檔案全過程安全管理中的風險控制研究

劉蓓

摘要：檔案安全風險存在于檔案形成、管理、利用與保護的各個工作層面。因此，應依據(jù)檔案實體種類、規(guī)模和數(shù)量，適時地建立有效的檔案安全管理機制，通過檔案部門風險管理應用實踐，動態(tài)地調整檔案安全風險管理機制的適用性、可操作性，最大限度地降低檔案安全風險，從而確保檔案的絕對安全。

關鍵詞：檔案全過程；安全管理；風險控制

引言

檔案作為人類政治、經(jīng)濟、文化及社會交往等活動的記錄，具有原始性、真實性和憑證性等重要特點。檔案一經(jīng)產(chǎn)生，同時又成為人類政治、經(jīng)濟、文化及社會交往等活動的重要資源，這種資源是國家資源體系的重要組成部分。在所有的檔案類型中 ， 記載著個人經(jīng)歷、德才水平、政治面貌、獎懲情況的人事檔案與我們的關系最為矛盾。它既與我們?nèi)缬跋嚯S ， 相伴終身，又與我們始終疏遠，不得一見。隨著國家建設的快速發(fā)展，檔案事業(yè)的發(fā)展也步入了“快車道”，在建設發(fā)展人事檔案事業(yè)滿足人民群眾對檔案需求的過程中，檔案安全面臨的風險也越來越多。如何識別檔案安全存在的潛在風險，及時采取有效措施，消除安全隱患，是擺在每個檔案工作者面前急需破解的難題。開展檔案安全風險管理機制研究實踐，是降低安全風險、確保安全運行的有效舉措。

一、存在的不足

（一）檔案人員因素

檔案管理者 ， 是檔案的直接接觸者 ， 對檔案安全的影響也至關重要。檔案人員的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。安全意識的產(chǎn)生和發(fā)展必然能動地指導人們安全的生產(chǎn)、生活和社會活動 ， 支配人們在各活動領域中的安全行為。人們實踐活動經(jīng)驗和自身素質都存在差異 ， 必然導致人們對安全的認識程度不同 ， 安全意識就會出現(xiàn)差別。檔案人員安全意識的高低將直接影響檔案安全的效果。如果檔案人員具備較高的檔案安全意識 ， 在檔案活動中 ，就會積極主動地對各種不安全因素和環(huán)境進行改善和改進 ， 反之 ， 則會對檔案活動中的各種危害認識不足或覺察不出 ， 出現(xiàn)各種危害時 ， 反應遲鈍 ， 手足無措。如果檔案人員缺少安全管理的意識 ， 也沒有接受過正規(guī)的安全培訓 ， 那么檔案的安全就無從談起。

（二）自然因素

影響檔案安全的自然因素主要指各種水災、火災、臺風、地震等自然災害 ， 是檔案管理的大環(huán)境 ，是人們難以控制和改變的外在自然因素 ， 直接威脅到檔案的安全。我國是一個自然災害頻發(fā)的國家 ， 每年都會有一些地區(qū)遭受洪澇、干旱、臺風、泥石流等災害的侵襲 ， 地震災害也時有發(fā)生 ， 給人們的生命財產(chǎn)安全帶來嚴重威脅。這些災害發(fā)生時 ， 一些檔案室也難幸免于難。檔案室一旦遭受災害 ， 所帶來的就不僅僅是經(jīng)濟損失 ， 更是對檔案的嚴重破壞 ， 對檔案的安全造成極大威脅 ， 給檔案的搶救修復工作帶來了新的困難。自然環(huán)境對檔案安全的破壞是一種非常強大而又恒久存在的威脅。

