醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設的應用與工作創(chuàng)新的幾點思考

徐輝

【摘 要】信息化時代的飛速發(fā)展及醫(yī)療改革的不斷深化，加快現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展與信息時代相適應，必須要做好綜合檔案數(shù)字化建設，完善醫(yī)院檔案管理工作，根據(jù)醫(yī)院綜合檔案的特點，打破傳統(tǒng)的工作模式，對促進醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設的有效措施及工作進行創(chuàng)新。

【關鍵詞】檔案；數(shù)字；醫(yī)院；應用；建設；綜合

社會的發(fā)展和科技的進步推動了現(xiàn)代醫(yī)療制度的改革，新醫(yī)改對醫(yī)院管理提出了更高的要求。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎，醫(yī)院中的檔案記錄著醫(yī)院各項活動，通過文字、圖像、聲音等對具有價值的信息進行整理保存。在醫(yī)院檔案中通過對信息的應用，對醫(yī)院管理工作的正常運轉和對病人信息的有效保護具有重要作用，因此醫(yī)院檔案管理工作亟待完善。

1 醫(yī)院綜合檔案的主要特點

1.1 載體性

醫(yī)院綜合信息包含了醫(yī)院管理內(nèi)容中的諸多方面，其中主要包括醫(yī)療、行政、設備、財務等多個方面的信息。傳統(tǒng)的檔案管理，在信息保存上通過紙張完成，“使用者”通過直接閱讀的方式便可以獲取信息。在信息環(huán)境中，醫(yī)院中的各項信息都被數(shù)字化，利用磁盤或光盤等方式承載信息，要想閱讀信息中內(nèi)容，必須要完成解碼，這就大大提高了信息保存的安全性。數(shù)字化檔案與紙張檔案相比，在管理上存在一定的差別，紙張檔案因為內(nèi)容與載體兩者之間是不可分離的，管理起來相對容易，但數(shù)字化檔案則不同，數(shù)字化檔案管理過程中需要對硬件和軟件進行不斷更新和維護，確保管理的合理性、有效性、安全性。

1.2 共享性

目前信息技術飛速發(fā)展，電子文檔具有很高的共享性。紙張檔案因為受時間和空間等條件的限制，查閱檔案必須到檔案室，并且在查閱過程中可能對文件造成損壞。信息化檔案則可以在應用網(wǎng)絡的基礎上，利用計算機終端，實現(xiàn)在任意地點對檔案的閱讀，方便借閱檔案人員對文檔的需求。

1.3 時效性

信息化數(shù)字化的日趨完善，檔案管理者需要熟練掌握和應用通信技術、數(shù)據(jù)庫技術，以便實現(xiàn)對信息的快速檢索、遠程查看等操作。同時，在信息環(huán)境基礎下，電子文檔從形成到歸檔可以在較短時間內(nèi)完成，提高了信息的時效性。

2 加強綜合檔案數(shù)字化建設的措施

2.1 前期準備工作

醫(yī)院的領導需要重視醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設工作，將其納入到醫(yī)院整體建設與規(guī)劃中，并且加大宣傳力度，在醫(yī)院引起各個層面工作人員的廣泛重視，為檔案數(shù)字化建設創(chuàng)造良好的環(huán)境。

完善檔案數(shù)字化建設需要提供硬件支持，檔案管理部門需要配備計算機、掃描儀等相關設備，同時還應當聘用專業(yè)的技術人才對工作人員進行指導和培訓。合理調(diào)配人員進行檔案數(shù)字化建設，特別是在籌備過程中，需要人工操作完成大量的工作，并對相關工作人員的能力要求較高。

2.2 數(shù)字化建設過程中的應用

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化建設應用是一種相對比較快捷的管理模式，因此，在數(shù)字化建設進程中，應當統(tǒng)一制訂并嚴格控制標準，對檔案進行合理準確的分類。

