做好電子文件歸檔管理的對策

閆偉

電子文件是社會活動的重要工具和真實(shí)記錄，也是社會各項(xiàng)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要依據(jù)和基本條件，它在記錄歷史、傳遞信息、傳承知識、傳播文化、服務(wù)社會、造福民眾等方面具有紙質(zhì)文件難以比擬的優(yōu)勢。由于電子文件對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性較大等原因，與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，已成為檔案部門面臨的重要課題。由于種種因素，電子文件歸檔管理并未引起相關(guān)部門的足夠重視，管理現(xiàn)狀也不盡如人意。筆者結(jié)合實(shí)踐，對如何做好電子文件歸檔管理談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

1.提高對電子文件歸檔管理重要性的認(rèn)識。隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的信息化功能日漸彰顯；政務(wù)公開又把檔案機(jī)構(gòu)作為一個(gè)信息中心推向社會。在信息化社會，對信息的全面占有和快捷提供，決定著一個(gè)信息部門的地位和作用。電子文件的歸檔與管理是檔案部門掌控?cái)?shù)字檔案信息的基礎(chǔ)性工作，因此，檔案部門是否能夠擔(dān)負(fù)起電子文件的歸檔管理工作，也決定著檔案部門在未來社會中的地位。當(dāng)然，國家有關(guān)文件也規(guī)定“檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)”。因此，電子文件歸檔管理是檔案部門不可推卸的職責(zé)，是檔案工作的一個(gè)非常重要的內(nèi)容。

2.確立電子文件歸檔方法。一是應(yīng)歸檔的電子文件最終版本錄入存儲載體上。這個(gè)過程一般是歸檔人員對經(jīng)過整理確定保管期限等檔案屬性后，錄入在存儲載體上， 脫機(jī)后存放在另外地點(diǎn)。二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時(shí)間積累進(jìn)行壓縮操作，錄入到存儲載體上。三是備份歸檔，一般在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，并錄入到存儲載體上。歸檔份數(shù)一般脫機(jī)拷貝兩套，一套封存，另一套提供利用。

3.科學(xué)管理歸檔的電子文件，實(shí)施前端控制。在電子文件全程管理中，最重要的是實(shí)施電子文件歸檔管理的前端控制。所謂前端控制理論是基于文件連續(xù)體理論，認(rèn)為不能武斷劃分文件管理和檔案管理的界限，主張?jiān)陔娮游募男纬呻A段就介入的相關(guān)管理，為其最后歸檔設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因此，筆者認(rèn)為，檔案管理部門要引入前端控制理論，盡早介入本單位信息化工作，參與有關(guān)信息工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制定，通過前端控制電子文件形成與上傳，控制電子文件的歸檔渠道、歸檔質(zhì)量，從而在體制上和技術(shù)上使檔案部門成為電子文件的最后匯總地，實(shí)現(xiàn)電子文件的集中保管和網(wǎng)絡(luò)化使用，最終保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、持久有效性。

4.選擇合適的電子文件歸檔方式和途徑。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差、易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。實(shí)踐證明，利用磁盤脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，如遇質(zhì)量差的磁盤會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作備份盤，但不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。筆者認(rèn)為，網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

第一，借助OA 網(wǎng)，開通電子文件歸檔專線。一是輸入到OA網(wǎng)的電子文件。隨著各單位OA網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件反映了單位職能活動的概貌，上網(wǎng)前要按照統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換，以保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。二是對那些未輸送到OA 網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，借助OA 網(wǎng)在各業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，建立依附在OA 網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門要對歸檔的電子文件提出格式要求，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的格式，如DBF、DOC、TXT、EXE 等格式文件。

第二，建立檔案管理網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)電子文件自動歸檔。為適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也由“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。OA 系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據(jù)筆者了解，多數(shù)單位使用的OA系統(tǒng)大多是本單位或上級業(yè)務(wù)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)是上級檔案主管部門推廣的檔案管理軟件。由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法實(shí)現(xiàn)電子文件的自動歸檔。

5.加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)。任何一個(gè)管理工作能否順利完成的關(guān)鍵取決于人。電子文件的歸檔管理不同于其他載體形式的檔案，熟練地掌握信息技術(shù)的應(yīng)用是做好電子文件歸檔管理的關(guān)鍵。對于新形勢下檔案工作者來說，僅具備檔案理論和檔案業(yè)務(wù)知識，很難為電子文件歸檔提出切實(shí)可行的建設(shè)方案，也很難對形式多樣的電子文件進(jìn)行技術(shù)處理，更難在信息海洋中利用最新的信息技術(shù)為利用者提供其所需的數(shù)字信息。因此，對外引進(jìn)、對內(nèi)培養(yǎng)一批掌握信息技術(shù)的檔案工作者，是做好電子文件歸檔管理工作的關(guān)鍵所在。為此，要加大在職干部的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)等多種形式，提高電子文件管理人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代化管理能力，以做好電子文件的歸檔管理工作。