淺談如何提高機關檔案管理的水平

杜延景

摘要：在新的歷史條件下，機關檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求，創造性地開展工作，本文從抓好檔案的標準化、規范化管理、實現檔案信息化管理、發揮文秘工作在檔案管理工作中的作用三方面探討了如何做好提高機關檔案管理的水平。

關鍵詞：檔案管理；規范化；信息化；文秘

檔案因其作為真實憑證而存在的特點，在機關工作中發揮著非常重要的作用，主要有二：一是作為考察依據的作用。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據。二是作為參考資料的作用。由于檔案收存的重要文件、手稿、印信都屬于最可靠的原始材料，因此它是反映單位歷史最為客觀的資料。當所涉及的難題需要參考歷史資料的時候，查閱以往檔案才能找到答案，更好地解決問題。在實際工作中機關檔案管理存在著基礎工作規范化管理差、信息化管理水平低、檔案管理人員的素質有待提高等問題，這些問題制約了機關單位檔案管理水平。解決這些問題可以從以下三方面進行：

一、抓好檔案的標準化、規范化管理

檔案管理是一項專業技術性很強的工作，檔案的標準化、規范化管理需要工作人員水平不斷提高、設施水平不斷提升、工作程序不斷規范。

首先，要培養一支穩定而具有高素質的的檔案人員隊伍。隨著社會、科學技術的發展進步，檔案工作所面臨的任務、管理模式都在發生變化，要適應發展，應該積極提高檔案管理人員的素質，一方面要保持檔案管理人員崗位的穩定，另一方面要加強對檔案人員的教育培訓，結合新時期檔案管理的新任務，按需施教，采用不同的方式，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員掌握好規范的檔案立卷、歸檔工作流程，促進機關檔案工作管理水平的提高。

其次，積極推進立檔工作規范化，促使檔案更加規范和完整。具體工作中注意以下幾點：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

二、實現檔案信息化管理

機關檔案信息化是一項全新的工作，包括檔案工作的各個方面和各個環節，它的特點是可以隨時輸入、隨時更改，海量貯存和易復制、易傳遞，具有很強的生命力。檔案信息自動化建立和實施，關鍵是抓好人才培養和現代化的辦公設備，這兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。因此，一要做好人才培養。檔案信息自動化化不僅要求檔案管理人員要了解計算機、網絡知識，還要有相適應的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業務知識，在工作中不斷學習，以適應信息技術發展的需要。二是要購買相應的設備建立起檔案管理系統、檔案采集系統以及網上查閱系統系統，根據權限管理、數據錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等模塊構建起完整的檔案管理、運用體系，實現將各類檔案資料壓縮存儲，實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和下載利用，將光盤存儲、智能化處理與紙介質檔案有機地結合在一起，提高檔案管理、使用的效率。

三、充分發揮文秘工作在檔案管理工作中的作用

文秘工作是以機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的。公文是文秘工作的主要產品，是文書檔案資料主要來源，公文質量的好壞直接影響著文書檔案的質量，因此，高質量的文書檔案管理是建立在規范處理公文的基礎之上的；而真實、詳細的檔案資料又是秘書部門起草公文必不可少的的重要依據和可靠參考。檔案工作與文秘工作雖屬分工、任務不同的兩個專業，具有相對獨立性，但隨著計算機網絡技術的飛速發展，檔案界提出了“文檔一體化” 的管理模式，就是從文秘工作和檔案工作的全局出發，在公文生成制發到歸檔管理的全過程，特別是在公文向檔案轉化的關鍵環節，都體現出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規范一體化，其實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。

這些特點促使我們在機關檔案管理工作中要強化“文檔一體化”意識。今天的文件就是明天的檔案——文秘工作檔案管理的基礎性環節，文秘人員必須站在對歷史負責的高度的立場上，樹立質量管理意識，以較強的檔案意識，規范辦理好每一份公文。強化“全過程管理工作”，不論文秘還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都要確立質量第一的觀念，明確認識各自崗位的質量責任機關還可以根據工作實際制定嚴格的質量標準，建立有效的管理制度和工作程序，嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，嚴格按照規范程序辦理公文。

總之，在新的歷史條件下，機關檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求，創造性地開展工作，才能充分做好檔案工作，體現出維護好、保管好、服務好的主要職能。

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