檔案分類工作量非常大，工作中必須加強嚴把質(zhì)量關，并且檔案分類在大多數(shù)時候都需要人工完成，差錯的存在就不可避免。因此，在數(shù)字化建設過程中要嚴格控制質(zhì)量標準，例如，針對在紙張上的文檔，掃描過程必須要仔細，避免出現(xiàn)漏掃、錯掃等情況，確保綜合檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。

檔案是醫(yī)院的機密文件，對其安全性的防護至關重要。醫(yī)院綜合檔案管理工作必須要嚴格保密，避免文檔資料泄漏給醫(yī)院和患者帶來損失。數(shù)字化建設需要在網(wǎng)絡信息技術上進行，隨著信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡安全雖然得到了提高，但是仍然存在許多問題有待解決。由于數(shù)字化管理的一個主要特點就是不受時間和空間的限制，這樣容易導致資源丟失。因此，在綜合檔案數(shù)字化建設中，需要加強網(wǎng)絡安全防護，對醫(yī)院綜合檔案進行備份，提高信息的安全性和可靠性。

3 優(yōu)化及創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方式

3.1 重視規(guī)劃管理，建立健全檔案管理制度

制度具有根本性、長期性等特點，是檔案規(guī)范化管理的關鍵。醫(yī)院要保證檔案管理工作的正常開展，就必須要高度關注醫(yī)院檔案管理工作情況，構建相應的管理機制，根據(jù)醫(yī)院工作開展的情況，擬定切實可行的檔案管理工作制度，保證醫(yī)院長遠、健康發(fā)展。分管檔案工作的領導應重視檔案管理工作，并經(jīng)常過問該項工作實施現(xiàn)狀，適當增加人力、資金等方面的投入，領導檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障，為該項工作的有序開展保駕護航。

3.2 提升創(chuàng)新意識與服務觀念

構建檔案的最終工作目標就是為了要更加高效率的利用檔案，根據(jù)這一情況來看，被動式的工作模式應當被淘汰。要緊跟當前社會發(fā)展的步伐，醫(yī)院檔案管理工作人員必須要建立健全檔案信息管理意識，由原來的等、靠、要被動狀態(tài)轉變?yōu)橹鲃优c其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一時間收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實性、可靠性。在日常工作中提升檔案編研工作質(zhì)量，并對檔案進行系統(tǒng)性加工。主動為醫(yī)院內(nèi)部高層領導服務、為醫(yī)學研究服務、為醫(yī)院日后發(fā)展服務。

3.3 強化隊伍培養(yǎng)，提高業(yè)務水平

培養(yǎng)創(chuàng)新理念是保證醫(yī)院長遠發(fā)展的關鍵點之一，要想做好檔案管理，使之日趨現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化，必須要有專業(yè)化的高素質(zhì)人才做支撐，應具備豐富的專業(yè)領域知識和檔案管理技能，熟練掌握現(xiàn)代化辦公手段。領導層的工作人員要打破傳統(tǒng)工作模式，認識到醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新對醫(yī)院發(fā)展的重要性。要制定人員培訓計劃，采取派出去、請進來等多種形式、多種渠道培養(yǎng)人才，逐步使檔案管理工作走上規(guī)范化管理軌道。讓檔案管理滿足社會發(fā)展的需求，更加優(yōu)質(zhì)、高效的滿足醫(yī)院的日常使用需求。

4 結語

綜上所述，檔案信息化建設可以有效的提高醫(yī)院管理水平和質(zhì)量，促進醫(yī)院管理制度的改進和優(yōu)化，可以帶動醫(yī)院管理過程中各個部門的信息化管理，強調(diào)資源共享，在整體上提高醫(yī)院的管理水平。加強檔案信息化在醫(yī)院管理中的應用，打破傳統(tǒng)封閉工作模式，思維敏捷、思路開闊，提高工作效率，進一步提升檔案管理人員的技術和能力，要有新觀念、新思想、新方法，從而挖掘出檔案信息化在醫(yī)院管理中更多更好的應用。

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[責任編輯：田吉捷]