數字化時代高校檔案管理信息化建設模式初探

曹方玲

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.14.222

摘 要：高校是我國重要的人才培養基地、人才培養搖籃，隨著市場經濟的發展與社會文明的進步，我國高等教育事業正在蓬勃發展，檔案管理工作是高校的管理工作中的一項重要組成部分。當今數字化時代背景下，科學技術日新月異，信息技術在人們日常生活、工作中的地位與作用越來越重要，因此，高校檔案管理工作也應順應時代發展的潮流，與時俱進地加快信息化建設的步伐。該文中，主要分析了數字化時代下高校檔案管理信息化建設面臨的問題，并探討了加快高校檔案管理信息化建設的措施，以供參考。

關鍵詞：數字化時代 高校 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（b）-0222-02

高校檔案管理的信息化建設指的是，在高校檔案管理工作中有效運用信息網絡技術、計算機技術等先進手段，將紙質版的檔案資料、卡帶光盤等音視頻資料、照片等轉移到電子設備中，實現對檔案的網上管理。隨著計算機技術與網絡技術的不斷進步，人類逐漸走進了數字化時代，這樣的背景下，我國各行各業越來越關注信息網絡技術在自身發展過程中的作用。數字化時代下，高校的檔案管理工作也要與時俱進，朝著信息化的方向轉變。與此同時，國家檔案局、教育部針對高校檔案管理信息化建設這一方面，也提出了相應的要求，力求實現高校檔案管理工作基礎業務水平的提高[1]。就現階段的情況來看，我國各大高校紛紛開始致力于檔案管理信息化建設，但卻沒有得到理想的效果，仍面臨著諸多問題，必須不斷進行優化與創新，才能推動檔案管理信息化建設進程的加快、實現高校檔案管理水平的提高。

1 數字化時代下高校檔案管理信息化建設面臨的問題

1.1 檔案管理人員的綜合素質普遍偏低

數字化時代下的高校檔案管理信息化建設，與以往的檔案管理過程之間存在很大的差異，其中不可避免地會涉及到計算機技術、信息化技術、網絡技術等一些先進技術，這就提高了對檔案管理人員專業水平、綜合素質的要求。數字化時代背景下的高校檔案管理人員，在具備基本檔案管理業務能力的同時，也要具備熟練使用電子設備、計算機的能力。但實際情況卻是，就現階段來說，我國大多數高校的檔案管理人員，綜合素質普遍偏低，只具備單一的基本業務能力或者是計算機與電子設備使用能力，同時具備兩種能力的高素質人才較少。

1.2 檔案信息數據庫不完整

數字化時代下的高校檔案管理信息化建設，需要建設一個能夠持續更新的、系統的檔案信息數據庫，這是一個非常關鍵的內容。但就現階段的情況來看，我國大多數高校的檔案信息數據庫并不完整，同時檔案信息錄入的也并不完整，甚至一些高校只是象征性地錄入少量的檔案信息。與此同時，在錄入檔案信息之后，也缺乏相應的管理，沒有及時根據現實情況對檔案信息進行相應的更新，也沒有對檔案信息進行嚴格的核實，導致其中存在一些虛假信息。綜上所述，就現階段來說，現階段我國各大高校的檔案信息數據庫仍舊存在更新不及時、不真實以及不全面等諸多問題。

1.3 基礎設施不完備

數字化時代下，基礎設施是推動高校檔案管理信息化建設的前提與基礎，若缺乏基礎設施，勢必會導致檔案管理信息化建設失去物質載體。但就現階段的情況來看，我國大多數高校的基礎設施并不完備，硬軟件配備并不完善，甚至有一些高校認為配置了幾臺計算機就是進行了檔案管理信息化建設，而沒有設置相應的程序系統，尚未配置掃描儀、相機等電子設備。

