分析的任務

工商行政管理辦公自動化系統數據庫需求分析是一項系統化、復雜化的工作，其分析的合理性直接關乎到系統自身的穩定運行。為此，在構建工商行政管理辦公自動化系統之前需要相關人員做好需求分析，在透徹的分析完成之后打造一個完整、邏輯結構嚴謹、各個子系統相互獨立的數據庫體系結構。工商行政管理辦公自動化系統各個數據庫的設計需要遵循以下幾個原則：第一，層次分明，結構設計合理。第二，數據信息呈現的高度結構化、規劃化和標準化。第三，盡可能減少冗雜的數據信息，提高數據庫應用操作的高效性。第四，保證數據庫各項數據信息的準確、高效。第四，數據信息的正確性。

2.工商行政管理辦公自動化系統數據庫設計

工商行政管理辦公自動化系統數據庫設計是指用戶在指定的應用環境中，對各項數據信息進行優化處理和比對分析的設計形式。數據庫的主要設計形式分為兩種，一種以需求處理為主，另外一種則是以信息需求為主。面臨近幾年應用操作日益復雜的數據庫結構，以信息需求為主的數據庫設計形式成為一種主要的設計形式。

3.工商行政管理辦公自動化系統數據庫各表的詳細結構

第一，工商行政管理辦公自動化系統操作人員基本信息表，具體如表一所示。第二，.公文流程中轉路徑表。公文流程中轉路徑表如表二所示。第三，公文類別表，具體如表三所示。 第四，各個部門的信息表，如表四所示。

表一：工商行政管理辦公自動化系統操作人員的基本信息表

表二：公文流程中轉路徑表

表三：公文類別表

表四：部門信息表

（二）存儲過程

工商行政管理辦公自動化系統數據庫的存儲過程是由SQL基本權限控制，整個編譯語句是經過優化之后存儲在相應的服務器中，在應用的時候直接提取即可。這樣的數據信息存儲操作具有操作簡單、維護方便、語句執行和寫入快速、提升系統語句執行速度的特點。為了能夠進一步提升數據庫信息的安全性，可以采取多種方法進行數據信息的存儲，做好用戶名、密碼和核心數據訪問權限的設定。

五、工商行政管理辦公自動化系統的實現和測試

（一）工商行政管理辦公自動化系統的基本構成

使用者在應用工商行政管理辦公自動化系統的時候需要通過身份證進入到基本的系統界面，工商行政管理辦公自動化系統界面分為主操作菜單、主操作區。首先，公文發布。按照任務流程進行公文發布，在公文發布到 時候，業務流程會按照固定的方式進行流轉。其次，已發公文。在公文分布模塊上系統使用者能夠看到自己發送的信息，具體包括公文處理環節、公文流轉途徑。再次，公文委派。通過公文委派模塊能夠讓審批或者指定對文件按時送到相關管理人的手中，并按照一定的規定對文件進行批復。最后，已辦公文。工商行政管理辦公自動化系統操作人員通過這個模塊能夠了解文件的派發和應用情況。

（二）工商行政管理辦公自動化系統的測試運行

工商行政管理辦公自動化系統測試的方式主要包括人工測試和機器測試兩種，測試的項目包括名稱、信息、多功能、多種壓力測試等。工商行政管理辦公自動化系統的測試運行操作主要包括以下幾個方面的內容：首先，進行結構測試，對工商行政管理辦公自動化系統結構運行時間、運行故障、模塊認定等情況進行測試。其次，通過人機同步的方式進行測試，并應用相應的工作站進行信息查詢管理。最后，結合實際情況對關鍵模塊的改進。

（三）工商行政管理辦公自動化系統測試硬件標準

第一，WEB 服務器。WEB 服務器硬件平臺包括主頻 1.8GHz以上，內存1024MB 以上，磁盤空間至少40G 以上。WEB 服務器的軟件平臺包括Windows 2003 web Server, Microsoft IIS6.0。第二，數據庫服務器。數據庫服務器硬件平臺包括數據庫與 web 服務器分開，配置和 web 服務器一樣。數據庫服務器軟件平臺包括Microsoft SQL Server 2000。第三，訪問方式。訪問方式系統采用 B/S 結構，軟件平臺是IE6.0 。

（四）工商行政管理辦公自動化系統的全程測試

工商行政管理辦公自動化系統的全程測試主要是對文檔信息和操作系統的管理，系統管理時間需要一個月多的期間，測試時候系統運行穩定。

六、結束語

綜上所述，伴隨信息時代的到來，工商行政管理總局作為社會主義市場經濟監管和行政執法的重要部門，在其工作中承擔維護、規范市場秩序的工作職責，并隨著社會發展不斷完善自身職能。但是在實際操作中，工商行政傳統辦公操作管理不符合信息時代的發展要求。工商行政管理辦公自動化系統的建設和完善能夠提升工商行政管理的辦事效率，在最大限度上提高工商行政管理的監管和治理水平，使得工商行政管理工作邁上了一個新的臺階，在應用辦公自動化管理系統之后，地區工商行政管理人員轉變了自己的發展理念，借助先進工具提高了工商行政管理的辦公效率，改變了傳統的辦公模式，在最大限度上提升了工商行政管理辦公效率。就此，如何改變工商行政管理傳統辦公模式，實現行政管理流程電子化、信息化、自動化發展成為相關人員需要思考的問題。

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程華強（1980.10-），男，漢族，陜西咸陽人，中國人民大學，在職研究生，研究方向：企業管理專業企業管理方向；朱洪波（1981.4-），女，漢族，吉林九臺人，中國人民大學，在職研究生，研究方向：企業管理專業-人力資源方向。