運(yùn)用信息化技術(shù)優(yōu)化內(nèi)部管理、提升服務(wù)水平

上海琳方會(huì)計(jì)師事務(wù)所 劉晶

運(yùn)用信息化技術(shù)優(yōu)化內(nèi)部管理、提升服務(wù)水平

上海琳方會(huì)計(jì)師事務(wù)所 劉晶

一、背景

信息化為注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)發(fā)展帶來(lái)全新機(jī)遇，為了創(chuàng)新行業(yè)發(fā)展模式，破解行業(yè)發(fā)展難題，推進(jìn)行業(yè)跨越式發(fā)展，中注協(xié)《注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃》確定了注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)信息化戰(zhàn)略，并將其作為行業(yè)的核心任務(wù)和行業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略支點(diǎn)。上海琳方會(huì)計(jì)師事務(wù)所（以下簡(jiǎn)稱“琳方”）積極響應(yīng)中注協(xié)部署，堅(jiān)持不懈推進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)。自2003年成立伊始就設(shè)立了信息技術(shù)部，創(chuàng)立了琳方網(wǎng)站，并采用Clint/ Server架構(gòu)自主開(kāi)發(fā)MIS 信息管理系統(tǒng)，對(duì)事務(wù)所的資源進(jìn)行優(yōu)化配置和集中管理，旨在建立健全內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，打造強(qiáng)有力的后臺(tái)支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息管理等方面的實(shí)質(zhì)統(tǒng)一。經(jīng)過(guò)十多年的信息化建設(shè)，琳方在滿足自身內(nèi)部管理的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)逐步建立各類專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、提升服務(wù)水平、創(chuàng)新服務(wù)理念。

實(shí)踐證明，事務(wù)所建立信息化系統(tǒng)有助于事務(wù)所提高效率、做強(qiáng)做大、做精做優(yōu)，提升事務(wù)所的發(fā)展速度和執(zhí)業(yè)質(zhì)量。

二、做法

（一）琳方網(wǎng)站的建設(shè)

網(wǎng)站是事務(wù)所對(duì)外的窗口，在琳方創(chuàng)立時(shí)，我們就著手打造自己的企業(yè)網(wǎng)站，定位于向國(guó)內(nèi)外各類客戶和公眾提供專業(yè)信息服務(wù)。

1.設(shè)立黨建工作專頁(yè)，黨支部組織專人對(duì)黨建工作相關(guān)信息進(jìn)行更新和維護(hù)，快速反映行業(yè)、琳方黨建工作最新動(dòng)態(tài)。

2.除所內(nèi)動(dòng)態(tài)、專業(yè)服務(wù)、財(cái)稅咨詢、報(bào)表下載等功能外，設(shè)立了稅收協(xié)定專區(qū)，信息技術(shù)部組織專人收集、整理中英文對(duì)照的中國(guó)與各國(guó)家、地區(qū)的稅收協(xié)定。隨著國(guó)家綜合國(guó)力的日益強(qiáng)大，對(duì)外投資活動(dòng)日趨活躍，業(yè)內(nèi)人士已經(jīng)向琳方提出要組織整理全世界主要國(guó)家的所得稅稅法，開(kāi)辟專區(qū)。

3.建立高效、便捷的法律法規(guī)查詢庫(kù)，貫于自動(dòng)鏈接功能，覆蓋會(huì)計(jì)、審計(jì)、財(cái)稅、外匯、資產(chǎn)評(píng)估、工商管理等方面，實(shí)現(xiàn)在海量信息內(nèi)進(jìn)行快速搜索，為琳方員工、國(guó)內(nèi)外客戶和公眾提供查詢高效、便捷的專業(yè)服務(wù)。目前該數(shù)據(jù)庫(kù)已為包括各財(cái)稅等政府部門采納使用。

4.為適應(yīng)琳方外向型事務(wù)所的特點(diǎn)，琳方網(wǎng)站部分模塊還用英文、日文為外國(guó)客戶提供服務(wù)。

（二）琳方外購(gòu)的應(yīng)用軟件

1.購(gòu)買了審計(jì)軟件，提高審計(jì)工作效率，規(guī)范事務(wù)所執(zhí)業(yè)質(zhì)量。

2.購(gòu)買了BVD數(shù)據(jù)庫(kù)軟件 ，根據(jù)國(guó)家稅務(wù)總局頒布的《特別納稅調(diào)整實(shí)施辦法（試行）》（國(guó)稅發(fā)【2009】2 號(hào)）的規(guī)定，為了向客戶提供編制關(guān)聯(lián)交易同期資料以及轉(zhuǎn)讓定價(jià)服務(wù)，通過(guò)BVD數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的應(yīng)用，使相關(guān)數(shù)據(jù)的篩選與國(guó)家稅務(wù)總局和各省市國(guó)家稅務(wù)局保持同步。

