淺談SaaS系統對中小企業信息化的作用

摘 要： 分析了SaaS系統以及中小企業開展信息化管理工作過程中存在的壓力，如：資金壓力；專業人才壓力；規范管理壓力；經營壓力。研究SaaS系統應用在中小企業管理中的優勢，即：減少企業的運行成本；降低了實施風險；降低企業的維護成本；推進信息化的進程。論述SaaS應用在中小企業管理中存在的問題，如：對提供商依賴問題；企業后期財務成本問題；企業的個性化需求問題；信息系統實施管理問題；數據安全問題。提出SaaS系統應用在中小企業中需注意的問題，即：從企業自身需要出發；謹慎選擇SaaS服務提供商；經營管理流程優化；加強風險控制。

關鍵詞： 云計算； SaaS系統； 中小企業； 信息化

中圖分類號：TP393.09 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2017）08-97-04

Abstract： This paper analyzes the SaaS system， and the existing pressure in the process of information management in SMEs，such as： financial pressure； professional pressure； normative management pressure； operating pressure. Studies the advantages of SaaS system in SMEs management， i.e.， reduce the operating costs of enterprises， reduce the implementation risks， reduce the maintenance costs of enterprises， and promote the process of information technology. Discusses the problems existing in the application of SaaS in SMEs management， such as： dependence on providers； late financial cost； individual demands of enterprise； implementation and management of information system； data security. And puts forward the things to be concerned in the application of SaaS system in SMEs， i.e.， start from the enterprise's own needs； select SaaS service provider carefully； optimize the management process； strengthen the risk control.

Key words： cloud computing； SaaS system； small and medium-sized enterprises； informatization

0 引言

云計算是一種利用互聯網實現即時、按需、便捷地訪問共享資源池 （如計算設施、存儲設備、應用程序等）的工作模式。計算機資源服務化是云計算重要的表現形式，它為用戶屏蔽了數據中心管理、運行環境維護、應用程序部署等問題。通過云計算，用戶可以根據其業務負載快速地申請或釋放資源，并以按需支付的方式對所使用的資源付費，在提高服務質量的同時降低運維成本[1]。云計算技術不僅降低了企業的管理成本，也減少了企業在信息化方面的投入，使得企業的信息化進程加速發展。本文主要就面向中小企業的SaaS應用及中小企業基于信息化的管理中存在的問題展開討論。

1 SaaS系統概述

云計算服務分為三層，分別是設施層（IaaS）、平臺層（PaaS）、應用層（SaaS），其中SaaS（Software as a Service）是在互聯網與軟硬件技術高度發展后出現的新型軟件應用模式，它是ASP（Application Service Provider，應用服務提供商）的發展，SaaS模式是應用軟件提供商采用云服務模式，將應用軟件統一部署在公用服務器上，客戶可以根據實際需求，通過互聯網向應用軟件提供商在線租用所需的應用軟件服務，并按使用服務功能的多少和時間長短向廠商支付費用的新型運營模式[2]。在SaaS 模式下，用戶不需要購買軟件，不需要自己設置管理軟件運行環境，也無需維護軟件及軟件運行環境。對于中小企業來說，基于SaaS的信息化是一種性價比高的方式，它消除了企業購買、構建和維護軟件及軟件運行環境的投入，提升了企業的管理運營的效率。

2 中小企業信息化問題

大型企業在信息化方面既有高層管理意識優勢，也有成功實施所需的資源，而與之相比大量的中小企業在信息化管理上則處于弱勢地位，普遍面臨著缺少資金、人才、技術等方面的困難，這些困難也在一定程度上阻礙了其信息化管理的實施。同時中小企業信息化又是提升其管理水平、降低運營成本和加強企業競爭力的重要舉措，這使得在競爭環境中，中小企業對自身的信息化建設的要求不斷提升，越來越迫切地需要實現信息化的發展。傳統的信息化需要采購相應軟件，并且建設軟硬件運行系統，這會給中小企業帶來很多壓力。

⑴ 資金壓力。現階段，我國中小型企業普遍有資金壓力大，資金短缺，IT預算非常少。近年國內外經濟普遍疲軟的大環境下，中小型企業更加困難，而信息系統建設又需要大量的資金投入和運行維護成本。

⑵ 人才壓力。中小企業因為自身的技術水平的限制，企業的軟硬件配置不夠完善。信息化人才特別是既懂技術又懂業務和管理的復合型人才非常缺乏，很多專業人才因為薪酬較少且升遷空間有限而不愿意在中小企業就職。中小企業沒有較好的工作條件來吸引高級專業人才與信息的人才，使得中小企業的信息化工作較難開展。

⑶ 管理規范壓力。中小企業在管理方面存在著諸多的不規范，如業務操作流程、控制過程、決策制定，以及相關的財務制度不夠合理。中小企業之中家族企業較多，企業的發展主要是根據老板的意志和相應的環境來改變，多數情況下沒有對企業的生產經營活動做出合理的梳理。此外，信息化管理系統實施后，工作更加透明、規范、便于考核，使得員工們的行為受到約束，部分員工特別是高層管理容易產生抵觸情緒。中小企業大部分為松散的管理模式，此類松散的管路模式不利于信息系統的順利實施壓力。

