信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

彭怡菁

摘 要：檔案是辦公室的一種記錄手段，通過(guò)紙制品或者電子記錄事件的發(fā)生原因和經(jīng)過(guò)。一般情況下，我們都是通過(guò)檔案來(lái)獲取過(guò)去、現(xiàn)在的信息。因此檔案對(duì)于辦公室來(lái)說(shuō)意義非凡，隨著時(shí)代的改變和要求我們也要相應(yīng)的對(duì)檔案的記錄方式進(jìn)行改革。也就是我們所說(shuō)的信息時(shí)代的信息化處理，將高科技應(yīng)用于此。本文就是針對(duì)這一原因進(jìn)行檔案工作的創(chuàng)新研究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；創(chuàng)新研究；辦公室；檔案管理

如今是一個(gè)快餐時(shí)代，辦公室人員對(duì)于信息的獲取需要靈活性。而檔案作為辦公室人員獲取重要信息的一個(gè)重要來(lái)源，辦公室檔案管理工作就顯得十分重要了。我們要加強(qiáng)檔案管理的自由度，順應(yīng)時(shí)代潮流，擴(kuò)寬檔案的使用途徑，讓普通群眾也能夠查閱到檔案。

1 檔案管理的內(nèi)容

（1）概念

何為信息化的檔案管理，就是將先進(jìn)的信息處理技術(shù)應(yīng)用于檔案的書寫、保存中。除此之外，比較之前的紙質(zhì)檔案，這種檔案增加了易保存，易翻閱的優(yōu)點(diǎn)，讓資源能夠得到快速循環(huán)利用[1]。因此檔案的信息化利用就是通過(guò)換一種載體來(lái)提高資源的利用率，也是把字體數(shù)字化的一種變現(xiàn)。不過(guò)這些改變要離不開(kāi)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃。

（2）特點(diǎn)

信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一，辦公室檔案管理工作必須有相關(guān)部門研究制定的法律法規(guī)和工作守則，并在工作中嚴(yán)格遵守執(zhí)行。第二；辦公室檔案的管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)終端上。第三；檔案的信息化利用提高了資源的利用率，實(shí)現(xiàn)了工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高了各個(gè)部門的工作效率。

（3）主要任務(wù)

辦公室檔案管理的主要任務(wù)是確保電子信息安全的前提下，積極開(kāi)發(fā)新的技術(shù)來(lái)管理這些資源，并在實(shí)際工作中起到應(yīng)有的作用，提高工作人員的工作效率，為整個(gè)部門的運(yùn)作提供了保障。

（4）主要內(nèi)容

辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才建設(shè)五大方面。首先有一個(gè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理的一個(gè)基礎(chǔ)，我們要保障基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更好的建設(shè)一個(gè)檔案管理的大平臺(tái)。其次是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，由于信息總量大且復(fù)雜，各個(gè)部門在建設(shè)檔案管理工作的時(shí)候一定要結(jié)合自身的情況，遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，積極開(kāi)展調(diào)研，建設(shè)出一條適合自身發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。再其次是檔案信息資源的建設(shè)，這是整個(gè)檔案管理工作中的重中之重，我們必須協(xié)同各個(gè)部門，將各大信息庫(kù)相統(tǒng)一建設(shè)，成為社會(huì)上不可脫離的重要工作。最后是應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，它是對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)優(yōu)化，方便各個(gè)部門準(zhǔn)確且快速的查找相應(yīng)的內(nèi)容，提高工作效率[2]。最關(guān)鍵的是人才隊(duì)伍的建設(shè)，眾所周知，國(guó)家的建設(shè)不能沒(méi)有人才，檔案工作同樣如此。因此我們要積極培育專業(yè)的人才，提高檔案管理的整體水平。

2 檔案管理存在的問(wèn)題

（1）工作理念老舊。

以前的檔案管理方式注重對(duì)檔案的保存，只是簡(jiǎn)單的對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，很少對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的分類整理，忽視了其真正存在的意義。而信息化的檔案管理要求重視檔案本身實(shí)際的功能價(jià)值，做到與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，將服務(wù)更廣泛的投入社會(huì)中去，更好的服務(wù)于檔案與社會(huì)之間。

