科技成果檔案程序化管理的思路分析

摘 要：目前，隨著社會經濟的快速發展與進步，針對科技成果檔案管理的要求也越來越嚴格。本文基于科技成果檔案程序化管理的重要意義，探討科技成果檔案程序化管理的幾點思路，旨在為相關部門科技成果檔案程序化管理提供一定的借鑒與指導。

關鍵詞：科技成果；檔案；程序化

科技成果檔案屬于一種重要的信息資源，能夠真實記錄科學技術活動。目前，社會的發展與進步，使各科技事業單位的科技成果檔案管理工作引起相關部門的高度重視，他們意識到必須對科技成果檔案進行程序化管理，合理配置各項資源，不僅僅能夠使信息資源在增加競爭籌碼中的有利作用得到充分發揮，還能夠使工作效率與質量得到明顯提高，進而為各科技事業單位的可持續、健康發展提供有利條件。

1 科技成果檔案管理的要求及程序化管理的重要意義

1.1 要求

科技成果檔案管理人員在從事管理工作過程中必須嚴格遵守以下幾點要求：①真實，工作人員必須確保科技成果的真實性，防止在信息數據庫當中出現不真實、不詳盡的內容；②價值，工作人員必須保證儲存的科技成果檔案擁有一定的價值，可以把生產資料轉變成客觀存在的生產力，進而推動各科技事業單位甚至是國家的發展與進步；③應用，檔案管理最重要的內容就是把靜態的資料投入到實際的使用當中。就管理工作者而言，在實際工作中應當把檔案的應用工作作為重點，并結合當前的經濟發展狀況，使檔案的價值達到最大程度的發揮；④擴充，檔案管理工作人員還要與時俱進，及時對檔案儲備進行更新與增加，不僅能夠為各科技事業單位積累更多無形的財富，還能夠創造出更多的社會效益與經濟效益。

1.2 重要意義

對科技成果檔案進行程序化管理，不僅能夠使管理工作人員的工作效率與質量得到明顯提升，還能大大減輕工作量，使工作時間有效縮短，進而為優化各種資源并對其進行合理配置提供有利條件。除此之外，對科技成果檔案進行程序化管理還能夠對管理秩序進行規范與完善，以創造出一個合理、有序而又和諧的管理氛圍，進而為各科技事業單位檔案信息數據的查詢、調動等工作提供很大程度的便利。

2 科技成果檔案程序化管理遵循的原則

要想做好科技成果檔案的程序化管理工作，必須遵循以下幾點原則：①理清科研和建檔之間的關系，為實現科技事業單位的長遠健康發展打下堅實的基礎。在實際的科技成果檔案管理工作中，相關工作人員必須保證同時提出科研任務以及材料的歸檔要求，有利于更好的開展下一步工作；②相關管理負責人還要調查科技計劃的實際開展狀況及進度，觀察實際工作與科技文件中的記錄是否保持一致。如果不一致要及時進行調整，以確保科技材料的時效性；③科技成果在驗收之后要馬上在科技檔案中記錄下來，并且還需要配備時間、成果、驗收合格報告等資料，為之后的查閱及應用等工作提供便利。

3 科技成果檔案程序化管理的思路

3.1 收集階段

科技成果檔案程序化管理的初始階段為收集階段，這一階段在檔案管理工作中占據基礎重要部分。這一階段中管理人員需要對各個科技成果數據的價值進行判斷，進而選取價值較高的檔案并將其收錄在信息管理庫當中，保證了科技成果檔案的真實性、完整性及有效性，同時也為后續的程序化管理工作奠定堅實的基礎。

3.1.1建立完善的收集管理制度

在這一階段，科技事業單位必須針對科技成果檔案建立起較為完善的收集管理制度，并逐步對檔案的收集程序進行規范，使管理工作人員的工作技能得到明顯提升，進而提高檔案收集的質量與效率，以確保能夠收集到數量較多且價值較高的科技材料。

3.1.2建立完善的保存制度

就各個科技事業單位而言，各單位與各部門之間也要做好分工，建立起完善且行之有效的科技成果檔案保存制度。每個部門必須從細微的環節做起，包括方案設計與科技研發等各個環節都要制定出有效的應對方法，以保證科技事業單位可以通過可行性研究報告、項目計劃書及科技成果鑒定報告等多種形式將價值較高的生產研發及科技創新活動真實、完整地記錄在案，進而為之后對科技成果檔案進行程序化管理創造有利條件，不僅僅能夠使管理工作人員的工作量得到明顯減少，還能夠為合理配備資源并實現其優化奠定基礎條件。

3.1.3建立合理、科學的協調與溝通機制

就檔案收集工作而言，既要求管理工作人員付出一定的辛勤勞動，又離不開各個部門之間的相互溝通與密切配合。所以，科技事業單位建立合理、科學的溝通機制非常有必要，能夠為管理工作人員更好開展資料收集工作奠定基礎，同時也使各個部門意識到檔案管理工作的重要性與必要性，并提升其參與工作的積極性與主動性，以提升檔案管理的質量與效率。

3.2 分類整理階段

相關工作人員將科技成果檔案整理完畢之后，就要對其進行分類整理。通常情況下以科技成果檔案的內容及特點等為依據對其進行分類，并進行系統排列與基本編目，還要對層次進行劃定，進而形成等級不同且存在著某種關系的檔案分類數據庫。首先，檔案管理的相關工作人員應當對檔案登記與分類等機制進行健全與完善，還要針對檔案分類的渠道、時間與范圍等提出一定的要求。為在檔案程序化管理的前提下細化檔案分類，并使保存及檢索檔案的效率得到明顯提高，必須選擇多樣化、復合型的分類方法，而避免使用相對單一的分類方法。

3.3 保管階段

科技成果檔案的保管階段是檔案工作最重要的組成部分。要想最大程度的提高檔案資料的準確性與完整性，使檔案儲存時間有所延長，要對責位責任制落實到位。首先要為檔案管理工作人員制定一個明確的目標，并對其工作進行規范，還要對檔案保存相關的制度與標準進行完善，對檔案的格式、規格與數量等進行統一規定。還要對檔案的標題、內容等進行規范，切實將統計工作納入到工作目標當中，使工作人員能夠對科技成果檔案的質量與數量進行實時了解與掌握。其次，還要監管工作人員的工作，確保各項工作都能夠具體落實到每個人。再次，將檔案管理工作與個人的績效相互結合，在檔案保存過程中由于人為失誤引起的損失應當與該員工的職位等級、工資等切身利益密切相關。

3.4 實際利用階段

科技成果檔案的收集、分類整理與保管幾個環節都是為實際利用環節做準備的，檔案管理的終極目標就是對科技成果進行有效利用。應當在權衡密級與尊重知識產權的前提下，對科技成果的實際利用手段進行大膽創新，并通過咨詢、閱讀、交流等多種形式，使科技成果檔案能夠最大程度的回饋社會。在科技成果的咨詢過程中要制定相對應的科技咨詢、指導咨詢等多種機制，還要具備服務意識，使公眾的咨詢權得到盡可能的滿足。在檔案的閱覽過程中，應當為公眾創設良好的環境條件；在檔案的交流過程中，要加強與其他部門的溝通，采取取長補短的原則不斷完善科技成果檔案。

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作者簡介

李文瓊（1963-），女，土家族，大專，檔案館員，從事檔案管理方面工作。