⑷ 經營壓力。中小企業最大的問題在于，有著不夠穩定的經營狀態，其中經營的過程都是動態的。企業對自身經營的業務主要是跟隨市場變化而變化，并且這些變化在自身的信息化建設之中也有一定的獨立性。中小企業的業務總是靈活多變，由此，中小企業的信息化難以保持或持續。

3 SaaS對中小企業管理中的作用

SaaS模式是以在線租用為主，相對傳統信息化的實施方式，SaaS系統應用在現代中小企業管理中，其優勢主要體現在以下幾個方面。

⑴ 減少企業的運行成本。傳統的信息化模式，企業不但需要購買應用軟件，還需要建設信息系統運行環境，如服務器、操作系統、數據庫管理系統等，需要建設機房。而在云模式下，企業只需根據自己的實際需求，通過網絡向應用軟件提供商租用所需的功能模塊，租金按時間及服務量計算，不占用過多的營運資金，不用考慮成本折舊問題。信息系統運行環境方面，用戶可以通過租用來調整運算資源，不需要為短暫尖峰的需求而添置大量的運算設施?？梢哉f，基于SaaS方式實現信息化相對于傳統方式，可節約大量的工作成本。

⑵ 降低了實施風險。傳統模式的企業信息化需要投入較多的人力物力，也容易受到場景不適應、經營管理不適應、人員不適應等方面的影響。而SaaS模式下，軟件供應商和企業之間的溝通非常透明，服務質量也顯著提升，不僅功能清晰、明確，且價格也合理，同時，還可以對一些有消費意向的客戶提供先試后買的服務。這讓用戶對系統的功能有一個詳細地了解，讓他們對產品功能有直觀體驗，用戶通過使用效果來決定是否應用相關系統，有效降低了企業在實施信息化過程中所面臨的風險。

⑶ 降低企業的維護成本。傳統模式下，操作人員通過電話咨詢軟件提供商，溝通方面存在一定的障礙；信息系統升級需要軟件開發商派人實地安裝軟件，進行數據遷移，成本較高。在SaaS模式下，軟件供應商可通過互聯網查看客戶的問題，快速找出解決方案，極大提高解決問題的效率，也降低了服務費。同時，SaaS模式下，用戶可共用一套應用軟件，軟件提供商只需升級服務器端便可為所有的客戶升級，對用戶來說升級服務是經常的和透明的。

⑷ 推進信息化的進程。SaaS軟件是即插即用（plug-and-play）的軟件，整個商業運行的模式能夠依托遠程主機來完成，從而減少企業的投入成本，由此，最終推進企業的中小企業的信息化進程，實現了企業管理現代化的發展與提升。

總之，SaaS模式有利于中小企業信息化發展的因素有很多，信息系統的運行和維護由提供商來負責，降低了企業在整個信息化進程之中的困難和阻力，減少信息化建設資金投入，避免實施信息化的風險以及人才短缺問題。從長遠發展看，SaaS具備的價格、快速實施和低維護成本等優勢，必然推動著中小企業信息化越來越完善。

4 SaaS應用在中小企業管理中存在的問題

SaaS軟件系統具備的價格、快速實施和低維護成本等優勢能夠快速推進企業信息化，但相對于傳統軟件，也有新問題和阻礙。

⑴ 對提供商依賴問題。傳統信息化的模式，企業根據需要購買應用系統、自配技術人員、自建信息系統運行環境，信息系統實施后，對于軟件供應商的有著較小的依賴。而SaaS應用模式中，企業的軟件的建設、維護、數據管理都依賴于應用軟件提供商，軟件提供商的專業水平、能力、服務態度、質量都對SaaS系統的應用效果起著重大的影響。一旦軟件提供商不能及時提供后續的服務，這就會對企業的正常運行產生影響，不利于企業的長足、穩定的發展。

⑵ 企業后期財務成本問題。傳統企業信息系統前期投入后，后期運維成本有較好的可預測性。而SaaS系統一旦在整個企業之中實旋，便會形成對服務提供商的依賴，運營和維護成本也會隨之增加。當前階段SaaS服務的提供商開始時都是基于風險投資來實現早期運營，并以免費或低收費模式來吸引用戶，后期贏利主要依賴收費模式、用戶的數量、模塊以及相關的時間進行。倘若計價模式發生改變，就會使企業后期財務投入不確定，企業無法實現對財務工作的有效管理。

⑶ 企業的個性化需求問題。雖然，SaaS有著廣闊的應用空間，但是相關技術仍然處于起步階段，市場的發展主要依靠應用提供商推動，還沒進入用戶的多樣化的需求拉動階段。每個企業各有其特性，很難有一個產品滿足不同行業、不同發展階段、不同業務模式的個性需求。個性需求的定制開發所需的人力、財力也背離SaaS模式的優勢。SaaS應用提供商過度依賴市場使得軟件服務呈現了扁平化，標準化的服務雖然能夠實現利益最大化，但是難以適應不同企業的個性化需要。