（2）工作方式落伍。

大多數(shù)的檔案管理部門依然采用傳統(tǒng)老舊的管理方式，即利用人工手寫并將其歸檔保存，這樣的工作方式有著十分明顯的缺點(diǎn)。由于信息量龐大，加上管理人員對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠明確，配合上落后的工作方式，導(dǎo)致工作人員的工作效率十分低下，不能高效及時(shí)的將存檔資料分類并整理保存，導(dǎo)致了整個(gè)檔案管理工作的落后。

（3）制度不完善。

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，許多部門對(duì)檔案管理的相關(guān)制度不明確，導(dǎo)致在工作中很多管理人員沒(méi)有了工作的積極性，從而影響了檔案整理工作的及時(shí)性和高效性。某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的落實(shí)不到位，導(dǎo)致檔案整理工作的職責(zé)沒(méi)有落到實(shí)處，影響了檔案資源的可利用率。

（4）專業(yè)人員偏少。

傳統(tǒng)的檔案管理工作不需要專業(yè)知識(shí)充沛的人來(lái)進(jìn)行，他們只需要簡(jiǎn)單的通過(guò)手寫等方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理。然而現(xiàn)代的信息化辦公室檔案管理就需要其工作人員有相當(dāng)扎實(shí)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，而且要對(duì)檔案工作的平臺(tái)使用相當(dāng)熟悉，才能更好的為檔案管理工作提供自己的微薄之力。因此，我們需要不斷提升專業(yè)人才隊(duì)伍，積極招收專業(yè)人才，培養(yǎng)合格優(yōu)秀的檔案管理人員，從而提高工作效率，發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際作用。

3 檔案管理創(chuàng)新的方法

（1）提高重視程度。

作為工作的第一步，我們應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，并通過(guò)多方面的協(xié)助和自身的努力，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，要具備良好的思想觀念，勤勤懇懇為社會(huì)大眾服務(wù)，為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作。

（2）創(chuàng)新服務(wù)方式。

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式十分落后，手寫的檔案存放時(shí)間久了容易字跡模糊，不易保存，加上若要提取某些信息的時(shí)候，需要耗費(fèi)大量的人力物力來(lái)查找，導(dǎo)致了工作效率嚴(yán)重大打折扣。因此我們需要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)用平臺(tái)的建設(shè)，讓用戶隨時(shí)都可以利用這個(gè)平臺(tái)查詢到他們想要的信息，不受任何因素的干擾。構(gòu)建這個(gè)平臺(tái)之后，我們需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的整理與分類，不斷完善檔案管理信息化服務(wù)，為社會(huì)創(chuàng)造更好的服務(wù)方式，充分發(fā)揮辦公室檔案管理的優(yōu)勢(shì)與便利[3]。

（3）加強(qiáng)檔案的保密工作。

雖然我們處在一個(gè)科技技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，豐富的信息技術(shù)給我們的生活提供了許多便利，但凡事有利也有弊，它給我們同時(shí)帶來(lái)了許多風(fēng)險(xiǎn)，它對(duì)檔案的保密工作帶來(lái)了隱患，一些計(jì)算機(jī)病毒會(huì)利用硬件或者軟件的傳播進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，導(dǎo)致文件信息的丟失。因此，我們要重視系統(tǒng)的安全問(wèn)題，設(shè)立防火墻，加強(qiáng)檔案的保密工作。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案的管理工作十分重要，它在整個(gè)事業(yè)單位和企業(yè)中扮演著相當(dāng)重要的角色。在信息時(shí)代的來(lái)臨之際，我們必須發(fā)現(xiàn)辦公室檔案管理工作所面臨的問(wèn)題，并積極創(chuàng)新管理工作，早日實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。我們還要積極加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，思想觀念，更好的服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇立群.對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的探析[J].考試周刊，2014，18：114-115.

[2]李成.論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2013，31：7154-7156.

[3]許晨.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2015，（18）.