1.4 對檔案信息安全問題的重視不夠

以紙質為主要載體的傳統檔案管理工作中，基本不存在信息安全問題，基于這樣的原因，就現階段的情況來看，我國大多數高校在推動高校檔案管理信息化建設的過程中，很容易忽視檔案信息安全問題。但是，在信息化建設后，檔案管理系統很容易受到黑客、病毒的惡意攻擊，進而導致信息丟失問題的出現，因此，高校檔案管理信息化建設過程中，必須加強對檔案信息安全問題的關注與重視。

2 加快高校檔案管理信息化建設的措施

2.1 加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質

在高校檔案管理信息化建設過程中，檔案管理人才發揮著非常重要的地位與作用，基于這樣的原因，必須加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質。數字化時代背景下的高校檔案管理人員，在具備基本檔案管理業務能力的同時，也要具備熟練使用電子設備、計算機的能力，也就是說，檔案管理人員必須是復合型人才，才能滿足高校檔案管理信息化建設的要求。首先，應加強對現有任職人員的專業培訓，針對現有任職人員存在的不足與缺陷，予以有針對性的彌補與改進[2]；其次，引進一批同時具備熟練使用電子設備、計算機的能力以及基本檔案管理業務能力的復合型人才，用于推動高校檔案管理信息化建設。

2.2 推動檔案信息的數字化

為推動高校檔案管理的信息化建設，必須加快檔案信息的數字化發展進程，為做到這一點，可以從以下幾個方面入手：第一，在計算機中錄入所有的檔案信息，包括音頻信息、文字信息等，以確保信息具有高度的完整性；第二，認真、仔細地核實錄入的所有信息數據，以確保信息具有高度的真實性；第三，不斷對錄入的所有信息數據進行更新，并要加強管理，以確保信息具有高度的及時性。推動檔案信息的數字化，總的來說就是確保錄入信息的完整性、真實性以及及時性[3]。

2.3 完善基礎設施

為推動高校檔案管理信息化建設的進程，盡早實現信息化建設，必須打好根基、奠定堅實的基礎，也就是盡快完善各種硬件、軟件基礎設施。高校檔案管理信息化建設，往往涉及到大量信息的輸入、共享、更新、交換等方面的內容，因此可以說是一個非常復雜的過程。基于這樣的原因，必須配備高端的計算機，同時設置完善的系統程序以及錄像機、掃描機、相機等電子設備，以實現圖文的錄像、掃描以及拍照等工作[4]。總而言之，為推動高校檔案管理信息化建設的進程，必須加大資金投入，盡快完善各種硬件、軟件基礎設施。

2.4 提高信息安全意識

就現階段的情況來看，我國大多數高校紛紛通過推進檔案管理信息化建設，而實現了檔案信息的網上共享，從而在很大程度上為檔案資料的科學化管理提供了方便。但與此同時，也進一步加劇了信息安全問題，基于這樣的原因，必須加強對信息安全問題的關注與重視，提高信息安全意識。首先，應加強檔案管理人員對信息安全問題的關注與重視，并全面提高其信息安全意識，使其在日常管理工作中提高自身的安全警覺性，以此來預防信息安全問題的出現；其次，應注重提高計算機系統的安全防護功能，通過采用有效的技術手段，抵御病毒、黑客的惡意攻擊，同時做好對重要檔案資料的備份，以避免資料的丟失。

3 結語

綜上所述，高校檔案管理信息化建設并不是一蹴而就的，而是一個長期的、不斷完善的過程，必須付出大量的努力。就現階段來說，高校檔案管理信息化建設仍舊面臨著諸多問題，如檔案管理人員的綜合素質普遍偏低、檔案信息數據庫不完整、基礎設施不完備、對檔案信息安全問題的重視不夠等，應加強對這些問題的重視與分析，并采取有效的措施予以解決，才能更好地推動高校檔案管理信息化建設的發展。

參考文獻

[1] 劉亞君.新媒體環境下高校檔案管理信息化建設策略[J].鎮江高專學報，2017（1）：48-50.

[2] 任南竹.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界，2017（3）：51+53.

[3] 徐曉華.信息時代背景下地方高校檔案管理信息化建設路徑探索[J].通訊世界，2016（15）：219.

[4] 王萍.數字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑分析[J].辦公室業務，2014（17）：154-155.