試論醫(yī)院綜合檔案的開發(fā)利用

高媛媛

摘 要：隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院工作越來越復雜，檔案的數(shù)量也在不斷提高，因此必須要加強對醫(yī)院綜合檔案的開發(fā)利用，從而滿足醫(yī)院檔案室管理要求，保證醫(yī)院在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。本文先分析了我國醫(yī)院綜合檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮的作用，再分析了醫(yī)院檔案開發(fā)利用的幾個方面，最后對如何提高醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用提出了幾點建議措施，希望具有借鑒意義。

關鍵詞：醫(yī)院管理；綜合檔案；開發(fā)；利用

檔案的開發(fā)利用在醫(yī)院有著重要位置，它是檔案內(nèi)容信息作用的體現(xiàn)，是其價值的主要實現(xiàn)途徑。現(xiàn)如今，我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制加大發(fā)展步伐，在對區(qū)域醫(yī)療資源進行優(yōu)化配置以及對醫(yī)改任務充分落實的過程中，醫(yī)院各發(fā)展歷程的信息資源被醫(yī)院綜合檔案所記錄，作用也非常顯著。做好醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，能夠為醫(yī)院醫(yī)療、科研以及教學帶來強有力的支持。本文現(xiàn)就對醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用進行討論。

1 醫(yī)院發(fā)展中醫(yī)院綜合檔案的作用

首先，綜合檔案是醫(yī)院歷史的載體。綜合檔案反應了醫(yī)院發(fā)展的全過程，要想了解醫(yī)院的醫(yī)學成就與經(jīng)營歷史，只需查看醫(yī)院綜合檔案便一目了然。它充分反映了醫(yī)院成長發(fā)展、興衰轉(zhuǎn)型的各個方面。通過對綜合檔案的應用，不但能夠讓醫(yī)院來訪人員見識到醫(yī)院的風采與特色，還能在醫(yī)院危急時刻，給予經(jīng)驗與警示支持，從而為醫(yī)院自我發(fā)展提供智慧支持。

檔案記錄中的內(nèi)容能夠為醫(yī)院管理者提供正確的分析方向與決策方式。例如，對比不同季度門診接診量，可按照過去季度信息，總結(jié)問題從而為決策提供方便，為醫(yī)院給予科學的經(jīng)營計劃。當醫(yī)院要更新制度規(guī)定時，也可按照檔案記錄，吸收舊制度精華來加以完善，保證醫(yī)院方針政策既能與時俱進，又不失去傳統(tǒng)特色。

再次，綜合檔案傳承了前人的智慧與精華。醫(yī)院綜合檔案對醫(yī)院醫(yī)學科研成果進行了記錄，它是醫(yī)院全體人員的智慧結(jié)晶與傳承在，能夠為醫(yī)院高層領導的決策提供指導，為醫(yī)院經(jīng)營現(xiàn)狀進行分析，從而為醫(yī)院經(jīng)營提供了戰(zhàn)略支持。

最后，綜合檔案能維護醫(yī)院的正當權(quán)益。醫(yī)院每天都要接待大量的病人，患者的病情與治療方案也具有多樣性，在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)患糾紛是在所難免的。通過對綜合檔案的利用，醫(yī)院能夠在開庭時出示文件證明，例如會計檔案、設備檔案、管理檔案與病歷檔案等，如此便能保證醫(yī)院不再法庭中敗訴，從而維護自身正當權(quán)益。

2 醫(yī)院檔案開發(fā)利用的主要途徑

檔案開發(fā)利用按照服務方式與設施可以分為閱覽、外借、復制、宣傳報道、咨詢服務、檔案目錄信息服務及編研服務等。現(xiàn)就敘述最常見的幾種服務方式。

首先是檔案借閱工作。檔案借閱包括外借與閱覽兩個部分，即將檔案提供給利用者借閱。在借閱過程中，必須要嚴格落實幾點：其一，規(guī)章制度與登記制度必須要充分明確，為檔案資料的安全提供保障，為提高閱覽服務質(zhì)量，閱覽室必須按照“三分開”原則設置，統(tǒng)一好管理與服務兩個部分，為利用者給予優(yōu)良的閱讀氛圍。其二，要充分符合醫(yī)務工作者特點。要充分考慮臨床護士與一線醫(yī)生的時間特點，要有針對性的安排好借閱時間與閱覽室的開放時間，從而為醫(yī)院工作人員給予便捷的檔案閱覽服務。其三，檔案外借必須遵守外借制度，通常檔案不能借出到院外，要重視好外借手續(xù)登記、催還與清點等多個環(huán)節(jié)。