⑷ 信息系統實施管理問題。傳統的信息化實施非常注重項目管理，軟件提供商會派專業人員到企業輔助項目實施，企業也會組成由高管帶領的工作組，實時解決實施過程碰到的各種問題。SaaS模式下，應用系統提供商基于成本考慮，不能為每個客戶安排專業人員上門服務，只能提供有限的技術支持，同時中小企業在缺乏自有IT人才下，可免費試用部分SaaS模塊，項目管理呈空白和無序狀態，增加了信息化風險。

⑸ 數據安全問題。傳統模式下，企業的數據存儲在自有軟硬件系統中，企業主比較不擔心數據泄密問題。SaaS模式下，企業的經營數據存儲在應用提供商的服務器中，在相關法律不鍵全、網絡整體不安全、技術追蹤難度大、社會信任體制不建全下，說服企業將核心數據交給第三方平臺將十分困難。由于近年來數據泄露事件頻發，給企業帶來巨大的損失，因此，企業在選擇SaaS時，首先考慮的是安全問題能否得到保證，這也是SaaS運營商面臨的主要問題。

5 中小企業基于SaaS模式實現信息化的有效路徑

信息化能夠提升中小企業競爭力，也是中小企業必須解決的難題，SaaS的優勢給企業提供可以借鑒的模式，作為一種新興的技術，SaaS應用中仍需要注意以下幾個方面。

⑴ 從企業自身出發。中小企業的信息化建設需要從自身需求出發，對企業的經營情況和管理流程進行調查。需求調查可以分為初步調查和詳細的調查兩個方面，初步的調查階段，應該對企業的客戶需求、基礎數據、運行狀況和企業的經營管理開展調研。詳細的調查應該從產品、渠道、應用和服務四個方面進行。此外，決定中小企業信息化的因素中，內部的思維意識、管理機制以及外部的市場環境、競爭環境和基礎技術是必需考慮的因素。

⑵ 謹慎選擇SaaS服務提供商。云計算是新興行業，其技術及商業模式需要較長時間來驗證，部分SaaS服務提供商的發展基于風險投資，在后續發展中，如果其不能穩定的占據一定的市場，生存將受到嚴峻的打擊，其繼續服務將被限制，甚至終止。SaaS應用與企業已有的信息管理系統集成難以實現，不同的SaaS提供商提供的應用也難以集成，企業選擇某個SaaS應用提供商后，將會形成逐漸依賴。因此中小企業對于提供商的運營歷史、成功案例、服務、信譽度、資質以及數據管理等方面應該進行合理的思考，并且分析企業的實際發展需要，謹慎選擇SaaS服務提供商。

⑶ 經營管理流程優化。流程優化是從企業業績出發，對現有工作流程進行分析、梳理、改善，打破企業傳統部門壁壘，增強橫向合作，進行提高企業運行效率、降低企業經營成本、提高企業競爭力。中小企業信息化的過程也是流程優化過程，中小企業的運營流程相對隨意，限制于自身規模的發展，企業以信息化為手段對流程進行優化，從而達到促進企業管理決策能力提升的目的。在開展信息化建設之前，應在調查的基礎上，優化企業的運營流程。

⑷ 風險控制。SaaS系統的特點決定了企業在應用的過程中一定面臨著信息化風險中，小企業依賴SaaS系統進行企業管理，企業的命運就掌握在SaaS供應商的手里。一旦網絡中斷或服務器崩潰，就會殃及用戶使用其系統。另外，如果SaaS供應商出現什么經營困難或者雙方無法合作，也可能給用戶帶來意外的風險，比如數據無法導出、或無法移植到其他的平臺，這一變故帶來的損失可能會很大。另外方面是數據安全，數據在網絡環境中傳播和存儲，極易受到黑客攻擊，造成數據被盜、被刪除或被改寫等嚴重后果。除了需要SaaS供應商有能力保障資料不會在傳輸過程中丟失或被入侵主機的黑客篡改、竊取外，中小企業也需要及時對數據進行本地備份，核心數據不應完全依賴于某個特定的SaaS供應商。

6 總結

隨著軟件技術和通信技術的不斷發展，SaaS技術成為提升中小企業的信息化管理有效途徑，并且能夠增強中小企業管理的科學與合理性。但在采用SaaS之前，中小企業需要先進行信息化規劃，在理解企業自身發展戰略目標規劃的基礎上，分析和評估企業管理現狀，優化企業業務流程，結合所屬行業信息化的實踐經驗，提出企業信息化建設的目標和戰略。對于缺乏信息化人才的中小企業，可以委 托信息化規劃咨詢公司或聘請專家完成信息化規劃方案。在應用提供商的選擇上，優先考慮有實力、信譽好的服務商，一般實力強的運營商運維隊伍的職業道德、技術水平都比較有保障。

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