對做好信用社檔案管理的幾點認識

王婭雯

摘 要：農村信用社的檔案見證著信用社的發展歷程，承載了信用社前輩門的艱苦創業、砥礪奮進的光榮與夢想，真實地反映了農村信用社發展歷史的全貌，是農村信用社經營管理的重要財富，為農村信用社的日常工作提供歷史依據及經驗教訓，對農村信用社企業文化建設及外部形象起著強力的推動作用，同時對信用社的經營管理及長遠規劃發揮著“參謀助手”的作用。

關鍵詞：信用社 檔案 管理

檔案是指過去和現在的國家機關、社會組織、以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，具體包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用八個方面，筆者就如何做好農村信用社檔案管理工作談幾點粗淺認識。

一、信用社檔案管理主要存在的問題

（一）檔案管理工作重視程度不夠。依法治檔意識不強，對檔案管工作不夠重視，沒有將檔案管理工作列入到信用社工作的計劃和規劃當中，存在“重經營、輕檔案”的現象。信用社的檔案存放管理是信用社日常工作中具有實際意義的工作，但由于大部分信用社對檔案管理的重視度不夠，致使這項工作一直停滯不前，無法取得高效率的工作成果。根據現階段我國信貸業務檔案的范圍劃分來看，主要可以分為個人信貸業務和公司信貸業務，基層員工對其劃分的執行力度并不太大，沒有嚴格按照其信貸類別歸檔，造成信貸業務檔案資料混亂，給日后的查閱核查工作帶來極大的不便。究其根本，還是信用社的基層業務員對信貸檔案分類管理認識不足的原因，包括信用社的管理層人員對此項工作的開展意義了解和認知也不夠到位。

（二）專業的檔案管理崗位缺失，檔案管理崗位人員業務素質偏低。目前在信用社的崗位設定中，大多數沒有專業的檔案管理員對信貸檔案定期進行匯總和歸類。各信用社的檔案管理人員一般都是由信貸員兼任，檔案管理人員專業知識匱乏，沒有經過相關法律法規的深入學習和了解，缺乏檔案工作管理能力，不明確自身掌有的管理職責，在信貸業務中不能很好的遵循檔案管理原則。另外就是檔案管理人員頻繁調動，人員職位不穩定，沒有設置專門檔案管理崗位、沒有明確崗位職責，大多為兼職檔案員，不利于檔案的及時搜集、整理、歸檔，給檔案管理造成一定的混亂，增加了檔案遺失的風險。更有甚者，為了規避減免自己在信貸操作中的不規范行為，也會出現篡改檔案資料的情況，給檔案的整體管理造成不可反轉的危害，也降低了信貸檔案的真實性和可信度。

（三）隨著經營規模的擴大，信用社的各類檔案在不斷的增加，但存放檔案的庫房卻置錐之地。除此之外，即便有專門的檔案管理室，但在建設上依舊存在很多的疏漏。沒有鐵柜、防火、防潮、防蟲等方面的配置，不能完善妥帖的保存檔案記錄，甚至部分信用社對信貸檔案隨意丟放，根本沒有進行加鎖等嚴密性的保護措施，致使信貸檔案留存期間發生損毀。

（ 四 ）檔案管理人員責任歸屬不明確，交接班不清楚。由于基層信用社的業務人員匱乏，沒有專職的信貸管理人員，導致信貸檔案任何人都可以查閱，甚至篡改信息，而且沒有調閱記錄，一旦出現緊急情況，無法保證信貸檔案的真實可信度，或者遺失責任無人承擔等等情況。另外頻繁的崗位變動也無法對信貸檔案資料進行有效的交接工作，造成責任不明的情況。

