簡述檔案管理指標體系

劉春靜

[摘 要] 構建一套完善的檔案統計指標體系，將為檔案工作帶來實質性的改變，并且在工作中帶來許多顯性效益，進行簡要分析。

[關 鍵 詞] 檔案管理指標；基礎指標；拓展指標

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）35-0249-01

一、構建完善的檔案指標體系的必要性

1.構建一套完善的檔案指標體系，便于各級人民政府和各個機構及人員準確把握檔案管理的基本情況。這就要求檔案管理部門廣泛地搜集各地區、各部門和各行業的檔案管理發展現狀的數據，逐步達到統籌規劃協調，集中統一負責。根據準確、完整和系統的檔案數據，依托科學、合理、高效的檔案管理，構建一套完善的檔案指標體系，對評價該地區的檔案管理的基本情況和發展水平，起到積極的推動作用。

2.構建一套完善的檔案指標體系，便于各級人民政府平衡和協調檔案管理與國民經濟及其各部門和其他社會管理機構的發展平衡關系。檔案是社會的公共財富，蘊含著大量的珍貴數據。首先，華夏五千年的歷史沉淀、智慧結晶和生產科研成果都詳細地記錄在檔案之中，也就是說，檔案記錄著人們的生產與生活。其次，檔案又為生產和生活提供方方面面可查詢的數據，它為支持國民經濟及其各部門的發展提供幫助，也為國民經濟及其各部門和社會各項管理機構的協調和發展帶來支持。因此，通過建立一套有效和有機聯系的檔案指標體系，可以達到國民經濟及其各部門和其他社會管理機構的協調發展與平衡。

3.構建一套完善的檔案指標體系，便于糾正社會和公眾對檔案和檔案管理在認識上的偏差，促進公眾對檔案和檔案管理的了解，加強全社會對檔案和檔案管理的認知度。

檔案出現的歷史很久遠，但是，檔案管理實踐工作在我國的開展卻很短，中國的檔案管理從二十世紀三十年代國民政府時期的“文書檔案改革運動”開始，雖然經歷了八十年的發展歷程，但是公眾在日常實際工作中很少通過檔案完成工作和學習；再有，公眾接觸檔案的機會并不多，不是每個人都有機會接觸、都會有意識地利用和查詢檔案，這樣也造成了檔案和檔案管理的淡化和薄弱；再者，目前在我國大學學科設置中，有檔案專業的高校目前全國僅有三十幾所。除了少數接受正規檔案學歷教育的專業人才，大眾對檔案管理的概念、作用以及重要性并不是很了解。而近些年利用檔案挽回災難損失、利用檔案作為法律憑證保障個人利益的情形不斷增多，公眾逐漸開始關注檔案和檔案管理。建構一套完善的檔案指標體系，正確分析檔案管理發展的現狀，有利于公眾客觀了解檔案管理發展，從數量角度和數量邏輯關系的角度增強對檔案管理的社會認知。

4.構建一套完善的檔案指標體系，可以準確、全面地反映當地檔案管理發展現狀，從量化的角度將這些信息及時地反饋，為各級政府在制定國民經濟和社會發展計劃時，提供準確而全面的信息。

檔案管理指標體系包括基礎指標和拓展指標，一級指標也是檔案指標體系的基礎，是客觀評價檔案管理的基礎，力求科學、全面和可操作性，主要包括“體制機制指標”“設施建設維護管理指標”“基礎業務管理指標”“檔案數據動態管理指標”“開發利用管理指標”“安全體系指標”和“支持保障指標”等七個一級指標。在一級指標的基礎上，建立下一個層次的指標，即二級指標，拓展指標是二級指標，也是在一級指標的基礎上進一步延伸發展的指標，具體說明某一個方面的情況。檔案管理指標體系有若干個二級指標，每個二級指標項均列明了具體的指標核算要點，以及核算、考核和評價的計算方式和方法。一級指標和二級指標形成檔案指標體系，檔案指標體系力求結構合理、層次分明、量化性強；采用層次分析法的基本原理，將檔案管理的諸多因素條理化和層次化。

二、指標體系內容

1.體制機制指標包括檔案資料重視程度管理指標、人員和機構指標、管理制度實施程度和效果指標、行政執法指標、監督指導指標和機制創新指標。

2.設施建設維護管理指標包括檔案空間利用情況指標、設施設備利用情況指標。

3.基礎業務管理指標包括檔案資料收集過程指標、檔案資料收集結果指標、檔案資料基礎分析指標、建檔工作指標、檔案館藏數量指標、檔案接收指標和檔案數據征集指標。

4.檔案數據動態管理指標包括檔案資料的入檔指標、檔案資料的出檔指標、檔案資料的動態分析指標。

5.開發利用管理指標包括檢索工具利用情況指標、檔案工具編輯、研究和開發情況指標、工具利用效果指標、開發利用指標、紙質檔案數字化指標、數字檔案館（室）建設指標。

6.安全體系指標包括檔案安全管理指標、館舍建設指標、原件保護指標、涉密文件指標、檔案清理指標、重要檔案異地異質備份指標。

7.支持保障指標包括組織領導指標、經費保障指標、科研工作指標，宣傳工作指標和人才工作指標等。

參考文獻：

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[2]龍麗旭，王建明.淺談當前檔案統計中存在的問題及其對策[J].云南檔案，2007（8）.