淺析設(shè)計院科技檔案管理模式的新發(fā)展

郭旭+陳曉明+牟雪梅+劉璞

摘 要：本文將伊犁花城勘測設(shè)計研究有限責任公司（原農(nóng)四師設(shè)計院）的科技檔案作為主要研究對象，由于科技檔案在勘測設(shè)計院的檔案管理中占具很大比例，且處于相當重要的位置，因此科技檔案管理方法的革新一直備受各設(shè)計院的高度重視。但在計算機繪圖普及，電子文件越來越多的當下，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代管理的需求，檔案管理的信息化也日漸成為各單位急需解決的問題。本文在結(jié)合科技檔案管理工作實際和閱讀大量文獻的基礎(chǔ)上，闡述了科技檔案的特點和現(xiàn)狀，并提出了在科技檔案管理工作中的若干條建議和想法。

關(guān)鍵詞：設(shè)計院；科技檔案；管理模式；檔案信息化

在工程建設(shè)活動中直接形成的各種形式的信息記錄，如工程準備階段性文件、施工文件、竣工驗收文件等，這些生產(chǎn)過程中形成的歷史記錄非常具有保存價值，是企業(yè)無形的資產(chǎn)，然而如何對“資產(chǎn)”進行高效管理正是檔案管理工作的重點。伴隨著電子制圖的普及，設(shè)計人員熟練地掌握CAD軟件后，電子制圖對設(shè)計工作效率的提高將趨于極限。此時，科技檔案管理的信息化也由此應(yīng)運而生，替代了傳統(tǒng)的管理模式。

筆者所在設(shè)計院成立于20世紀50年代，其科技檔案具有一定歷史性，形成的材料和載體豐富多樣，這些存儲的檔案資料具有極高的利用和參考價值，它不僅服務(wù)于本單位的設(shè)計人員，同樣也輻射相關(guān)的建設(shè)單位和施工單位。鑒于科技檔案的重要價值和積極作用，如何做好科技檔案管理信息化，有效的進行資源優(yōu)化配置，對于提高工程行業(yè)的管理水平有著重要的指導(dǎo)作用。

1 科技檔案在設(shè)計院管理中的現(xiàn)狀

科技檔案是在生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、聲像資料等，是企業(yè)在各項經(jīng)營活動中考查決策的有力證據(jù)。但科技檔案的管理在目前的工作中仍存在諸多問題，與新形勢下檔案管理的要求存在很大差距，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.實物存放占據(jù)空間大，不易保存。

科技檔案管理資料多、雜，通過傳統(tǒng)人工登記整理的方式，已不利于查找利用，且隨著工程量的日益增加，存放圖紙、文本等實物的有效空間也日趨緊張。其次，由于很多資料歷史年限較長，在數(shù)次調(diào)閱、加曬的過程中造成紙張磨損、褶皺，字跡模糊等問題，在很大程度上，降低了資料的再利用率。

2.歸檔不及時，收集難度大。

科技檔案是設(shè)計人員共同的智慧結(jié)晶，是設(shè)計院寶貴的財富，是企業(yè)從事工程記錄的有效見證。部分設(shè)計人員在項目結(jié)束后沒有將工程圖紙、計算書、設(shè)計變更等，及時提交，在未能將設(shè)計資料及時歸檔期間，設(shè)計人員將圖紙等資料隨意堆放，保存方式過于簡單，造成資料出現(xiàn)不同程度的折損、范舊。

3.缺乏專業(yè)人才，崗位培訓機會少。

由于管理員對檔案學、計算機等相關(guān)專業(yè)基本知識的儲備及運用技能缺乏宏觀的指導(dǎo)，只是單一的照搬固有的工作套路，并沒有在繼承的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，使得科技檔案管理的革新速度慢，業(yè)務(wù)水平滯后。

2 加強科技檔案管理的策略

對科技檔案進行管理時，既要便于保存和后期的查找、借閱，又要符合國家或相關(guān)地區(qū)的規(guī)定和標準。因此，實現(xiàn)科技檔案管理，需要依靠科學有效的歸檔制度，利用制度管理的有效性和穩(wěn)定性，提高科技檔案工作效率和水平。

1.明確科技檔案內(nèi)容。

由于科技檔案涉及的相關(guān)文件較多，為了避免資料在存檔過程中丟失及人員變動導(dǎo)致檔案不完整現(xiàn)象，必須堅守定期、及時歸檔的原則，且每次存檔時間不能過長。正常情況下，當設(shè)計圖紙審查完畢后，必須在限定的時間內(nèi)將全部有關(guān)該工程的資料進行整理歸檔。

2.編制科學合理的檔案管理制度。

制定科學的檔案分類方案，依據(jù)方案對所存文件和科技資料進行系統(tǒng)的分類組卷。依照檔案的載體形式（紙質(zhì)版或電子版）對科技檔案進行歸類、擺放。

3 信息化時代檔案管理的要求

傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)電子信息時代下，電子設(shè)計資料更新?lián)Q代的腳步，所以這要求檔案管理人員轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)觀念，依照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用電腦化”的發(fā)展方向，適應(yīng)管理工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。

1. 加快紙質(zhì)檔案向信息化的轉(zhuǎn)換。

紙質(zhì)檔案向信息化的轉(zhuǎn)換，體現(xiàn)了檔案室?guī)觳氐奶厣c價值，這也是設(shè)計院在合作與競爭的信息時代下生存與發(fā)展的保障。充分利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能，運用合適的辦公軟件，進行網(wǎng)絡(luò)信息的搜集、加工、整理、排列和組合，方便檔案的存儲、分類和檢索，使之更利于后期的借閱和再利用。

2.開拓歸檔新途徑。

根據(jù)檔案信息內(nèi)容所涉及的地域或內(nèi)容等分類，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強檢索工具的功能和性能，探尋多種檢索途徑，將不同的檔案資源進行整合，歸納。

3.加強管理員專業(yè)素質(zhì)。

科技檔案載體形式的多樣性，技術(shù)的綜合性，管理的流動性以及資料的系統(tǒng)性等特點決定了管理員的專業(yè)性，這就要求專門人員進行實際操作，提高檔案管理水平，它更是檔案管理健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措。除此，管理人員還需具備嚴格地保密意識，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)從事工作。

4 結(jié)語

縱觀科技檔案管理的現(xiàn)狀和信息技術(shù)發(fā)展的新趨勢，我院應(yīng)迎合國家積極促進檔案信息化管理的歷史機遇，增強服務(wù)意識、樹立管理新模式、加強安全監(jiān)督，促進管理技能向信息化發(fā)展，完善檔案管理信息化運行機制。然而，信息化檔案管理的建設(shè)是一個循序漸進，不斷摸索中前進的過程，在摸索中探尋與自身發(fā)展相適應(yīng)的管理模式，因此還需結(jié)合本單位實際，在繼承的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，為設(shè)計院各項事業(yè)的發(fā)展提供可靠、豐富的檔案信息資源和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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