人事檔案管理現狀及改進對策探討

竇敏

摘 要：近年來，我國的人事檔案管理現狀并不樂觀，甚至存在著檔案失真及材料不齊全等問題，要想從根源上解決我國人事檔案管理問題，就必須做到對癥下藥，真正地從問題出發，找出最佳解決方案。本文主要通過剖析當前的人事檔案管理現狀，提出有效的解決對策，以全面提高人事檔案管理水平，發揮人事檔案的實用價值。

關鍵詞：人事檔案 管理現狀 改進對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

在長期發展過程中，我國事業單位的人事檔案管理水平沒有得到根本性改善和提升。首先是因為管理部門并沒有真正認識到人事檔案管理的必要性和重要性，其次是由于相關管理體制和策略與事業單位發展狀況不相符，再者，市場競爭變得更加激烈之后事業單位的競爭力度沒有得到對應的提升。鑒于我國事業單位的發展非常緩慢的實際，必須對人事檔案管理進行深度改革，從而改變形式單一及效率低下的狀況，以此推動事業單位發展。

1、人事檔案管理中存在的弊端

1.1管理層沒有認識到人事檔案管理的重要性

總的來說，人事檔案管理一直得不到改善和提升，最關鍵的還是管理層的不重視。要想通過單一落后的體制，實現復雜繁瑣的人事檔案管理，這顯然是不可能的，其中必然會存在較大失誤。在這種效率低下的模式下，必然會影響事業單位的整體發展。在管理層不重視人事檔案管理的情況下，事業單位的檔案管理專業人員也會相應減少，相關工作就不能得到有序進行。有的單位受編制、人員數量所限，根本無法設置專門的人事檔案管理部門，也就無法高效的開展相關工作，經常會對其他工作的開展造成負面影響，嚴重影響單位的發展。

1.2管理機制落后

人事檔案管理制度長期以來一直使用“計劃的管理”為制度管理的主要形式，這種管理方式缺乏靈活性和朝氣性，一切都是以計劃的最初形式為主，俗話說計劃趕不上變化，這種制度已經完全跟不上檔案管理工作發展的步伐。人事檔案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其職能的，而人事檔案相關材料的收集和整理是整個檔案管理的核心也是最容易出錯的地方，而管理機制的落后也加大了管理的難度。

1.3硬件不到位

硬件設施不齊全，管理技術落后。人事檔案管理的硬件設施不齊全，包括檔案館和設備，有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人事檔案的管理名存實亡。長期下去，會導致原始的紙質檔案得不到有效的保護，很可能出現蟲蛀、霉變等現象；并且計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，不利于人事管理效率的提高，造成一定的資源浪費。

2、人事檔案管理方法措施

2.1提高對人事檔案管理工作的認知

人事檔案的內容主要體現和記錄著一個人的個人經歷，政治內涵，道德內容，作風等相關資料，是一個人全方位的記錄和證明，起著關鍵性的、可參考的作用，也是能證明一個人各項資料的重要內容，有的因為檔案的轉移和流動，很多資料、經歷以及評價都丟失了，導致出現補辦檔案的現象，但是這也很容易造成檔案的不完整性和不銜接性。因此，一定要重視對個人檔案信息的管理、整理，個人也要注意自己檔案移動的方向，很多人在離開學校步入社會很多年以后才知道自己的人事關系不知去向，在與用人單位簽訂一些必要的合同的時候，才發現檔案的缺失，然后再去補辦整理，造成了許多意想不到的麻煩和經濟損失，因此，一定要提高管理人員和個人對人事檔案的認知。

2.2完善人事檔案管理設備，實現人事檔案的數字化管理

要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持庫房內的溫濕度，每天監測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。對于人事檔案的內容格式、分類體系以及信息采集按要求統一，要建立電子賬號，實現信息共享。要建設人事檔案數據庫，對于人事檔案的信息，可以通過工作人員錄入方式，形成電子文檔，并將重要的材料進行數字化處理。此外，建設人事檔案信息網絡服務平臺，用于開展人才服務，發布人才供求信息等。

2.3建立有效的人事檔案管理體制

要打破各級部門條條框框的人事檔案的舊管理體制，實行相對集中的統一的管理體制。縣級機構的人事檔案可由縣檔案館統一管理，不必分散在縣直機關，有專門的檔案機構和人員進行管理，這樣可防止部門、單位之間互相推諉扯皮，便于社會利用，提高檔案利用率。縣級以上機構的人事檔案不宜與縣級機構一樣完全實行集中管理，但應相對集中。應建立與現代人事政策制度相適應的人事檔案管理制度，而不是單一的干部檔案管理制度。

2.4提高檔案管理人員自身素質和業務能力

人事檔案管理崗位要選出有黨性意識，具有強烈的事業心和責任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優秀人才從事管理工作，注意保護和調動他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進人事檔案管理水平的不斷提高。注重提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更要著眼于政治素質和實際本領的提高，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員。檔案工作者要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府這個工作大局，提高適應崗位要求的實際本領，不斷地提高管理水平。

結束語

總之，人事檔案管理工作的規范與否，不僅反映和檢驗我們的工作能否與新形勢下檔案工作的要求相適應，更直接關系到每個人的切身利益。所以，我們有必要認真反思存在的問題，清醒認識利弊關系，找到解決問題對策，確保人事檔案工作在今后社會政治經濟發展中充分發揮其獨特的功能和作用。

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