事業單位文書檔案管理現狀及發展趨勢

葉敏瑤

摘 要：作為事業單位日常管理工作的重要組成部分，文書檔案管理不僅真實地記錄著各種方針決策、管理辦法形成過程，同時推動著事業單位行政管理的發展。加強對文書檔案的管理，發揮文書檔案的作用和優勢，對于提高工作效率具有重大作用。本文通過對文書檔案的管理現狀與發展構想，提出相應的提高文書檔案管理的策略。

關鍵詞：事業單位；文書檔案管理；發展趨勢

對于事業單位的文書檔案管理工作而言，雖然行文工作與檔案管理工作分屬于不同的部門，但二者卻是緊密的相連；雖然二者具有不同的工作任務，但是對于事業單位而言同樣具有重要作用。因此事業單位的文書擬稿人、審批人、簽發人與檔案管理人員只有樹立規范化意識才能加強文書檔案的管理工作。

1 事業單位文書檔案管理工作現狀

第一，文書的行文格式不規范。對于行文工作與檔案管理工作而言，二者既相互聯系有相互區別。在目前的文書行文工作中，諸多工作人員的思想意識較薄弱，對于公文的格式與處理方式普遍存在不規范行為，例如內容表述生硬、格式雜亂、缺少相應的文件編號、文件排序與裝訂不合理等，對日后所形成的檔案質量并沒有予以過多的重視。

第二，對文書檔案的保存工作缺乏足夠的重視。對于事業單位的文書檔案保存工作而言，其是一項較為枯燥的工作，因此使得部分工作人員缺少責任心和熱情，對文書檔案只是單純的收集、歸檔，并未對文書檔案的整理與規范給予足夠的重視程度，更從來不會考慮如何才能提高文書檔案利用壽命與價值的問題，對文書檔案的管理工作造成嚴重的制約影響。

第三，缺乏完善的管理設施。隨著科學技術的不斷發展，檔案管理與保存的科技手段層出不窮，然而部分事業單位卻因為經費少的問題而不愿購置新設備，使得無法為文書檔案管理提供強有力的硬件保障。更有甚者，部分事業單位缺少專門的檔案室，檔案存儲環境雜亂臟，使得檔案材料發霉、破損，要查閱時找不到，最終導致無法實現文書檔案應用的利用價值。

第四，檔案管理信息化水平太低。隨著科技的不斷發展，計算機已經被廣泛使用。然而在實際的文書檔案管理工作中，部分事業單位卻并未使用計算機手段，或者并未挖掘出計算機的優勢，使得文書檔案的管理效率無法提升，在一定程度上浪費了資源，不利于工作的高效開展。

2 對文書檔案工作的科學化管理

2.1 將規范公文制作作為管理的前提

文書檔案是通過各類行文文件轉化而來，因此文書的質量對于檔案的質量至關重要。在實際的文書制作中，相關的制作人員必須依照及時、準確、安全的原則進行工作。若想實現較高水平的歸檔管理，文書制作人員必須對以下事項進行重視：第一，對文件應及時、準確的進行處理，做好相應的收發記錄，當發現文件缺少時應及時進行查找，同時必須督促相關的辦公室人員保證文書材料的完整性。第二，在制作文書時應按照規范的行文要求與格式，同時應明確行文種類，以便日后進行查找。第三，對于公文的審批應一致，并且需要使用不易褪色的墨水進行簽閱。第四，對相關的文件擬稿人與檔案管理人員加強專業知識與技能培訓，使其能夠嚴格按照規定進行文書檔案的保存工作。

2.2 將做好文書收集和整理工作作為管理的關鍵

若想做好文書檔案的管理工作，檔案部門必須對本單位具有價值的文書進行收集與整理。就各科室部門而言，應定期主動的將有價值的文書資料上交給檔案管理部門，不得隨意堆放、聽之任之；對于檔案管理部門而言，在進行檔案管理工作時應嚴格按照相關的管理文件要求，對各文件進行清晰明確的歸檔，切實做到以下幾點：第一，對文件歸檔的時效性進行有效的把握，否則將使檔案管理出現混亂；第二，在檔案整理工作中應加強對文件與資料的區分，以此來減少管理中的重復性與信息冗余度，提高檔案管理的效率；第三，在檔案管理工作中，若為立卷歸檔，既要把握全宗的入口關，又要注重文件的有機連貫性，在同組卷內應確保同一問題的完整性，以提高檔案的查詢效率及利用價值。

2.3 將檔案質量作為管理的保證

實現上述工作的目標在于提高文書檔案的質量，方便后人查閱。經過長期的實踐證明，文件材料是否完整，決定著檔案價值的高低；檔案裝訂和存放的規范決定著檔案工作的質量。因此相關的文書檔案管理人員在進行實際的工作時一方面應改善歸檔方式，便于相關人員的查閱，另一方面還必須注重檔案的裝訂質量和存放環境，以實現檔案的規范化管理。同時還必須利用相關的設備以延長檔案的保存期限，保證檔案的完整性。

2.4 加強檔案管理人員的專業培訓

不論是紙質文件還是電子文檔，最終需要依靠人來進行管理，因此必須加強對管理人員的專業培訓，定期組織開展學習，使其明確檔案管理的流程，增強其檔案管理工作的能力。同時事業單位還需進行招聘人才工作，為檔案管理工作注入新鮮的血液。除此之外對于所有的管理人員加強新技術技能的培訓，使其在短時間內了解相關技術的使用，以提高文書檔案的管理工作效率。

2.5 建立完善的獎懲機制

為提高文書檔案管理的工作效率，事業單位應建立健全相應的獎懲機制，對于工作突出的管理人員予以適當的獎勵，以便更好的激發其工作的積極性，同時以此作為帶動，為其他的工作人員樹立良好的榜樣；對于工作消極甚至出現紕漏的行為應予以懲戒，使其他人心生敬畏，從此“不想犯、不敢犯”。

2.6 建立健全檔案管理制度

在實際的檔案管理工作中，必須完善檔案管理制度并認真貫徹落實，為工作提供良好的制度保障，一方面單位應加大宣傳力度，使工作人員加強對檔案管理工作的認識。另一方面應加大對檔案管理工作的投入力度，同時定期對檔案管理工作進行考察，以確保工作有條不紊開展。

3 文書檔案管理的發展方向

隨著互聯網技術的不斷發展，文書檔案正朝著數字化與信息化的方向發展，利用數據檔案庫取代傳統的紙質檔案已經成為發展趨勢。文書檔案管理部門應開始大力應用計算機技術，為文書檔案管理工作提供強有力的電子保證，使不同部門之間可以進行跨區域共享，切實提高文書檔案管理效率及利用價值。同時通過信息化平臺的建立，改變以往文書的傳輸過過程與方式，實現文書檔案“保存即歸檔”的目標。然而，由于目前事業單位所實行的檔案管理工作仍然是同時對紙質文件與電子文檔進行保存，其中電子文件主要起參考價值，而紙質文件則主要起憑證價值，這導致大量的電子文檔也極易引起泄漏事件。

因此，檔案數字化與信息化管理固然是發展趨勢，但如何在提高文書檔案利用率與共享性的同時筑好防火墻，防止發生單位內部信息外流或被不法分子竊取的情況，也是一個值得我們深思和探討的問題。

4 結束語

文書檔案管理對于事業單位具有至關重要的作用，因此各相關部門必須加大力度對問題進行整改，與時俱進，促進文書檔案管理工作快速有效地向數據化信息化轉變，提高文書檔案管理的工作效率，為國家的檔案事業做出相應的貢獻。

參考文獻

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