淺談公證檔案數字化與檔案保護

陳福政

一、網絡環境下的電子文件

電子文件（Electronic Files）是以二進制數字代碼形式存儲于計算機存儲器或外部存儲介質中，由計算機系統訪問并可以通過通信網絡傳輸的文件，也可以被叫做“數字文件”。這是電子文檔與紙質文檔的基本區別。電子文檔也是一種文檔，它具有紙質文檔的所有屬性，特別是紙質文檔的使用性和有效性。從邏輯上講，電子文檔是“數字信息”和“文檔”兩個概念的交叉點。它們是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

電子文件的種類多種多樣，數字化公證檔案主要涉及以下三種：（1）文本文件，利用文字處理軟件生成的文件；（2）圖形、圖像文件，使用掃描設備采集，或由數碼相機等電子設備采集的圖形文件；（3）視頻、音頻文件，使用數碼攝像機、錄音筆等電子設備采集的影像聲音等。

二、電子文件與公證檔案

（一）紙質公證檔案與電子公證檔案的銜接

在實際工作中，由于紙質公證檔案方便可靠，利用率很高，所以使用的一般公證檔案都使用紙質。但紙質公證檔案占的空間比較大，公證檔案堆積問題很難得到妥善解決。是否保存紙質性的公證檔案并且保存多久是長期困擾公證檔案管理人員的問題。甚至有同志提出為節約空間不必保存紙質公證檔案，電子檔案完全可以滿足查考的需要。在沒有明確細致的公證法律依據情況下，個人認為，目前還是應采取紙質檔案與電子公證檔案一起歸檔，形成內容相同的兩套公證檔案的做法。由于內容相同，載體不同的兩套公證檔案，在歸檔時就必須考慮紙質公證檔案與電子公證檔案的聯系。現階段應該做的是，重要的電子公證檔案草稿的歸檔。記錄了文件的自然形成過程以及最原始的流轉、修改流程等信息的電子公證檔案的草稿也應納入電子檔案歸檔范圍。

（二）推進檔案數字化建設環境下公證檔歸檔過程中存在的問題

（1）檔案數字化建設，是指綜合應用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、檔案管理活動存儲技術等高科技信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。計算機具有非常強大的檢索能力，電子文件一般在利用和傳輸方面具有紙質文件無法比擬的先天優勢，能夠高效查詢，必將成為未來的主要檔案類型。所以，有的檔案工作者認為，檔案進行數字化后，沒有必要再對原件進行保護，因此缺乏對紙質檔案原件保護的意識。

（2）與紙質公證檔案的歸檔相比，電子檔案具有許多不同特點。比如在歸檔手段上，現在采取以電子檔案歸檔為主，輔之以在紙質檔案上人工蓋章的方式。但這樣就使電子檔案的安全性難以保證。電子公證檔案沒能和紙質檔案的歸檔建立必要的聯系，在公證檔案的完整性上，有的缺乏證書的翻譯，有的還缺少公證書的公證文本和公證簽發稿。在公證文書真實性、一致性、有效性控制、審查等方面缺乏有利的措施和科學的規劃。

（3）對通過網絡傳輸的文件，保密性措施仍需加強。盡管不同的公證員、助理有不同的權限，對文件的保密性仍然是一個問題。

三、公證檔案數字化建設過程中公證檔案的保護及建議

（一）轉變觀念強化公證檔案保護意識

公證檔案由公證材料文件轉變而來。在辦理公證案件的過程中所形成的文件、資料作為歷史記錄和原始文件進行了系統的整理、歸檔和保存的，就是公證檔案文件。公證檔案因其證據效力的特殊性，按照行業要求大部分公證檔案的保管為永久性保管。因此，以最合理的投資，采取最佳的保護措施，真正延長公證檔案原始材料的使用壽命，使公證檔案的價值最大化的目的才有可能實現。

（二）提高公證檔案數字化建設數據庫的質量

電子檔案的安全保護，有必要從電子信息存儲載體入手。首先，我們必須選擇一個安全穩定的電子公證檔案文件管理系統和可靠的存儲服務器，保證歸檔電子檔案的安全性和存儲壽命。其次，服務器環境應控制相應的溫濕度。根據“磁性載體檔案管理與保護標準”的規定，對溫度和濕度的變化范圍應在15℃-27℃溫度和相對濕度在40%-60%選定的一組值，一經選定，確保24小時內溫度數值變化不超過±3℃、相對濕度數值變化不超過±5%。最佳環境溫度為18℃，相對濕度為40%。防止灰塵；防止外來磁場；防止機械震動或強震；防止病毒木馬入侵，防止光和有害氣體的影響。同時，加強日常管理維護工作，定期做數據備份操作，可有效解決意外事故發生后的數據回復問題。

（三）大力培養公證檔案數字化建設的復合型人才

公證檔案數字化建設是一項新的復雜的系統工程，涉及到公證工作不斷發展的諸多因素。公證檔案數字化管理水平，不僅取決于管理人員的知識水平，更大程度上取決于計算機及相關知識的補充和更新速度。因此，公證機構要定期組織相關工作人員進行檔案管理知識和計算機信息技術的培訓，系統化地學習數字化檔案管理知識，更快地適應數字化的檔案管理方式，把傳統檔案管理與現代信息技術相結合。同時，公證機構要完善人才引進機制，引進一些既掌握電腦知識又有熟練的檔案業務能力的復合型人才，為公證檔案數字化建設提供智力保障。