其次是檔案咨詢服務。所謂檔案咨詢服務，就是檔案工作人員解答檔案利用者的疑問，為其有效利用檔案信息資源給予指導，這在檔案開發(fā)利用中非常重要。要落實好檔案咨詢服務，就必須要提高檔案咨詢員的綜合素質(zhì)與知識涵養(yǎng)，讓他們能夠掌握計算機等硬件設施。醫(yī)院綜合檔案室要按照醫(yī)院檔案實際來進行日常咨詢服務。

最后是檔案編研工作。檔案編研是檔案工作人員基于館藏檔案而進行的編輯研究，例如文件匯編、文摘匯編、編輯檔案、編修史志、編寫檔案參考資料，該工作具有主動性、廣泛性與系統(tǒng)性，能提高檔案室工作水平。檔案編研能為資料的傳播與使用給予方便，為醫(yī)院各工作的開展給予參考資料支持。例如根據(jù)醫(yī)院歷史資料來編寫視頻與宣傳畫冊，做好醫(yī)院的全面宣傳，落實醫(yī)院組織沿革、大事記、學科建設、新院建設等專題摘要。檔案編研要以檔案的整理、收集、編目為基礎，對檔案工作人員要求更高。

3 提高醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用水平的建議措施

首先，以病例檔案信息管理來提高醫(yī)療服務質(zhì)量。病例檔案在信息檔案中最為基本與重要，它對病人從入院到出院的所有情況都進行了記錄，是醫(yī)護人員治療護理的見證。病歷檔案涉及到很多科研信息與醫(yī)學內(nèi)容，是醫(yī)護人員的多年實踐經(jīng)驗，是醫(yī)院服務質(zhì)量的反映。做好醫(yī)院病歷檔案管理，就必須保證其真實與完整，借閱病歷檔案必須嚴格遵守相關制度。

其次，以科技檔案作用來保障臨床、科研工作的有效開展。科技檔案對各項目申報書、計劃任務書、技術總結(jié)報告與成果鑒定書等進行了完整而真實的記錄，這是醫(yī)院醫(yī)學科研成果的依據(jù)。按照不同專題與需求，檔案管理人員要將新型技術、思想與成果向醫(yī)療人員介紹，從而為醫(yī)院經(jīng)營管理提供科技成果。

再次，人事檔案管理。人事檔案對醫(yī)院所有成員的工作績效與個人信息進行了記錄，醫(yī)院的服務質(zhì)量都需要所有醫(yī)護人員的努力，醫(yī)院服務水平取決于醫(yī)院各成員的職業(yè)素養(yǎng)。人事檔案管理能對醫(yī)護人員形成約束，并對各干部的工作績效、能力與精力進行了記錄，對人事檔案規(guī)范管理，能讓人力資源分配更加規(guī)范合理，提高醫(yī)院的經(jīng)營效率。

從次，設備檔案與會計檔案。醫(yī)療設備是為患者提供良好服務的基礎，設備檔案對醫(yī)院設備數(shù)量、使用與檢修情況進行了記錄，涵蓋了設備購入、保養(yǎng)與檢修的全過程信息。利用設備檔案來制定設備采購計劃、安排保養(yǎng)與檢修事宜，讓醫(yī)療設備發(fā)揮出最大作用。醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展需要會計工作的幫助，會計檔案對醫(yī)院設備采購與自身建設的支出與效益進行了記錄，能實現(xiàn)醫(yī)院的健康發(fā)展。要按照實際情況分類管理會計賬目，對比與往年的支出與效益情況，為醫(yī)院制定科學的經(jīng)營方針提供合理指導。

最后，充分利用聲像檔案與基建檔案。聲像檔案最為直接且最有保存價值，它對醫(yī)院各大事與活動的舉辦進行了記錄，對醫(yī)院歷史發(fā)展與文化建設進程進行了見證。要完整保存聲像檔案，用其來建設醫(yī)院文化，能以直觀方式提高員工凝聚力，加強醫(yī)院隊伍建設。基建包括建筑、管道與線路等的建設，對基建檔案加強管理，充分利用現(xiàn)代化計算機技術，豐富基建專業(yè)知識，對基建檔案實時現(xiàn)代化、高效率管理。

4 總結(jié)

對醫(yī)院綜合檔案加強開發(fā)利用，能實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案中的病歷、科技、人事、設備、會計、聲像與基建各個檔案各自有自身的作用，檔案管理人員必須要做好檔案借閱服務、咨詢服務與編研工作，提升醫(yī)院服務質(zhì)量與經(jīng)營水平，實現(xiàn)醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益。

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