淺談如何提高機關(guān)檔案管理的水平

杜延景

摘要：在新的歷史條件下，機關(guān)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務(wù)、新特點、新要求，創(chuàng)造性地開展工作，本文從抓好檔案的標準化、規(guī)范化管理、實現(xiàn)檔案信息化管理、發(fā)揮文秘工作在檔案管理工作中的作用三方面探討了如何做好提高機關(guān)檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；信息化；文秘

檔案因其作為真實憑證而存在的特點，在機關(guān)工作中發(fā)揮著非常重要的作用，主要有二：一是作為考察依據(jù)的作用。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)。二是作為參考資料的作用。由于檔案收存的重要文件、手稿、印信都屬于最可靠的原始材料，因此它是反映單位歷史最為客觀的資料。當所涉及的難題需要參考歷史資料的時候，查閱以往檔案才能找到答案，更好地解決問題。在實際工作中機關(guān)檔案管理存在著基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理差、信息化管理水平低、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高等問題，這些問題制約了機關(guān)單位檔案管理水平。解決這些問題可以從以下三方面進行：

一、抓好檔案的標準化、規(guī)范化管理

檔案管理是一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作，檔案的標準化、規(guī)范化管理需要工作人員水平不斷提高、設(shè)施水平不斷提升、工作程序不斷規(guī)范。

首先，要培養(yǎng)一支穩(wěn)定而具有高素質(zhì)的的檔案人員隊伍。隨著社會、科學技術(shù)的發(fā)展進步，檔案工作所面臨的任務(wù)、管理模式都在發(fā)生變化，要適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)該積極提高檔案管理人員的素質(zhì)，一方面要保持檔案管理人員崗位的穩(wěn)定，另一方面要加強對檔案人員的教育培訓，結(jié)合新時期檔案管理的新任務(wù)，按需施教，采用不同的方式，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員掌握好規(guī)范的檔案立卷、歸檔工作流程，促進機關(guān)檔案工作管理水平的提高。

其次，積極推進立檔工作規(guī)范化，促使檔案更加規(guī)范和完整。具體工作中注意以下幾點：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

二、實現(xiàn)檔案信息化管理

機關(guān)檔案信息化是一項全新的工作，包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，它的特點是可以隨時輸入、隨時更改，海量貯存和易復(fù)制、易傳遞，具有很強的生命力。檔案信息自動化建立和實施，關(guān)鍵是抓好人才培養(yǎng)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，這兩者是相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。因此，一要做好人才培養(yǎng)。檔案信息自動化化不僅要求檔案管理人員要了解計算機、網(wǎng)絡(luò)知識，還要有相適應(yīng)的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業(yè)務(wù)知識，在工作中不斷學習，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。二是要購買相應(yīng)的設(shè)備建立起檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等模塊構(gòu)建起完整的檔案管理、運用體系，實現(xiàn)將各類檔案資料壓縮存儲，實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和下載利用，將光盤存儲、智能化處理與紙介質(zhì)檔案有機地結(jié)合在一起，提高檔案管理、使用的效率。

三、充分發(fā)揮文秘工作在檔案管理工作中的作用

文秘工作是以機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的。公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，是文書檔案資料主要來源，公文質(zhì)量的好壞直接影響著文書檔案的質(zhì)量，因此，高質(zhì)量的文書檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的；而真實、詳細的檔案資料又是秘書部門起草公文必不可少的的重要依據(jù)和可靠參考。檔案工作與文秘工作雖屬分工、任務(wù)不同的兩個專業(yè)，具有相對獨立性，但隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界提出了“文檔一體化” 的管理模式，就是從文秘工作和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，其實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。

這些特點促使我們在機關(guān)檔案管理工作中要強化“文檔一體化”意識。今天的文件就是明天的檔案——文秘工作檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，文秘人員必須站在對歷史負責的高度的立場上，樹立質(zhì)量管理意識，以較強的檔案意識，規(guī)范辦理好每一份公文。強化“全過程管理工作”，不論文秘還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每個工作人員都要確立質(zhì)量第一的觀念，明確認識各自崗位的質(zhì)量責任機關(guān)還可以根據(jù)工作實際制定嚴格的質(zhì)量標準，建立有效的管理制度和工作程序，嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文。

總之，在新的歷史條件下，機關(guān)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務(wù)、新特點、新要求，創(chuàng)造性地開展工作，才能充分做好檔案工作，體現(xiàn)出維護好、保管好、服務(wù)好的主要職能。

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