學校人事檔案信息化管理中存在的問題及對策

邸玉

人事檔案是指有關(guān)組織在人事管理過程中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德能才績等情況，以個人作為單位進行集中保存、以備查考的各種歷史記錄的集合。人事檔案信息化管理主要是結(jié)合網(wǎng)絡信息化技術(shù)和檔案管理軟件，對人事資料信息進行管理的過程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎(chǔ)之上的一種新型的人力資源信息管理模式。學校人力資源管理信息系統(tǒng)作為典型的管理信息系統(tǒng)，開發(fā)的內(nèi)容主要有前臺的應用程序開發(fā)和建立、后臺數(shù)據(jù)庫維護兩個方面。前者要求在具有功能完備的同時擁有容易操作的特點，而后者要求建立起數(shù)據(jù)安全性能好，數(shù)據(jù)一致性和完整性強的數(shù)據(jù)庫。人事管理信息系統(tǒng)是對學校工作人員信息進行統(tǒng)一的自動化管理的信息系統(tǒng)，可以方便的進行查詢、錄入、修改、刪除、退出等操作，隨時把握人員的變動情況，使管理人員更方便地進行人事管理工作。目前，學校人事檔案信息化管理過程中存在諸多問題，筆者就其解決對策作初步探討。

一、學校人事檔案信息化管理存在的問題

人事檔案信息化是指國家檔案行政管理部門在人事檔案管理活動中統(tǒng)一規(guī)劃和組織，全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，處置及整理人事檔案信息資源，并對其提供利用服務。這樣，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是面向人事檔案實體保管的，如今轉(zhuǎn)型成為為社會提供服務。為推進人事檔案信息化建設的進程，中組部、人事部在1996年底又把配備計算機和有關(guān)多媒體作為人事檔案信息化的必要裝備，并納入人事檔案室“達標升級”的重要考核指標。當前，有許多學校開始實行人事檔案信息化管理，但是因為缺少系統(tǒng)的理論學習和具體的實踐指導，信息化建設過程中出現(xiàn)了許多問題。

主要表現(xiàn)在：①軟硬件基礎(chǔ)設施不齊備。很多學校由于經(jīng)費問題，沒有配置相應的人事信息管理基礎(chǔ)設施，阻礙了人事檔案信息化建設的進程。②人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)一般錄入的都是按照職工自己填寫的內(nèi)容，即使人事管理部門硬件設施跟上了，但如果相關(guān)部門不加以核實，往往造成數(shù)據(jù)不準確。所錄入的數(shù)據(jù)一般都是些基本數(shù)據(jù)，動態(tài)信息錄入不及時，以至于數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實情況，這就造成了數(shù)據(jù)庫信息質(zhì)量低下，降低了人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用率和可信度。③在實行人事檔案信息化管理的同時，還必須認識到信息安全保密問題，人事檔案管理使用信息化技術(shù)，能夠帶來很多的便利，但同時也增加了人事檔案保密和人事檔案安全工作的難度。主觀上，人事檔案部門的保密意識和安全意識有待加強，忽視對檔案網(wǎng)頁內(nèi)容的審查和信息的管理；客觀上，由于技術(shù)原因，電腦病毒橫行，黑客大肆攻擊，給人事檔案信息安全和保密帶來了嚴重威脅。④人事檔案信息化進程中的關(guān)鍵就是人的因素，在當前的人事檔案管理轉(zhuǎn)型時期，管理隊伍中既懂人事檔案管理又懂得信息管理和法律應用的復合型人才很少，管理部門又忽視了對這種復合型人才的培養(yǎng)和引進，以至于延緩了人事檔案信息化建設的進程。

二、完善學校人事檔案信息化管理的對策

1、增強人事檔案信息化管理意識。學校人事檔案信息化管理工作要想扎實有效推進，就必須先解決個別領(lǐng)導和管理人員對人事檔案信息化管理工作的片面認識，使其在思想上足夠重視，行動上切實支持。一方面，針對個別學校領(lǐng)導不重視人事檔案管理工作、對人事檔案管理工作投入有限、不支持進行信息化管理的問題，檔案部門要加強宣傳、勤于溝通，講清人事檔案信息化管理的意識和作用，獲得領(lǐng)導的支持和認可，并給予必要的人、財、物支持。另一方面，學校人事檔案管理人員要強化信息意識和服務意識，積極主動地學習信息化管理知識與技能，并能有效應用于人事管理和人事信息服務之中，為學校人事檔案信息化建設提供充分的人力資源。

2、選擇優(yōu)質(zhì)的信息化管理系統(tǒng)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)的選擇決定了人事檔案信息化管理的成效。因此，選擇一套合理的、科學的信息管理系統(tǒng)，充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)將人事檔案分類、歸檔，并做好查找、備份等系統(tǒng)化設置，是學校進行人事檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)。系統(tǒng)應具備強大的統(tǒng)計和計算功能，便于人事信息的錄入和更新，并能夠在網(wǎng)絡上實現(xiàn)資源共享。同時，人事信息的錄入要做到準確無誤，并定期進行更新。此外，做好系統(tǒng)的定期維護和檢測工作，完善安全保護措施，避免被網(wǎng)絡黑客侵入，造成信息的破壞和泄露。

3、加強人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。人才是行業(yè)發(fā)展的根本，是保證行業(yè)穩(wěn)定快速發(fā)展的基石。在政府信息公開視閾下，人事檔案管理人員要在掌握一定的計算機基礎(chǔ)和法律知識、熟悉人事檔案工作的業(yè)務的同時，熟悉政府機構(gòu)的運作機制、有較高的政策解讀水平。但就目前的水平而言，人事檔案管理人員并不能滿足這樣的需要，這就需要實施人才建設戰(zhàn)略。培養(yǎng)、引進人事檔案管理工作需要的復合型人才。人事檔案工作人員應樹立信息意識、質(zhì)量意識、創(chuàng)新意識和法制意識，加強計算機應用等專業(yè)知識的學習，學會運用現(xiàn)代化管理理論技術(shù)、方法和相關(guān)法律規(guī)定，做好人事檔案信息化工作。

參考文獻

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[2]龐海青.學校學生檔案管理工作芻議[J].大家，2010.17.

[責編：程韜]