（三）檔案人員因素

檔案管理者 ， 是檔案的直接接觸者 ， 對檔案安全的影響也至關重要。檔案人員的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。安全意識的產(chǎn)生和發(fā)展必然能動地指導人們安全的生產(chǎn)、生活和社會活動 ， 支配人們在各活動領域中的安全行為。人們實踐活動經(jīng)驗和自身素質都存在差異 ， 必然導致人們對安全的認識程度不同 ， 安全意識就會出現(xiàn)差別。檔案人員安全意識的高低將直接影響檔案安全的效果。如果檔案人員具備較高的檔案安全意識 ， 在檔案活動中 ，就會積極主動地對各種不安全因素和環(huán)境進行改善和改進 ， 反之 ， 則會對檔案活動中的各種危害認識不足或覺察不出 ， 出現(xiàn)各種危害時 ， 反應遲鈍 ， 手足無措。如果檔案人員缺少安全管理的意識 ， 也沒有接受過正規(guī)的安全培訓 ， 那么檔案的安全就無從談起。

二、應采取的措施

（一）落實檔案風險管控體系

統(tǒng)一思想認識，加強工作組織落實檔案風險管控體系建設是一項綜合性的系統(tǒng)工程，絕非一朝一夕之功，也絕非哪一個部室的事情，需要企業(yè)上下統(tǒng)一思想認識，上下一心，通力合作，才能取得成效。為此，企業(yè)應成立由檔案主管領導牽頭、相關部室負責人為成員的工作推進小組，以更高的視野、更廣闊的思路、更務實的舉措，全面部署、統(tǒng)一協(xié)調，加強各部室間的橫縱向溝通協(xié)調，確保全員參與，努力推動各項措施落實。

（二）整理檔案時的安全保護

編列有序、目錄清楚、填寫標準、裝訂規(guī)整、格局一致。檔案的目錄、內(nèi)容、填寫要求等，合乎標準，利于長久期安全存放。其次檔案收拾歸檔時，應當依照檔案安全需求逐卷逐件實施，謹慎處理檔案原件。然后增強檔案整理中的維護，清除破壞性的文件裝訂物、添加物等；對有需要的檔案實施舒展平坦、外表去污和修裱等維護處理；規(guī)范檔案裝入盒的操作；單獨對有可能存在的危害的檔案立卷。四是防范人為災禍、突發(fā)事件，以及不正確操作導致檔案的丟失、損壞或損毀。檔案文件在整理結束后，應當及時歸檔。

（三）實行技術與管理全面推進機制

檔案風險管理活動存在重技術、輕管理的現(xiàn)象主要有兩個方面的原因。首先，檔案風險管理是以確保檔案的安全為目標的活動，與檔案保護研究有密不可分的聯(lián)系性，而長期以來對檔案保護的研究十分重視技術成果的開發(fā)，往往忽略管理因素。檔案風險管理在保護技術研究的影響下繼承了這一傳統(tǒng)，偏向技術研究。其次，檔案風險管理的思想與應用是在電子文件大量產(chǎn)生的背景下而越發(fā)顯示其優(yōu)越性，電子文件與計算機、網(wǎng)絡、通訊等技術有密切聯(lián)系，決定了風險管理活動對技術的大量投入與重視。風險管理不僅僅是技術問題，非技術因素也應當?shù)玫街匾暋Ｈ绻芾頇C構、業(yè)務機構、科研機構、教育機構、法律法規(guī)建設、物質條件與經(jīng)費投入等影響人事檔案安全的內(nèi)部因素，以及政治體制、經(jīng)濟實力和社會意識等社會環(huán)境因素和人為因素等因素。

結語

綜上所述，影響檔案管理安全的危險因素將持續(xù)的增長，安全管理環(huán)境會變得越來越復雜多變。檔案管理人員一定樹立堅實的科學風險意識，防患于未然，持續(xù)增強檔案危險管理，建立檔案危險管控系統(tǒng)，在發(fā)展理念上用于創(chuàng)新、創(chuàng)新發(fā)展措施推動檔案事業(yè)不斷完善，健康的發(fā)展！

參考文獻

[1]譚燕萍.檔案安全風險評估動力源探析[J].蘭臺世界，2015（32）：86-88.

[2]譚燕萍.檔案安全風險評估制度設計[J].檔案，2012（4）：44-47.