3.內(nèi)部信息交流平臺(tái)，采用Clint/ Server架構(gòu)、基于Microsoft C++實(shí)現(xiàn)。達(dá)到員工間的實(shí)時(shí)信息交換、文件分享、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)或群體互動(dòng)討論、支持外勤人員與辦公室間的便捷聯(lián)絡(luò)的各項(xiàng)需求，減少了事務(wù)所內(nèi)部員工間即時(shí)溝通占用電話資源、會(huì)議室資源的情況。同時(shí)數(shù)據(jù)傳輸采用加密功能，保障安全性。

（三）琳方自主開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件

外購(gòu)軟件有產(chǎn)品成熟、成本可控等各項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)，但隨著行業(yè)各類新型業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，以及客戶的各種需求，僅僅依靠外購(gòu)軟件，是不能滿足實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展需求的，因此琳方在外購(gòu)軟件的基礎(chǔ)上，也同時(shí)進(jìn)行各類管理與業(yè)務(wù)軟件的自主開(kāi)發(fā)。

1.自主開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)。采用B/ S架構(gòu)、基于Microsoft Dot Net C#編程語(yǔ)言開(kāi)發(fā)。整合事務(wù)所客戶、業(yè)務(wù)、人事、行政、財(cái)務(wù)管理等相關(guān)應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化流轉(zhuǎn)與各類數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、歸納和應(yīng)用，隨著ERP開(kāi)發(fā)的進(jìn)一步深化，已成為事務(wù)所發(fā)展必不可少的工具。

2.自主開(kāi)發(fā)海關(guān)增值稅數(shù)據(jù)采集軟件。可直接將退稅所需的出口數(shù)據(jù)和進(jìn)貨的發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匹配并導(dǎo)入到退稅申報(bào)系統(tǒng)，大大提高數(shù)據(jù)錄入速度和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，極大減少申報(bào)企業(yè)錄入工作量，提高工作效率、減少人為差錯(cuò)、節(jié)約人力成本。

3.自主開(kāi)發(fā)績(jī)效評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)軟件。可通過(guò)指標(biāo)體系、調(diào)查問(wèn)卷、適用法律法規(guī)，歸集、檢索、匯總，自動(dòng)出具工作方案和評(píng)價(jià)報(bào)告初稿，將績(jī)效評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)中大量的手工調(diào)整、信息整理工作，由業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)代為處理，項(xiàng)目執(zhí)行人員可以將主要精力集中在設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)的合理性，以及項(xiàng)目效益分析評(píng)定上。目前，該項(xiàng)業(yè)務(wù)軟件的主體功能開(kāi)發(fā)已經(jīng)完成，預(yù)計(jì)在2017年可以正式運(yùn)用到項(xiàng)目執(zhí)行中。

三、成效

（一）有利于內(nèi)部控制制度的貫徹執(zhí)行

琳方ERP的自主開(kāi)發(fā)與建設(shè)，始終貫徹落實(shí)內(nèi)部控制、保障執(zhí)業(yè)質(zhì)量、提高工作效率、實(shí)現(xiàn)信息共享的理念。

1.業(yè)務(wù)執(zhí)行全過(guò)程監(jiān)控。通過(guò)客戶管理、項(xiàng)目管理、復(fù)核管理、檔案管理、財(cái)務(wù)管理等模塊，從客戶接洽開(kāi)始，涵蓋客戶情況調(diào)查與評(píng)價(jià)、業(yè)務(wù)委派、約定書(shū)簽訂、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目質(zhì)量控制、報(bào)告簽發(fā)、項(xiàng)目完成歸檔、服務(wù)費(fèi)用收取等各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行全程控制，實(shí)時(shí)了解業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)各階段的信息即時(shí)收集和共享。

2.項(xiàng)目質(zhì)量與風(fēng)險(xiǎn)控制。基于B/S架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)提交、復(fù)核、評(píng)分和簽發(fā)功能，保證即時(shí)、有效的信息交流和溝通。同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)報(bào)告、工作底稿、往來(lái)通訊等電子文檔的安全性、唯一性，提供有效保障。

