關于加強衛生監督檔案管理工作的建議與思考

文秀娟

摘 要：完善檔案管理，能夠很好地服務于衛生監督管理部門管理、監督等工作，滿足衛生監督管理部門工作人員、醫院和社會公眾的醫療信息需求，對充分發揮檔案信息資源在深化醫藥衛生體制改革、促進衛生監督管理部門院現代化建設中的重要作用。

關鍵詞：衛生監督；檔案管理；工作建議

1 引言

公共衛生不斷改革深化，與此相關的檔案管理也有了新的工作要求，對此可從對相關人員的管理意識、管理團隊的素質進行提升，突破原有的檔案管理模式，詳細確定歸檔范圍，建立健全檔案管理制度等方面著手，通過各部門的共同努力打造出更具成效的檔案管理。

2 衛生監督檔案管理工作的實踐策略

1.對衛生監督檔案的內容進行規范

作為檔案管理工作的基礎，檔案收集工作一直都是檔案管理中的重要內容，只有經過長期的收集與整理，才能逐步形成檔案，才會有后續編輯、統計以及保管等一系列的工作。而且檔案收集與填寫是檔案質量的關鍵所在，所以衛生監管部門必須要對檔案收集工作進行科學的管理和分類，以此來保障檔案內容的質量。對于衛生監督檔案，一般會分為依法行政、預防性衛生監督、年度監督監測以及行政處罰和專題調查五種材料，而且隨著衛生監督工作的改革，檔案的種類勢必也會隨之增加，相關部門想要對這些檔案進行有效的管理，就需要對其進行合理的分類與歸檔，使衛生監督檔案工作更加規范化。

2.健全檔案管理制度

為了更好地開展檔案管理工作，相關部門應建立健全檔案管理制度。此處的管理制度主要是應用于各部門內部，因此應以各部門實際情況為立足點，引入《檔案法》相關內容依據，健全檔案收集、歸檔、保護、利用、傳遞、等級和責任追究等制度。各項制度均有不同意義，側重點酌情而定，同時為將檔案管理和衛生監督工作聯系的更為緊密，健全完善獎罰、考核制度是有必要的。

3.詳細確立歸檔范圍

衛生監督管理工作中涉及到的檔案應分門別類，并確立詳細地歸檔范圍，歸檔范圍中涉及的材料較廣泛，大致有含有工作計劃、記錄、總結等的工作材料；含有衛生監督法規、技術的行政法律材料和行政處罰辦法材料；對違法案件和專題進行調查的調查設計、調查報告材料；預防性的和年度性的監督材料等。對于各種檔案應結合確立標準準確無誤地各司其位，以輔助檔案管理工作的順利完成。

4.提升檔案管理模式

現代化進程以信息技術為標榜，以方便快捷高效為工作效果的體現，檔案管理工作不能與時代脫節，因此其管理模式應緊跟時代進程。當前時代中的檔案管理重點在兩方面：其一，資金投入方面，應做到不盲目浪費也不過份緊縮，以國家相關標準為樣板對各部門的實際情況查缺補漏；其二，利用信息時代中信息的優勢，將各部門之間的檔案管理工作網絡共享，提升檔案內容的使用范圍。

5.提高對衛生監督檔案的開發利用

衛生監督檔案具有較高的使用以及保存價值，在衛生監督檔案管理工作的進行過程中，還必須關注對衛生監督檔案資料的綜合開發利用。衛生監督機構檔案管理部門必須建立衛生檔案利用制度，規范衛生監督檔案的利用范圍、程序要求以及利用手續，盡量支持內部單位部門全面進行檔案利用。

6.加快信息化建設

隨著社會的不斷進步，衛生監督管理部門檔案管理工作許多不可預見性的問題也日益突出，僅僅依靠以前的筆記方式記錄病人檔案已經逐漸不能滿足衛生監督管理部門檔案管理的發展，因此，與時俱進、實現檔案管理的信息化建設已經成為一個亟待解決的重要河題。衛生監督管理部門檔案管理信息化的建設，必須以維護檔案的完整與安全為第一守則，實現電子檔案資料管理模式，并且從電子檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、—體化、標準化、規范化和共享化等。

7.對電子檔案的保密性進行優化

在對電子檔案管理中最大的問題就是信息數據保密性的問題?，F在很多衛生監督機構為了減輕檔案管理人員的工作負擔，提高檔案管理工作質量，都開始對紙質檔案進行了電子化的處理，雖然也會建立相應的電子管理系統，但在數據信息保密性方面還是不能放松，各衛生監督機構應聘請專業機構人員對檔案管理系統安全性進行提升，同時加強員工的保密意識，從源頭杜絕泄密事件的發生。

8.提升檔案管理人員素質

團隊精神已成我們生活中不可忽視的力量，是多數公司獲得成功的關鍵所在?；趫F隊精神的重要性，衛生監督部門有足夠理由提升檔案管理人員的素質，培養出綜合素質更強的管理團隊。各個部門可酌情培養專、兼職檔案管理人員，為其提供系統性學習的機會，定期為其安排相關培訓和講座，使相關人員和時代一同進步。

3 結語

衛生監督機構要對內部的檔案管理工作不斷進行優化，在加強電子系統管理水平的同時，不斷對現有管理工作中存在的問題進行完善，在堅持不懈的努力之下，切實提升衛生監督檔案的管理能力，為衛生監督的工作質量提供保障。

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