中職院校檔案管理存在的問題及措施

尹聞曉

摘 要：隨著我國中職院校規模的不斷擴大，學校檔案管理方面也面臨巨大的挑戰。在中職院校改革不斷深入的過程中，檔案管理方面也經歷著歷史性的變革。我們應該正視新時期中職院校檔案管理存在的諸多問題，在提高學校管理水平和增強評估工作效果方面做出更多的努力。本文分析了中職院校檔案管理中存在的具體問題，給出了適應新時期中職院校檔案管理改革的措施。

關鍵詞：中職院校；檔案管理；問題及措施

中職院校的檔案是學校總結、考核的重要依據，同時也是領導研究學校發展歷史，進一步促進學校發展的第一手歷史資料，我國的很多職業院校都建有校史館，用于存放學校歷史資料和展覽學校的發展歷程。在這個檔案管理工作步伐加快的新階段，我們應該制定科學有效的方法適應時代快速的發展，提高學校的管理水平。對待目前的檔案管理現狀要有一個清楚的認識。

1 中職院校檔案管理工作的代表性問題

1.1 對檔案管理工作的重視不夠

中職院校對于檔案管理工作的重要性沒有一個明確的認識，導致重視不足，這是制約中職院校檔案管理工作水平的最重要的原因，在大部分檔案管理者都認為檔案管理就是整理搜集資料，沒有專業含量的現狀下，體制機制、部門設置、人員配置都只能維系在較低的水平[5]。當前我國的中職院校教師編制、師資不足，對于人才的引進也集中在專業課教師方面，對待檔案管理工作的實際需要，部分學校會暫時擱置。在相關的管理機制、人員工作考核方面標準化和規范化，學校沒有用于建設檔案管理的專項經費，難以開展檔案管理工作的培訓學習活動，難以滿足檔案管理的改革需要。以上現象的根源就是學校領導對于檔案管理工作的重視度不夠。

1.2 檔案管理人員的整體素質不高

現階段，我國中職院校對檔案管理者的要求不高，招聘門檻設置過低。專業技能和文化追評過低的現象普遍存在。大多數的中職院校檔案管理崗位的人員不是相關對口專業人才，學歷不高，年齡偏大[2]。由于檔案管理者的自身素質不高，工作主動性不高，責任心也不夠強，學校對其要求也逐漸放松，長期以來，檔案管理隊伍的素質被拉低，并且制約著檔案管理事業的進步。

1.3 檔案管理方式落后

在學校的各項工作中，基本的教學、行政、等機構都有完善的組織機構和詳盡的人事考核制度[3]。但是在檔案管理部門沒有完整的組織機構，這與檔案管理部門長期處于“邊緣”地位有關。學校沒有對檔案管理人員進行人才補充，或者檔案管理人員只是其他職位的兼職，這樣造成了該部門的不規范。檔案管理被扭曲成簡單的看管檔案，沒有做到科學的整理和研究開發，大大浪費了學校檔案的價值。

1.4 檔案管理條件不完善

由于中職院校的發展速度較快，對于檔案管理工作的重視不到位，資金的投入力度較小，學校的檔案管理基礎設施極為緊缺，無論是檔案資料存放庫房、管理硬件、防火防盜、日常維護等條件都遠遠落后發達國家。在信息時代背景下沿用舊的工作方式會增加資料檔案搜集、整理的時間，由于缺少相應的硬件設施條件，難以實現檔案管理形式的變革[4]，電子科技的應用程度不高，遠遠達不到“無紙化”辦公。這增加了資源成本，降低了管理效率。

