檔案全過程安全管理中的風險控制研究

劉蓓

摘要：檔案安全風險存在于檔案形成、管理、利用與保護的各個工作層面。因此，應依據檔案實體種類、規模和數量，適時地建立有效的檔案安全管理機制，通過檔案部門風險管理應用實踐，動態地調整檔案安全風險管理機制的適用性、可操作性，最大限度地降低檔案安全風險，從而確保檔案的絕對安全。

關鍵詞：檔案全過程；安全管理；風險控制

引言

檔案作為人類政治、經濟、文化及社會交往等活動的記錄，具有原始性、真實性和憑證性等重要特點。檔案一經產生，同時又成為人類政治、經濟、文化及社會交往等活動的重要資源，這種資源是國家資源體系的重要組成部分。在所有的檔案類型中 ， 記載著個人經歷、德才水平、政治面貌、獎懲情況的人事檔案與我們的關系最為矛盾。它既與我們如影相隨 ， 相伴終身，又與我們始終疏遠，不得一見。隨著國家建設的快速發展，檔案事業的發展也步入了“快車道”，在建設發展人事檔案事業滿足人民群眾對檔案需求的過程中，檔案安全面臨的風險也越來越多。如何識別檔案安全存在的潛在風險，及時采取有效措施，消除安全隱患，是擺在每個檔案工作者面前急需破解的難題。開展檔案安全風險管理機制研究實踐，是降低安全風險、確保安全運行的有效舉措。

一、存在的不足

（一）檔案人員因素

檔案管理者 ， 是檔案的直接接觸者 ， 對檔案安全的影響也至關重要。檔案人員的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。安全意識的產生和發展必然能動地指導人們安全的生產、生活和社會活動 ， 支配人們在各活動領域中的安全行為。人們實踐活動經驗和自身素質都存在差異 ， 必然導致人們對安全的認識程度不同 ， 安全意識就會出現差別。檔案人員安全意識的高低將直接影響檔案安全的效果。如果檔案人員具備較高的檔案安全意識 ， 在檔案活動中 ，就會積極主動地對各種不安全因素和環境進行改善和改進 ， 反之 ， 則會對檔案活動中的各種危害認識不足或覺察不出 ， 出現各種危害時 ， 反應遲鈍 ， 手足無措。如果檔案人員缺少安全管理的意識 ， 也沒有接受過正規的安全培訓 ， 那么檔案的安全就無從談起。

（二）自然因素

影響檔案安全的自然因素主要指各種水災、火災、臺風、地震等自然災害 ， 是檔案管理的大環境 ，是人們難以控制和改變的外在自然因素 ， 直接威脅到檔案的安全。我國是一個自然災害頻發的國家 ， 每年都會有一些地區遭受洪澇、干旱、臺風、泥石流等災害的侵襲 ， 地震災害也時有發生 ， 給人們的生命財產安全帶來嚴重威脅。這些災害發生時 ， 一些檔案室也難幸免于難。檔案室一旦遭受災害 ， 所帶來的就不僅僅是經濟損失 ， 更是對檔案的嚴重破壞 ， 對檔案的安全造成極大威脅 ， 給檔案的搶救修復工作帶來了新的困難。自然環境對檔案安全的破壞是一種非常強大而又恒久存在的威脅。

（三）檔案人員因素

檔案管理者 ， 是檔案的直接接觸者 ， 對檔案安全的影響也至關重要。檔案人員的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。安全意識的產生和發展必然能動地指導人們安全的生產、生活和社會活動 ， 支配人們在各活動領域中的安全行為。人們實踐活動經驗和自身素質都存在差異 ， 必然導致人們對安全的認識程度不同 ， 安全意識就會出現差別。檔案人員安全意識的高低將直接影響檔案安全的效果。如果檔案人員具備較高的檔案安全意識 ， 在檔案活動中 ，就會積極主動地對各種不安全因素和環境進行改善和改進 ， 反之 ， 則會對檔案活動中的各種危害認識不足或覺察不出 ， 出現各種危害時 ， 反應遲鈍 ， 手足無措。如果檔案人員缺少安全管理的意識 ， 也沒有接受過正規的安全培訓 ， 那么檔案的安全就無從談起。

二、應采取的措施

（一）落實檔案風險管控體系

統一思想認識，加強工作組織落實檔案風險管控體系建設是一項綜合性的系統工程，絕非一朝一夕之功，也絕非哪一個部室的事情，需要企業上下統一思想認識，上下一心，通力合作，才能取得成效。為此，企業應成立由檔案主管領導牽頭、相關部室負責人為成員的工作推進小組，以更高的視野、更廣闊的思路、更務實的舉措，全面部署、統一協調，加強各部室間的橫縱向溝通協調，確保全員參與，努力推動各項措施落實。

（二）整理檔案時的安全保護

編列有序、目錄清楚、填寫標準、裝訂規整、格局一致。檔案的目錄、內容、填寫要求等，合乎標準，利于長久期安全存放。其次檔案收拾歸檔時，應當依照檔案安全需求逐卷逐件實施，謹慎處理檔案原件。然后增強檔案整理中的維護，清除破壞性的文件裝訂物、添加物等；對有需要的檔案實施舒展平坦、外表去污和修裱等維護處理；規范檔案裝入盒的操作；單獨對有可能存在的危害的檔案立卷。四是防范人為災禍、突發事件，以及不正確操作導致檔案的丟失、損壞或損毀。檔案文件在整理結束后，應當及時歸檔。

（三）實行技術與管理全面推進機制

檔案風險管理活動存在重技術、輕管理的現象主要有兩個方面的原因。首先，檔案風險管理是以確保檔案的安全為目標的活動，與檔案保護研究有密不可分的聯系性，而長期以來對檔案保護的研究十分重視技術成果的開發，往往忽略管理因素。檔案風險管理在保護技術研究的影響下繼承了這一傳統，偏向技術研究。其次，檔案風險管理的思想與應用是在電子文件大量產生的背景下而越發顯示其優越性，電子文件與計算機、網絡、通訊等技術有密切聯系，決定了風險管理活動對技術的大量投入與重視。風險管理不僅僅是技術問題，非技術因素也應當得到重視。如管理機構、業務機構、科研機構、教育機構、法律法規建設、物質條件與經費投入等影響人事檔案安全的內部因素，以及政治體制、經濟實力和社會意識等社會環境因素和人為因素等因素。

結語

綜上所述，影響檔案管理安全的危險因素將持續的增長，安全管理環境會變得越來越復雜多變。檔案管理人員一定樹立堅實的科學風險意識，防患于未然，持續增強檔案危險管理，建立檔案危險管控系統，在發展理念上用于創新、創新發展措施推動檔案事業不斷完善，健康的發展！

參考文獻

[1]譚燕萍.檔案安全風險評估動力源探析[J].蘭臺世界，2015（32）：86-88.

[2]譚燕萍.檔案安全風險評估制度設計[J].檔案，2012（4）：44-47.