企業文書檔案管理的創新途徑探索

馬麗燁

摘 要：文書檔案記錄了企業發展過程中的各項數據，對企業的各項重大決策都提供了重要的參考。但是從目前企業文書檔案管理現狀來看，很多企業都忽視了檔案管理工作，相關的管理措施也比較落后，嚴重影響了檔案管理的質量。本文在分析了文書檔案管理的重要意義基礎上，對企業文書檔案管理的不足以及創新思路提出了自己的觀點。

關鍵詞：企業；文書檔案；管理創新

隨著企業發展速度越來越快，文書檔案對企業各項決策的參考功能逐漸凸顯。為了保障企業平穩有序地開展經營活動，有必要提高文書檔案管理的質量，使這些資料可以為企業的發展提供更多幫助。基于這點，企業有必要結合企業自身發展實際，重新審視檔案管理是否存在不足之處，積極探索創新文書檔案管理的新方式，為企業的長遠發展提供保障。

1 文書檔案管理的重要意義

（一）必要性分析

對于企業的自身發展來說，要想實現企業又好又快地發展，持續提升企業的經營業績，有必要對企業發展過程中的各種信息做出匯總整理，為日后的發展提供大量的數據參考。從目前文書檔案管理現狀來看，文書檔案資料已經成為企業尤其是大型企業發展必不可少的參考數據，也對企業自身工作的反省和提升提供了充足參考。

（二）重要性分析

1.提高文件管理質量

在文書檔案管理中，絕大多數的文件都對企業發展來說至關重要，屬于重要的文件。這些文件體現了企業發展的方向以及大致的政策方針，對提升企業管理能力具有十分重大的意義。文件是文書的一部分，因此創新企業文書檔案管理的途徑對于提升文件管理質量起到重要的推動作用。

2.有助于企業未來發展

創新企業文書檔案的管理方式，提高檔案資料的管理質量與效率，可以充分保證文書檔案的安全性，使文書檔案得到充分合理的運用。尤其是在這些文書檔案中，絕大多數的文書檔案都涉及到企業經營發展的秘密，屬于重點保護的對象。因此創新檔案管理方式，保護文書檔案的秘密性，對企業未來發展來說至關重要，也是企業市場競爭力的重要組成。

2 文書檔案管理現狀分析

（一）領導層忽視檔案管理工作

因為部分企業的領導層認為檔案管理工作可有可無，導致文書檔案管理質量每況愈下，這些檔案資源的作用自然無從發揮。隨著企業之間的競爭力越來越大，企業將工作的重心更多地投入在了經濟效益增長的環節，而文書管理的質量并不能直接導致經濟效益的增長，因此也很難得到領導層的重視。除此以外，文書檔案多是記載企業過去的發展情況，采用的管理辦法，但是現在企業領導所堅持的是改革創新，不斷更新企業管理方式的理念，因此對文書檔案資料不多關注。

（二）文書檔案與現代化辦公模式不吻合

文書檔案的管理工作必須以紙質版文書為基礎，但是隨著信息化技術的迅速發展，很多企業單位都逐漸向無紙化辦公的方向發展，很多的文書資料都是以電子化的形式呈現，文字版檔案資料越來越少。有的企業的檔案管理工作比較落后，還沒有開設電子檔案的管理工作，這造成了企業每天產生的大量電子檔案無法歸檔，很多電子檔案可能因為保管不得力而丟失。

（三）檔案管理工作安全性偏低

雖然紙質化檔案數量呈現出了逐年遞增的趨勢，但是很多企業仍然以紙質版檔案為主，這些文書檔案一旦歸檔入庫，再次尋找和利用都會比較困難。除此以外雖然很多企業都已經認識到了信息化檔案管理方式的重要性，但是工作量僅僅停留在將現有的紙質化檔案向電子化檔案轉換的層面，還未普及到更多的領域中。在電子檔案管理方面，很多企業未重視對電腦軟件的保護，這就容易造成文檔資料因為受到病毒的攻擊而丟失或者泄露。

（四）文書檔案的利用率不高

受到傳統文檔保護思想的影響，認為文檔資料對現在以及未來工作的共享率很少，過多地關注與對文書文檔的保存，忽視了對文書文檔的開發管理。加上很多企業沒有完全實現信息化的檔案管理模式，造成許多檔案資源無法及時被查找，更不用說對企業員工借閱檔案，或者利用檔案資源輔助決策。除此以外，因為工作人員對文書檔案的重視程度偏低，造成了很多檔案資源的浪費。

3 企業文書檔案管理創新途徑探索

（一）重視文書檔案管理在企業中的地位

只有企業領導認識到檔案管理工作的重要性，才能自上而下地帶動文書檔案事業的發展。因此當前有必要克制住領導管理層片面追求經濟效益的思想，應當著眼于企業未來的長遠發展，認識到文書檔案對于企業未來發展決策產生的重要作用，從設備和人員上支持檔案管理工作的開展。為了有效督促文書檔案管理工作的開展，可以將文書檔案的管理情況納入到領導業績考核中，直接與薪酬相掛鉤。在管理內容上，檔案工作者應當系統整理企業建立至今在發展過程中取得的各種成果、數據資料，對經驗和教學進行總結，從檔案資料中分析出企業的短板，這也是文書檔案管理的重要性所在。

（二）檔案管理向信息化方向逐漸發展

從信息化發展趨勢來看，企業如果仍然堅持文書檔案管理這一種管理方式，則會造成檔案管理質量偏低，因此有必要引入信息化的大難管理模式。企業應當增加對檔案管理室的設備投入力度，增加計算機和網絡設備的配備量，輔助信息化檔案管理工作。首先利用網絡技術將各個部門的檔案資源進行匯總，有效地實現檔案資源在各個部門之間的信息共享；二是利用計算機儲存量巨大的有力優勢，將紙質化的檔案資源進行編號，并且將目錄記錄到軟件中，方便查找。

（三）建立高素質的管理團隊

管理團隊素質的高低也決定了檔案管理工作的質量。文書檔案管理工作中，即使有再好的設備資源，但是缺少高素質的人才團隊，管理質量也無法提高，因此企業有必要加強人才隊伍建設，選拔出對工作勤勤懇懇，對企業忠誠度高的人員組成企業的文書檔案管理團隊。在開始檔案管理工作之前，企業應當對人員進行專業技能的培訓，增強團隊的檔案管理技能，加強工作人員的保密意識，保證文書檔案的各項管理工作都有效落實。

（四）完善檔案管理的工作制度

工作制度是保證工作質量的前提，為文書檔案的管理工作提供了明確的標準，使檔案管理更加規范化。該制度建設包括文書檔案的制作、借閱、歸檔等等，制度目的是為了保證文書檔案的安全性和管理質量。從工作內容上來看，該項工作制度又包括了檔案制作、移送、入庫等工作流程制度、檔案保密制度、借閱制度等等。在制定完上述這些制度之后，應當監督該制度的實施情況，將員工對制度的遵守情況納入到日常考核當中，對遵守制度規定的員工予以獎勵，對違反規定的員工做出相應的懲罰，以保證制度的落實。

4 結束語

綜上所述文書檔案是各個企業檔案資源最常見的形式，對文書檔案資源管理質量的高低，直接決定了企業對檔案資源的利用效率.目前很多企業的文書檔案管理質量偏低，導致檔案資源嚴重浪費，因此有必要創新傳統的文書檔案管理方式，通過制度、人員建設等工作來完善原有檔案管理方式的不足。

參考文獻

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