提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

張九安

摘 要：檔案是信息的重要載體，檔案管理在事業單位工作中發揮著不可替代的作用，可以說，檔案管理質量是檢查事業單位工作成效的重要標準之一。隨著事業單位檔案資料的不斷積累，傳統的檔案資料管理方法已經不適應時代和事業發展需要，信息化必然成為檔案管理的主流發展趨勢。本文分析了事業單位檔案管理信息化的概念及必然性，又對檔案管理信息化建設的優勢進行了探討，提出了幾點加強信息化建設的方法策略。

關鍵字：事業單位；檔案管理；信息化；優勢；策略

當今時代是信息化的時代，各個行業為了提高工作效率，提高管理經營效益，都在不斷地向著信息化的方向發展。對于事業單位的檔案管理工作亦是如此。我國檔案管理領域對于信息化方面已經有了一定的研究，并且其研究的應用也取得了一定的成就。但是與西方發達國家相比，我國檔案管理領域在信息化建設方面還有一定的欠缺。所以，在今后檔案管理領域的發展中，要加強對檔案管理信息化建設對策的研究，從而制定出更加有利于事業單位檔案管理信息化建設的方法和措施。

1 檔案管理信息化內涵

1.1 檔案管理信息化概念

檔案管理信息化是指在檔案管理活動中以信息化建設為核心，在有關檔案管理機構的統一組織下，將現代信息技術應用到檔案管理的整個過程，經系統加工、傳輸后，通過檔案信息資源的數字化和管理過程的網絡化，達到檔案信息資源的有效配置和資源共享。一言以蔽之，檔案管理信息化的實質就是檔案管理模式從以實體保管為重點的傳統檔案管理模式向現代化、數字化檔案管理模式轉變。

1.2 檔案管理信息化的必然性

檔案管理信息化是保護傳統檔案的必然要求。信息資源的數字化可以降低保存檔案的難度，延長檔案原件的保管壽命；很多損壞的數據和原件也可以通過計算機恢復還原，并可以通過備份解決紙質檔案脆裂受潮等難題；同時，還有利于快速檢索。檔案管理信息數字化可以大大節省存儲空間，優化館藏，減少庫存壓力，使用大容量的光盤和硬盤可以減輕管理人員的工作量，提高工作效率。目前，各事業單位軟硬件條件已經具備，為檔案管理信息化提供了物質基礎。另外，大多單位還建立了比較完善的法律法規和管理機制，這為檔案信息化管理提供了制度保證。

2 檔案管理信息化建設的優勢

2.1 優化檔案存儲環境

目前事業單位檔案管理工作總體上還停留在紙制檔案的管理階段，檔案管理工作以紙張為主，在存儲過程和管理方式方法上對環境還有較高的要求。采用信息化的檔案管理方式，進一步減少了檔案管理對環境的要求。首先，信息化的管理方式提高了存儲效率，轉變了對傳統紙張的依賴，進一步消除了潮濕、高溫、空氣氧化等環境因素對檔案帶來的影響；其次，無限地擴大了存儲空間，減少了對傳統檔案柜的需求，在現代信息技術環境下，可以將檔案資料更好地存儲在計算機和網絡空間，只需要微小的存儲空間，就可以存儲海量的數據信息；最后，與傳統的紙張相比，信息化的檔案對環境的依賴程度進一步減小，極大地降低了存儲成本。

2.2 便于檔案資料永久保存

傳統的紙質檔案很容易受到天氣、環境的影響，出現發霉、變質的情況，而且容易損壞，這給檔案管理工作帶來了巨大的工作量及工作難度。若傳統紙質檔案管理中出現差錯或失誤，很可能會造成檔案破損或檔案丟失的情況，給單位造成不容忽視的影響。而檔案管理的信息化可以利用信息技術對檔案進行備份，將檔案信息保存在信息系統中，這樣不僅減少了檔案的占地空間，還不會受到天氣等外界環境的影響，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實現了永久保存。

