計算機在農機檔案管理的應用

李元偉

檔案管理現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行 、管理方法和手段，以達到預期目的面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是項耗資巨、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。

電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯識到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

一、檔案管理現代化的目的

我們進行檔案管理現代化建設，就是要取得檔案管理總目標的最佳效果。檔案管理總目標體現在兩個方面：一是要安全、可靠、有效地保存和保護好各類檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是充分開發檔案信息資源，最大限度地為社會各界服務，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為社會進步和經濟發展。

在檔案管理現代化過程中，檔案信息化是主要組成部分，涵蓋了上述目標的兩個方面，做好檔案信息化建設是檔案管理現代化的基礎任務。全省各級檔案部門、省級各大機關開展了對重要檔案的數字化工作，檔案信息化建設正在全面推進。加強檔案信息化建設已經成為全體檔案工作者的共識，信息化帶動戰略正在各級檔案部門穩步實施，推動著檔案管理現代化的發展。

二、檔案管理現代化的內容

檔案管理現代化是一個大概念，涉及到檔案的收集整理、檔案的保存及保管條件、檔案保護技術、計算機應用技術、檔案管理數字化、檔案信息資源開發利用的方法和途徑、電子文件的收集積累、整理歸檔及開發利用等領域，內容非常豐富。概括起來主要有3方面的工作：一是如何最大限度地延長檔案壽命；二是如何利用計算機及其網絡技術開發檔案信息資源，為社會各界服務；三是在電子文件日益成為社會文件主導形式時，如何收集、積累、整理、形成檔案，豐富館藏，做好新類型增量檔案的管理。這三方面工作不是孤立的，而是有相互依存和相互制約的關系。第一方面工作是基礎，如果沒有檔案保存和壽命延長，就談不上檔案信息的開發利用；做好第二方面的工作，可以更好地體現第一方面工作的意義；如果沒有第三方面的工作，在電子文件成為社會文件主導形式時，檔案就失去了繼續豐富館藏的源泉，變成無源之水、無本之木，其后果也不堪設想。也就是說，在社會信息化的新形勢下，第一方面工作望繼續深化，第二方面工作要不斷發展，都要依靠第三方面的工作，或者說都受第三方面工作的制約。第三方面工作是第一方面工作在社會信息化的新形勢下的繼續，也是第二方面工作在社會信息化的新形勢下的繼續發展和拓展。

三、電子計算機技術發展在檔案管理現代化的運用

運用快速發展的計算機技術，實現檔案管理的現代化驗室 1、努力使檔案信息化建設與本地區或本單位信息化建設同步。2、把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容。出于信息技術的廣泛采用和電子政務的快速推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案信息化建設轉移。3、堅持檔案信息化建設“發展、服務、安全”三項基本原則。（1）堅持把檔案信息資源建設作為檔案信息化建設的基礎工程和核心任務。檔案信息資源建設，應該建立對現有館藏資料、檔案和文件的數據庫；對文件目錄實現機檢。由于計算機的普及使用，電子文檔成為新時期檔案工作的對象，所以管理人員在工作中要對電子形式的文件、檔案采用科學的方法和技術管理好，否則電子文檔的丟失的損失是巨大的。管理和利用電子文件，是今后檔案管理工作的重心。（2）堅持把實現檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務水平作為檔案信息化建設的根本目的。（3）堅持把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設的關鍵環節。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，

運用計算機管理檔案工作，須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。 檔案工作人員要熟悉檔案業務，認真學習、深刻領會和掌握檔案行業標準，樹立高度的工作責任心，做好檔案 據的錄入工作，積極參與檔案學術研究，不斷提高理論研究水平。檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。

四、檔案信息化建設的重要意義

信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇。廣大檔案工作者普遍認識到，加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代相社會發展的必然選擇，是加強檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要織成部分。檔案信息化建設對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。

（作者單位：461400 河南省太康縣農機局）