淺析設計院科技檔案管理模式的新發展

郭旭+陳曉明+牟雪梅+劉璞

摘 要：本文將伊犁花城勘測設計研究有限責任公司（原農四師設計院）的科技檔案作為主要研究對象，由于科技檔案在勘測設計院的檔案管理中占具很大比例，且處于相當重要的位置，因此科技檔案管理方法的革新一直備受各設計院的高度重視。但在計算機繪圖普及，電子文件越來越多的當下，傳統的科技檔案管理模式已無法適應現代管理的需求，檔案管理的信息化也日漸成為各單位急需解決的問題。本文在結合科技檔案管理工作實際和閱讀大量文獻的基礎上，闡述了科技檔案的特點和現狀，并提出了在科技檔案管理工作中的若干條建議和想法。

關鍵詞：設計院；科技檔案；管理模式；檔案信息化

在工程建設活動中直接形成的各種形式的信息記錄，如工程準備階段性文件、施工文件、竣工驗收文件等，這些生產過程中形成的歷史記錄非常具有保存價值，是企業無形的資產，然而如何對“資產”進行高效管理正是檔案管理工作的重點。伴隨著電子制圖的普及，設計人員熟練地掌握CAD軟件后，電子制圖對設計工作效率的提高將趨于極限。此時，科技檔案管理的信息化也由此應運而生，替代了傳統的管理模式。

筆者所在設計院成立于20世紀50年代，其科技檔案具有一定歷史性，形成的材料和載體豐富多樣，這些存儲的檔案資料具有極高的利用和參考價值，它不僅服務于本單位的設計人員，同樣也輻射相關的建設單位和施工單位。鑒于科技檔案的重要價值和積極作用，如何做好科技檔案管理信息化，有效的進行資源優化配置，對于提高工程行業的管理水平有著重要的指導作用。

1 科技檔案在設計院管理中的現狀

科技檔案是在生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、聲像資料等，是企業在各項經營活動中考查決策的有力證據。但科技檔案的管理在目前的工作中仍存在諸多問題，與新形勢下檔案管理的要求存在很大差距，主要表現在以下方面：

1.實物存放占據空間大，不易保存。

科技檔案管理資料多、雜，通過傳統人工登記整理的方式，已不利于查找利用，且隨著工程量的日益增加，存放圖紙、文本等實物的有效空間也日趨緊張。其次，由于很多資料歷史年限較長，在數次調閱、加曬的過程中造成紙張磨損、褶皺，字跡模糊等問題，在很大程度上，降低了資料的再利用率。

2.歸檔不及時，收集難度大。

科技檔案是設計人員共同的智慧結晶，是設計院寶貴的財富，是企業從事工程記錄的有效見證。部分設計人員在項目結束后沒有將工程圖紙、計算書、設計變更等，及時提交，在未能將設計資料及時歸檔期間，設計人員將圖紙等資料隨意堆放，保存方式過于簡單，造成資料出現不同程度的折損、范舊。

3.缺乏專業人才，崗位培訓機會少。

由于管理員對檔案學、計算機等相關專業基本知識的儲備及運用技能缺乏宏觀的指導，只是單一的照搬固有的工作套路，并沒有在繼承的基礎上創新，使得科技檔案管理的革新速度慢，業務水平滯后。

2 加強科技檔案管理的策略

對科技檔案進行管理時，既要便于保存和后期的查找、借閱，又要符合國家或相關地區的規定和標準。因此，實現科技檔案管理，需要依靠科學有效的歸檔制度，利用制度管理的有效性和穩定性，提高科技檔案工作效率和水平。

1.明確科技檔案內容。

由于科技檔案涉及的相關文件較多，為了避免資料在存檔過程中丟失及人員變動導致檔案不完整現象，必須堅守定期、及時歸檔的原則，且每次存檔時間不能過長。正常情況下，當設計圖紙審查完畢后，必須在限定的時間內將全部有關該工程的資料進行整理歸檔。

2.編制科學合理的檔案管理制度。

制定科學的檔案分類方案，依據方案對所存文件和科技資料進行系統的分類組卷。依照檔案的載體形式（紙質版或電子版）對科技檔案進行歸類、擺放。

3 信息化時代檔案管理的要求

傳統的檔案管理模式已無法適應電子信息時代下，電子設計資料更新換代的腳步，所以這要求檔案管理人員轉化傳統觀念，依照“存儲數字化、管理自動化、利用電腦化”的發展方向，適應管理工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。

1. 加快紙質檔案向信息化的轉換。

紙質檔案向信息化的轉換，體現了檔案室庫藏的特色與價值，這也是設計院在合作與競爭的信息時代下生存與發展的保障。充分利用局域網和互聯網功能，運用合適的辦公軟件，進行網絡信息的搜集、加工、整理、排列和組合，方便檔案的存儲、分類和檢索，使之更利于后期的借閱和再利用。

2.開拓歸檔新途徑。

根據檔案信息內容所涉及的地域或內容等分類，利用現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，探尋多種檢索途徑，將不同的檔案資源進行整合，歸納。

3.加強管理員專業素質。

科技檔案載體形式的多樣性，技術的綜合性，管理的流動性以及資料的系統性等特點決定了管理員的專業性，這就要求專門人員進行實際操作，提高檔案管理水平，它更是檔案管理健康持續發展的重要舉措。除此，管理人員還需具備嚴格地保密意識，在規章制度允許的范圍內從事工作。

4 結語

縱觀科技檔案管理的現狀和信息技術發展的新趨勢，我院應迎合國家積極促進檔案信息化管理的歷史機遇，增強服務意識、樹立管理新模式、加強安全監督，促進管理技能向信息化發展，完善檔案管理信息化運行機制。然而，信息化檔案管理的建設是一個循序漸進，不斷摸索中前進的過程，在摸索中探尋與自身發展相適應的管理模式，因此還需結合本單位實際，在繼承的基礎上創新，為設計院各項事業的發展提供可靠、豐富的檔案信息資源和優質服務。

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