1.5 檔案檢索效率較低

目前，我國中職院校的信息化改革不夠全面和深入，大多數的檔案信息檢索沒有實現全部的數字化，部分還沿用手工檢索，這也與部分紙質資料形式不便于信息錄入有關。在檔案管理部門，手工檔案檢索對人員的檔案熟悉程度和管理經驗要求很高，雖然對資料編制檢索工具進行了很多改進，但是檢索工具過多也會增加工作的復雜程度，總體上來講，中職院校檔案管理的檢索效率偏低，檔案服務質量不高。檔案的編研水平也不過關，通常情況下，中職院校的檔案編研人員配置較少，編演產品層次和質量水平都不夠高，多數情況下是為了做表面的形式工作，實際利用價值不高。

2 如何提高中職院校檔案管理水平

2.1 提高對檔案管理的重視程度

中職院校相關人員對于檔案管理的觀念十分影響檔案管理的工作效果，領導者要站在學校發展的高度，不斷更新發展理念，向先進信息化校園邁進。要不斷更新管理理念，把檔案當成制定學校未來發展方針的重要參考，總結經驗教訓，開發探索適合學校的發展路線。要有效利用檔案資源，加大對檔案信息開發的投入力度，增加學校的長遠發展競爭力。校方領導要關注檔案管理的工作，自覺做到全面、深入的組織工作，將檔案管理的工作納入到年度匯報內容當中，監督管理人員做好工作的考核。

2.2 構建完善的檔案管理機制

檔案管理工作多人才的要求是多方面的，不僅需要有一定的管理知識儲備，還有具備相應的嚴謹細致的態度。因此，要制定規范化的管理機制來滿足答案管理的總做需要。中職院校要對檔案管理人員定期進行工作考核，不能只設置定性的年度獎項，要將考核的內容進行量化分析，將具體的工作內容整理成階段性的量化表格，然后根據工作考核量化表來對應檔案管理人員的待遇福利、晉升機會、培訓機會等等。這樣與實際利益聯系的績效考核方式是現代企業人力資源管理的重要手段，可以被中職學校的管理者所借鑒。

2.3 重視檔案管理人才素質培養

要嚴格把關人才的引進，挑選專業知識、專業技術、綜合能力都優秀的人才補充到學校檔案管理工作隊伍中，要及時實現對舊員工的技能培訓。行業的形勢不斷發展變化，社會的要求決定了檔案管理人員應對挑戰能力必須要很強。要了解部門設計的本職工作的領域，增強檔案管理、計算機應用、互聯網信息檢索的綜合素質，學會用新理論、新方法處理檔案管理的新問題。要調動檔案管理人員的積極向，改變被動工作的現狀，轉變成主動服務的工作形式，要提高檔案管理人員對于檔案資料收集的參與度。要更新檔案管理人員的觀念，提高自我價值感。

2.4 加快檔案管理數字化建設

新時期的檔案管理要趨于信息化，要借助現代化管理技術提高檔案管理水平，在進行檔案管理數字化建設方面，要首先樹立檔案管理的現代化理念，更新對檔案管理的技術認識。要建立一臺科學高效的管理體系，實現技術信息化、數字化的科學管理。要應用計算機檔案管理系統、校園局域網建設、信息檢索技術等進行現代化的辦公[4]。利用強大的計算機空間進行資料的搜集、分來、存儲、傳遞，提高檔案管理失效。要加速校園網絡化檔案管理建設，建立電子檔案管理數據庫。鼓勵各部門以數字音視頻、數字圖片的形式上傳檔案資料，對于檔案的查詢設置一定的權限，部分實現自動化開放性檢索。

3 結語

綜上所述，中職院校目前的檔案管理存在著諸多的問題，也預示著檔案管理工作改革的長期性、復雜性、系統性[5]。這是一個從管理觀念到資金投入到人才管理的多方面的工作，在中職院校未來發展的道路上具有十分關鍵的作用。相關管理者要不斷提高檔案管理重視程度，增強檔案管理人才隊伍建設，進一步完善檔案管理機制，推動檔案管理的信息化進程。對待目前的檔案管理現狀要有一個清楚的認識，制定解決問題的規劃，及時進行信息化改革，引進先進的管理條件和專業人才，穩步邁入中職院校檔案管理的新階段。

參考文獻

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