縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的探究

王亞平

摘要：在這個新的發(fā)展背景下，各個方面的工作都要做到與時俱進，檔案的管理工作也是如此。在縣級的檔案局，檔案管理可以說是一項非常重要的工作了。而且隨著大數(shù)據(jù)的到來，檔案不再是單單的保管，還要實現(xiàn)信息的資源共享。為了適應(yīng)這個現(xiàn)代化的發(fā)展要求，本文將對如何做好這項工作進行探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化管理；檔案；縣級檔案局；信息技術(shù)

隨著信息化的快速發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。為了更好地達到這次的工作要求，可以從以下方面進行改善。首先，與時俱進，跟上時代發(fā)展的腳步，將檔案信息上傳到電子數(shù)據(jù)庫當中，進行統(tǒng)一化管理。其次，改善檔案管理工作的工作制度。最后，始終遵循以人為核心的理念，加強檔案館人員的信息化技術(shù)。

1、檔案信息與電子信息技術(shù)的完美結(jié)合

檔案管理工作是縣級機關(guān)的核心工作之一，也是這一機關(guān)工作價值的重要體現(xiàn)，所以各部門都非常重視。而且檔案管理工作還保存著最真實的信息，所以這項工作是很有意義的。而且，伴隨著科技的進步，現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)是面向全球的。因此，對于縣級檔案局的現(xiàn)代化檔案管理工作既是一個發(fā)展機遇，同時又是一項挑戰(zhàn)。

若想更好地完成這項工作，首先要認識到檔案信息與電子信息技術(shù)結(jié)合的意義所在。這項工作主要是將紙質(zhì)的檔案信息錄入到計算機，存儲到信息庫當中去，建立電子版的檔案來替代紙質(zhì)檔案，為信息找一個全新的載體。而且，計算機具有搜索功能，能夠快速的查找需要的信息，減少了紙張的浪費，還大大提高了檔案管理人員的工作效率。

在將檔案信息與電子信息技術(shù)結(jié)合以后，還可以建立一個全面、綜合性強、查找方便且迅速的檔案信息網(wǎng)。人們可以通過這套網(wǎng)絡(luò)體系，將公開的信息上傳到縣級檔案局的工作網(wǎng)站中去，方便人們到網(wǎng)站中瀏覽，這就是在實現(xiàn)所謂的資源共享。這樣一來，人們在查找信息的過程中，可能還會注意到縣中的各個方面的發(fā)展動態(tài)，進而促使縣里的經(jīng)濟得到發(fā)展。

2、全面改善檔案管理工作的工作制度

2.1對檔案進行全面的普查

為了更好地落實現(xiàn)代化的檔案管理工作，將其變成有規(guī)劃且標準性強的工作，首先要做的就是進行全面的普查。這些檔案包含有幾代人的信息，所以數(shù)量十分龐大，是一項十分艱巨且困難的任務(wù)。但是，正因為傳統(tǒng)的檔案管理工作不會對其進行普查，所以現(xiàn)代化檔案管理工作才要完成這一艱巨的任務(wù)。不過，這項工作也不是毫無源頭可抓的，普查工作可以專門針對那些長時間不會觸碰的檔案進行全面普查，而那些經(jīng)常會翻閱的檔案則可以粗略看一下。并且在普查的過程中，要懂得舍棄一些不再具有使用價值的信息，去除重復(fù)出現(xiàn)的信息，這也能使檔案管理工作的效率有所提升。

2.2統(tǒng)一的為檔案分配序號

我們所說的現(xiàn)代化檔案管理工作，主要是運用計算機，相關(guān)工作人員需要將紙質(zhì)檔案中的信息記錄到計算機的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中去。為了加快計算機的搜索速度，錄入信息時，工作人員可以給檔案分配統(tǒng)一的序號，使信息按照序號的順序排列。這樣一來，不僅使得信息的查找速度加快，還方便相關(guān)工作人員檢驗信息是否完整，是否有遺漏，避免錯誤的發(fā)生。

2.3對題目名稱進行規(guī)范

為了使大家查找信息的準確率更高，可以對檔案的題目名稱進行標準、規(guī)范化的修改。題目的命名，要能夠正確的描述出機構(gòu)的工作特性，盡量減少由于描述不準確，而在計算機中查找不到信息的情況發(fā)生。而且，在進行檔案錄入的過程中，相關(guān)工作人員不要偷懶，粗略的表述內(nèi)容。要不辭辛苦的詳細記錄信息，做到時間、地點、人物、事件以及范圍等各個信息都齊全，保證電子版的檔案信息是完整的。在最后的信息審查過程中，一旦發(fā)現(xiàn)某個檔案的信息不夠完善的，要立刻將其補齊，若是信息重復(fù)了，也要及時處理掉，用心的做好這項工作。

3、培養(yǎng)一批優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案管理人才

首先，在挑選現(xiàn)代化檔案管理人員的時候，這些人必須是對傳統(tǒng)檔案管理工作業(yè)務(wù)熟練的人。如果這些人連基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)技能都不具備，那需要進行培訓(xùn)的任務(wù)就太過繁重了，而且培養(yǎng)起來耗費的時間太長。其次，這些人不能是思想觀念陳舊的人，要懂得追隨時代的腳步，有先進的思想，喜歡并且敢于接受新鮮事物，這樣的人培養(yǎng)起來會更加容易。最后，如果這些人具備創(chuàng)新思想，并且喜歡自學(xué)或者擅長計算機技術(shù)就更好了。

為了能夠更快、更好的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，必須抓緊培養(yǎng)一批優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案管理人才，而這一工作就要求管理人員掌握一定的計算機專業(yè)技能，能夠利用計算機處理一些事務(wù)。可以為挑選的這些人員開設(shè)一個計算機技術(shù)培訓(xùn)班，幫他們掌握計算機技能。正所謂：干一行，精一行，這應(yīng)該是人們對于自身工作的態(tài)度。一個合格的現(xiàn)代化檔案管理人員應(yīng)該具備以下三個條件：第一，熟練掌握計算機在檔案管理方面的專業(yè)技能，這樣也有利于自身的更好發(fā)展；第二，業(yè)務(wù)能力要相當強甚至可以說是專業(yè)的，這樣才能更好的服務(wù)大眾，為他們答疑解惑；第三，檔案管理工作涉及的內(nèi)容其實相當廣泛，除了掌握專業(yè)技能外，還要了解一定的其他方面知識，使自己更加充實，面對他人的提問，可以回答的出來。

4、結(jié)語

檔案管理工作由原來的紙質(zhì)版演變成現(xiàn)在的電子版，是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。而且現(xiàn)代化的檔案管理工作，減少了人員的浪費，節(jié)省了經(jīng)費的同時還提高了工作的效率，大大方便了人們對于信息的查找，這是時代進步的標志。

參考文獻：

[1]馮躍龍.試論縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù).2016 （3）：134

[2]董青竹.檔案管理工作中的綜合檔案館服務(wù)方式若干問題探究[J].軟件：電子版.2016 （10）

[3]蘭英.建立數(shù)字化檔案館實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù).2015 （21）

[4]郝雅靜，王薪超，翟玉芳.縣級檔案館口述檔案收集工作中存在的問題及對策研究[J].決策與信息旬刊.2016 （9）endprint