2.3 信息檢索快捷化

在信息化的時代大背景下，能否快速查找到有價值的信息，決定了事業發展的廣度與深度。提高信息的檢索效率與使用效率，可以極大地提高事業單位的管理水平和工作質量。傳統檔案管理中數據信息的檢索相對困難，使用現代信息化的管理方式，可以極大地提高檔案檢索的效率。首先，信息化檔案管理依賴數字化檔案，在電子媒介的環境下，實現了數據檢索無遺漏的基本功能，只要輸入相應的檢索條件，就可以找出全部符合條件的有用信息。其次，可以快速地查找出全部符合條件的信息，依靠現代計算機系統，以秒來計算數據信息的檢索速度，能以最快的速度為使用者提供相關數據信息，從而進一步提高數據的使用效率。第三，在高速的數據檢索過程中，可以不用再擔心對傳統紙制檔案的破壞，降低了檢索的復雜度，極大提高了數據檢索的安全性。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

3.1 提高對檔案信息化建設的認識

檔案管理信息化建設的系統性比較高，因此，事業單位在推進信息化建設的過程中，要對其高度重視，充分認識到檔案管理信息化的重要性。同時，檔案管理人員要創新管理觀念，積極宣傳檔案管理信息化建設的優點及意義，提高單位領導及干部職工對檔案管理信息化建設的認識，從而促進事業單位全體人員積極配合檔案管理的信息化建設，通過上下級之間的協調合作，最大程度地提高事業單位檔案管理工作的效率，從而帶動提高單位各項工作的工作效率。

3.2 加強信息化建設平臺推廣模式的構建

構建檔案管理信息化平臺主要是為了事業單位在信息檢索、查詢時更便捷、更快速、更高效，以此來提高工作效率。因此，實現信息化建設的過程中，檔案管理部門或科室應當加強對檔案管理信息化建設的宣傳與推廣，增加檔案管理信息化建設平臺的知名度與影響力。此外，還可以從檔案管理信息化建設的成功案例中吸取經驗，通過提高信息化建設平臺的使用效率和頻次，更好地促進事業單位檔案管理信息化建設。

3.3 配備統一、實用的軟硬件設備

良好的軟硬件配套建設是檔案管理信息化建設的重要前提和保障。為了有效保存檔案資料，性能穩定、受外界影響小的軟硬件設備是事業單位檔案管理工作所必備的。如果不配備統一的軟硬件基礎設施，就會造成很多數據不兼容，字符無法識別，數據無法自動轉化，無法完成自動編碼和檢索，無形中為檔案信息化進程設置了人為的障礙。只有實現統一型號、規格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化提供物質基礎。各事業單位最好選用市面上主流的標準化設備，保持與國內外實力雄厚的軟、硬件公司的聯系，量身開發定制檔案管理操作系統，以便于數據處理。

3.4 優化檔案管理信息化工作人員素質

檔案管理人員是檔案管理工作的直接操作者，因此，其素質水平直接影響檔案管理信息化建設的效果。針對當前檔案管理人員能力不足、年齡偏大等問題，事業單位必須加強檔案管理人員的能力素質建設。首先要解決的就是個別單位沒有專門檔案管理人員的問題，確保檔案管理有專人負責。其次要通過定期開展培訓等方式，讓檔案管理人員真正意識到信息化建設的重要性，提高其工作主動性和自覺性。最后要強化檔案管理人員應用信息化設施的能力和水平，提高其對檔案信息化平臺的熟練掌握程度和應用能力，確保檔案管理信息化平臺能夠真正發揮作用。

4 結束語

檔案是社會活動的記錄，檔案資料具有真實性和歷史性的特征，在一定程度上影響著社會事業的決策。實現事業單位檔案管理的信息化，是順應歷史發展趨勢的必然選擇，也是提高事業單位檔案管理效率的重要方法。高度重視檔案管理的信息化建設，做好科學的事業單位檔案管理規劃工作，不斷完善自身的管理模式，可以更好地促進事業單位發展。

參考文獻

[1]王小紅.淺析事業單位檔案管理信息化的有效建設策略[J].經營管理者，2017，08：267.

[2]張艷平.事業單位檔案管理信息化探微[J].蘭臺內外，2017，02：35.

[3]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].黑龍江科技信息，2017，06：193.