淺談如何做好檔案保密管理與利用工作

唐建南

摘 要：在信息現代化的大背景下，包含著公司機密文件以及員工個人資料的公司檔案資源正發揮著重大的社會經濟價值，這就要求公司必須做好檔案保密管理以及合理開發利用的工作。然而現今公司在檔案的保密管理與利用工作上尚存在著諸多的問題，本文在簡單討論該方面問題后，進一步針對該問題提出個人的意見，期望能對公司進行檔案的保密管理以及利用上有一定的借鑒意義。

關鍵詞：檔案保密；檔案管理；利用

公司對檔案資源進行保密管理以及利用，不僅是在守護公司的企業機密以及員工個人信息，而且是在維護企業的整體形象、實現利益的最大化。同時，檔案保密管理與利用工作的成功與否也直接關系到國家層面上的整體安全和利益，這也使這項工作成為黨和國家都必須關注的問題。因此，必須對此予以重視。

1 檔案保密管理與利用工作中存在的問題

（一）檔案的管理工作混亂

大多數公司在檔案的存放方面都缺乏系統、不集中，檔案管理工作整體上比較混亂，缺少指定的檔案管理室。公司的檔案資料需要依照部門的不同進行分開存放，然而如今的現狀是許多企業將全部的檔案混合放置在一起，這致使調用檔案的工作十分困難。另外，檔案管理狀況的混亂導致有些部門將機密與非機密文件資料混合放置，混合進行組卷管理以及混合進行資料提供，很容易導致機密的泄露。

（二）檔案信息容易泄露

不嚴謹的檔案管理會造成機密文件的泄露，進而使公司產生巨大的損失，甚至是破產。公司如果在員工個人資料的檔案資料管理上出現問題，也會導致員工個人資料的泄露。

（三）檔案內容更新不及時

公司檔案的信息有著變動性，然而公司在檔案管理上沒能依據實際情況的改變而進行實時更新。這種檔案內容的不及時更新會導致公司管理上出現很多多余的麻煩，使檔案管理失去應有的功能。

（四）檔案資源開發與利用不科學

任何公司都有保護檔案信息機密的責任，然而在進行檔案保密管理工作時必須進行檔案資源的科學利用，雖然大部分公司都竭盡全力地做好檔案資料的保密管理工作，但是在檔案資源的開發利用方面的重視明顯不足，這也導致檔案管理工作沒能發揮其原有作用，失去了進行檔案資源管理的價值。所以，公司不僅要保護檔案資源而且要懂的科學利用與開發資源。

2 如何做好檔案保密管理工作的建議

（一）加強檔案管理流程的管理

檔案資料的管理工作大致可以分為收集、保管、整理和歸檔四個步驟，其中收集檔案資料是檔案資料管理工作的最基礎性的環節。任何企業都應該成立專門的檔案資料管理室，不可以將全部的檔案進行混合管理。作為檔案資料的管理人員，需要對檔案管理工作的所有流程加以注重，在整理檔案資料的過程中，需要保護檔案資料的完整性和檔案信息的連貫性，前面放置正文資料，后面附加附件資料，并依照順序標明頁號，確保檔案資料的完整和清晰，防止資料不全，保證檔案資料管理工作專業、規范和標準地進行。在混合檔案資料方面，檔案管理人員必須按時整理混合的文件，進行更新歸檔。同時，檔案管理人員也要按時根據實際情況進行檔案信息的更新。

（二）依照《保密法》，進行檔案資料的科學管理

作為國家頒布的，用于保護檔案資料安全的《保密法》，必須在進行檔案保密管理工作中被認真落實并執行。檔案資料的機密度會按照時間的推進產生一定的變化，其大體的改變主要是升密、降密以及解密等等。這要求檔案管理人員一定要嚴格依照《保密法》的規定，依照解密劃控的時間規定，檔案資料涉密信息的準則以及保密規范的準則來開展檔案資料保密及管理工作。

（三）提高專業人員對檔案保密管理的能力

對于檔案管理工作的科學技術要求，檔案管理人與一定要持續進行檔案管理工作相關理論和技能的學習，掌握檔案信息管理工作的要求，增加對檔案管理工作的基本知識的探討與研究，熟練掌握檔案資料管理的相關規章要求，完成檔案資料的收集、整理、管理、分析以及利用的學習。企業在進行檔案保密管理工作時，檔案管理人員一定要首先建立積極的事業心及責任心，擁有濃厚的保密意識，工作積極認真，嚴謹穩重，將保護國家及企業機密視為自身的職責和義務。此外，檔案管理人員必須逐漸掌握計算機編程以及英語能力，提高管理技能，熟練掌握流程，將理論與實踐相結合，學會現代電子檔案的處理及保密工作。

3 如何科學利用檔案資源的建議

（一）處理好檔案保密與利用兩者的關系

在進行檔案資料的管理上，保護檔案的機密需要檔案管理人員在完成檔案保密管理工作的前提下，在時間、空間的限制下充分利用檔案資料，使檔案資料積極顯示其社會價值。如果只進行檔案資料的保護而不去利用，則會讓檔案管理工作喪失自身意義，而沒有約束地隨心所欲利用檔案資料則會給國家和社會各界的安全及權益帶來巨大的危害。因此，科學地進行檔案資料管理工作，一定要解決好檔案資料保密和資料利用兩者之間的關系問題。

國家《保密法》把檔案資料的保密程度分為：絕密、機密和秘密，管理人員就要依照此等級，在要求范圍內對檔案資料進行開發和利用。保密檔案需要分類進行密封，防止檔案之間的混雜，另外，需要成立檔案資料統計臺以及檔案儲存位置的索引。用畢某檔案資源后，管理人員一定要立即將資料歸放于原位。保密資料的儲存期是有一定時限的，當儲存時間一到，此檔案就不再是保密一級。此時，管理人員就能夠依照公開文檔的規定對其進行歸檔利用。

（二）提高檔案管理工作的監督

檔案資料管理的監督必須貫徹在檔案資料利用的全過程。監督工作作為保證檔案資料保密以及科學利用過程成功完成的重大前提，它能夠保證對檔案資料充分利用的同時確保檔案的管理安全。健全的檔案管理工作首要就是要健全監督管理的制度，其中，檔案資料利用的管理制度包括閱覽、外借以及復制制度。在對檔案資料進行利用的過程中，一定要依照實際狀況，明確檔案能否利用及其利用限度。此外，管理人員應該按時核查檔案資料的完整性，檢查是否有異常情況等等，并對檢查結果進行登記以及提交。

（三）注重檔案資料的日常管理

保護檔案資料的安全，科學合理利用資料，要求必須做好日常管理工作，所有人員都不能隨意獲取檔案資料。檔案管理人員也全都要在完全依照《檔案管理法》、得到上級領導的允許等手續的前提下，進行檔案的調閱、移出和銷毀。對于絕密檔案的使用，管理人員一定要定期檢查、核實，徹底杜絕泄密或者檔案受損的情況，若發現異常情況要立即采取有效的補救措施，最大限度地挽救損失。

4 結語

在經濟文化快速發展的今天，企業的檔案資料發揮著愈來愈大的作用。做好檔案保密管理與利用工作，使檔案資料盡可能發揮最大的社會和經濟效益，是一項重大而嚴峻的工作。所以必須要針對檔案管理工作現存的問題，做好管理每一步，嚴格遵守國家法規，提高管理技術，處理好保密與利用的關聯，完善制度，注重日常工作。

參考文獻

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