二、信用社檔案管理工作幾點建議

（一）重視信用社檔案管理工作，并將檔案管理工作的計劃、長遠目標納入本信用社工作計劃當中，調動全員參與，共同做好檔案管理工作，提高對檔案管理工作的認識。對基層業務人員進行定期培訓，提高檔案管理的重要性認識，在精神層面上建立起責任意識，進而在工作中落實到位。管理層也要對業務員進行相關檔案管理細則的系統學習和考試，要求每位信用社工作人員對檔案管理的操作流程和制度規定爛熟于心，提高實際工作中的規范度。

（二）根據信用社自身的經營規模，建設好足夠存放檔案的庫房，做好檔案室硬件設施的配套工作，保證檔案存放室的條件都符合標準。另外可以結合信用社的實際需要，建立網絡化管理，信息時代無紙化辦公是必然的發展趨勢，網絡化的統一管理可以減少交接班過程中檔案資料的丟失和遺漏，同時也可以提高業務人員的工作效率。再者，對檔案進行網路化的管理也是日后的個人征信系統的必然要求，將檔案資料電子信息化對于保證檔案資料的安全也有一定的提高，沒有管理人員的認證其他人無法隨意查看檔案，在每份檔案的查閱調取中都會在網絡上留下記錄，也便于意外情況發生時的解決方案。更是可以有效的減少使用空間的占比，提高業務人員的工作效率。

（三）穩定檔案管理崗位人員，檔案管理人員應有較強的責任心，遵守崗位職責，自覺地學習、宣傳、落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案業務的學習培訓，熟練掌握分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，并積極參加檔案管理部門組織的業務培訓。及時做好檔案入庫、交接、查閱工作，做好檔案利用成效總結的撰寫。同時要加強監管工作，只依靠業務人員的自覺性對于檔案管理工作是遠遠不夠的，部分檔案會記錄一些違規操作的痕跡，為了避免業務員串通一氣對檔案進行篡改，信用社必須加強對檔案的監管力度。除稽核對信用社進行檢查以外，聯社的業務管理部門也要肩負起定期對檔案管理人員的監督和指導工作，對于已形成的風險事故進行相關業務員的責任追究，嚴格執行檔案管理制度，堅決維護信貸客戶的資金利益，提高經濟效益。

（四）重視信用社檔案管理工作的連續性和重要性，不能“臨時抱佛腳”，只在檔案達標之前重視檔案管理工作，檔案達標后就將檔案管理工作擱置，不但造成檔案管理工作中斷，而且需花費大量的人力、物力和財力。制定出實用的檔案管理相關制度，設置專門檔案管理崗位，制定檔案管理員的崗位職責。并且要明確管理人員的責任，實行檔案管理終身責任制，以此保證信用社檔案從歸檔到入庫保管各個環節的工作失誤降到最低，也能得到檔案管理人的高度重視，保證每一分檔案的保管得當，避免責任無人承擔的情況以及責任推脫事件的發生。落實崗位責任制度，對信貸工作的每個環節都做到有人負責、有人記錄、有人跟蹤。加大對信貸檔案的資料收集力度，盡可能的降低信貸風險。同時對后續工作的記錄也要及時更新，保證檔案中資料齊全，手續正規，提高對檔案管理的操作水平和精神認識。

（五）相關制度要不斷更新，緊隨當地信用社的實際情況進行一定范圍內的改動，以求最大化的符合當地的發展情況以及信用社的承受情況，完善相關細則，確保檔案管理有據可查，減少實際情況的制約。

總結

無論是信用社的業務經營，還是企業文化建設，檔案管理工作都發揮了基礎性的作用，為信用社的發展歷程、業績成果、服務百姓提供了堅實的文字、數字、圖片等紀實信息，隨著經濟案件、涉恐案件的增多，信用社檔案管理工作的完整性、規范性、連續性、健全性已迫在眉睫。并且，檔案管理也是信用社業務開展情況的真實記錄，可以反映信用社此階段業務運行的真實狀況，幫助制定下一階段的具體工作計劃。所以說，檔案管理工作是信用社業務管理的基礎性工作，建立健全的信貸檔案也可以有效的降低信貸風險，對信用社以及客戶都有著重要的作用。

參考文獻

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