3.業(yè)務(wù)流程有效執(zhí)行。通過(guò)信息系統(tǒng)各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，體現(xiàn)內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)置，將內(nèi)部控制制度通過(guò)信息控制手段予以落實(shí)和保障。

4.遵守職業(yè)道德、職業(yè)操守、保密原則。

（1）通過(guò)權(quán)限設(shè)置，保證被許可的特定人員對(duì)被許可的特定信息進(jìn)行特定操作，如信息查詢、數(shù)據(jù)下載、在線修改、數(shù)據(jù)上傳等；

（2）項(xiàng)目管理功能保證項(xiàng)目經(jīng)理輪崗制的有效執(zhí)行，同時(shí)規(guī)避了不相容業(yè)務(wù)由同一人員執(zhí)行的情況；

（3）培訓(xùn)管理功能，對(duì)所內(nèi)、所外培訓(xùn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、跟蹤，所內(nèi)培訓(xùn)的課件資料及時(shí)上傳系統(tǒng)，有利于全所員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)信息共享，也增加了培訓(xùn)課件的重復(fù)利用性。

5.全面預(yù)算管控。通過(guò)財(cái)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)分析、項(xiàng)目管理、人事管理、資產(chǎn)管理各功能模塊，對(duì)事務(wù)所年度全面預(yù)算的編制，預(yù)算完成情況的跟蹤、評(píng)價(jià)和分析，提供數(shù)據(jù)支持。

6.人員服務(wù)與管理。人事管理模塊，涵蓋人員基本信息、日程工作安排、假期使用等功能。即為事務(wù)所員工查詢自身信息提供便捷途徑，又有利于事務(wù)所內(nèi)部管理制度的有效執(zhí)行。

（二）有利于事務(wù)所的國(guó)際化發(fā)展

事務(wù)所信息建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展，可以發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)、互通、互動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，在建設(shè)推廣中可以持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化，完善其媒體、渠道、社群等功能。琳方通過(guò)信息化技術(shù)的運(yùn)用，充分展現(xiàn)企業(yè)文化、服務(wù)特色，打造適應(yīng)國(guó)際化要求的信息化平臺(tái)，提高承接國(guó)際業(yè)務(wù)勝任能力，適應(yīng)國(guó)際化的業(yè)務(wù)環(huán)境，推動(dòng)事務(wù)所實(shí)現(xiàn)“走出去”戰(zhàn)略。

（三）有助于確保各類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性

琳方通過(guò)信息化建設(shè)，運(yùn)用內(nèi)部ERP系統(tǒng)，以及其他一系列業(yè)務(wù)軟件，可以做到各類信息的適時(shí)采集、錄入和處理，使工作有法可依，結(jié)果有跡可循。管理層和員工都可以有效的安排工作計(jì)劃，實(shí)時(shí)完成各項(xiàng)管理和業(yè)務(wù)流程，提高工作效率。

四、啟示

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的審計(jì)執(zhí)業(yè)方式與服務(wù)理念面臨著被互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取代、被互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)落下的風(fēng)險(xiǎn)。如何采用大數(shù)據(jù)分析等新型技術(shù)手段，對(duì)客戶內(nèi)部控制運(yùn)行、財(cái)務(wù)情況進(jìn)行更有效的評(píng)估和檢查，規(guī)避審計(jì)執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，在執(zhí)行審計(jì)鑒證業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，向客戶提出有針對(duì)性的管理建議，提升客戶體驗(yàn)，必然是我們行業(yè)今后的發(fā)展方向。

琳方在工作實(shí)踐中，充分發(fā)揮自身在財(cái)稅、鑒證、商法等領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)特長(zhǎng)，與信息化技術(shù)緊密結(jié)合，在自主開(kāi)發(fā)ERP內(nèi)部管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，從實(shí)際業(yè)務(wù)需求出發(fā)，逐步開(kāi)發(fā)出各項(xiàng)鑒證服務(wù)軟件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、降低執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

注會(huì)行業(yè)應(yīng)該抓住國(guó)家鼓勵(lì)創(chuàng)新發(fā)展的重大契機(jī)，通過(guò)信息化建設(shè)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，幫助事務(wù)所及從業(yè)人員拓展業(yè)務(wù)和客戶，實(shí)現(xiàn)為委托人、政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的專業(yè)服務(wù)，優(yōu)化行業(yè)管理，促進(jìn)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。