人事檔案信息化管理必然趨勢

董傲楠

摘 要：一直以來，人事檔案工作總是隱密在其他工作背后，很少顯露于外界，在管理方面重紙質檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，把寶貴的信息資源都埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發和人事管理的其他工作，大大制約了檔案事業的發展。隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效會提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為工資管理等人事工作的利用奠定了良好的基礎。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；重要性；必要性

21世紀是信息社會的時代，信息化管理滲透到社會的各行各業，隨著流動人員人事檔案數量的增多，對人事檔案進行信息化管理勢在必行。近年來，在對工作人員人事檔案管理工作中進行的積極探索，發現了人事檔案的轉進、材料收集、查詢、統計、轉出等功能落后于現代化信息管理，人事檔案的封閉型管理應向信息化管理轉變，從靜態管理向動態管理轉變，加快推動人事檔案信息化建設，提高人事檔案的利用率，能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發揮出來，為人事檔案的健康發展起到積極的促進作用。

1 人事檔案信息化管理的重要性和必要性

人事檔案作為國家和企事業單位不可或缺的重要工作，人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。一直以來管理方法還停留在重視紙制檔案的收集與整理，花費大量人力物力進行人工審閱和裝訂，各機關事業單位人事干事也只注重收集、上報，未建立本單位的人事檔案信息化管理系統，在人事檔案工作上缺少創新，使人事檔案利用率降低。通過實現人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。

2 人事檔案信息化管理必然趨勢

信息化發展已成為當前社會發展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。

提高人事檔案管理的信息化意識在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數字管理進行轉變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現一體化，確保人事檔案信息共享的實現。在當前人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設的重要內容，通過加快檔案信息化建設，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優質的服務，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質量的提升。而且在信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內容也得以更加豐富，實現了人事檔案的無紙化閱檔。

3 加快人事檔案全文數據庫建設

人事檔案信息數據庫雖然在信息的查詢、檢索、統計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內容進行查閱，這是人事檔案信息數據庫無法提供的。所以需要進行全文數據庫的建設，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數據庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，這些則是人事檔案信息數據庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數據庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數據庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，以實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。

4 加強人事檔案信息動態化管理

人事檔案的管理不能再拘泥于傳統的統一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉的速度相協調，從而實現人事檔案信息的動態化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現代化手段在人事檔案信息動態化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。

5 加強網絡建設

構建信息平臺在當前人事檔案管理工作中，需要構建完善的人事檔案網絡管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網進行聯接，確保干部檔案網絡化管理的實現。而且人事檔案網絡管理體系構建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現代化的實現起到積極的作用。另外，為了能夠實現人事檔案管理現代化，則需要人事管理機構要進行信息中心的設置，做好人事信息化管理的指導和技術支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規范，履行好人事信息收集和發布的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎，當前社會發展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現動態的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結合起來，實現靜態信息和動態信息的統一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。

6 結語

在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，相對于經濟和社會的發展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。

參考文獻

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