淺析如何做好檔案安全管理工作

文/德城區衛生和計劃生育局 王曉蕓

淺析如何做好檔案安全管理工作

文/德城區衛生和計劃生育局 王曉蕓

檔案的管理對于社會發展而言，具有相當的重要性，在一定程度上影響著社會的管理制度、人才利用、經濟效益的實現以及社會的健康發展。在這個意義上，檔案的安全管理就尤其關鍵，在目前的檔案管理工作中，還存在著一些安全威脅，要想消除工作中存在的不安因素和安全隱患，保證庫存檔案的安全，就需要采取相應的措施，本文就如何做好檔案安全管理工作進行了簡要的分析。

檔案安全；管理；整改

檔案記錄著社會發展和個人成長中重要的信息，是不可再生的資源，涉及國家機密和個人隱私，但是因為有些部門和單位的檔案安全意識較弱，主體責任落實不到位，監管責任也不到位，導致檔案安全事故時有發生。特別是在信息化的環境下，時常發生檔案泄密、信息損毀，所以筆者認為，必須加強檔案安全體系、利用體系、資源體系建設，建立檔案工作新格局。

一、提高檔案管理意識

（一）堅持統一領導、分級管理。各地檔案管理部門要認真履行檔案工作的監督指導責任，加強對檔案工作的統籌規劃、監督指導、檢查督查、培訓交流，推動各部門和單位建立分工明確、各司其職、密切配合的檔案工作體制。各部門和單位要切實履行對檔案工作的監督指導責任，領導重視是做好檔案安全工作的關鍵，安排專人負責，定期或不定期開展專項檢查，推動本單位認真完善歸檔制度、科學整合檔案資源和切實強化檔案服務功能等工作。

（二）堅持本單位檔案集中統一管理。各部門和單位要設置或明確與工作任務相適應的檔案工作機構，支持檔案工作機構加強統籌協調和業務指導，確保做好本單位的文件收集、整理、歸檔工作，特別是對電子文件的全程管理和歸檔工作。堅持對專業檔案、文書檔案、基建檔案、照片檔案、電子音視頻檔案、電子文件等各類型，不同載體形式的檔案實行集中統一管理。

（三）完善檔案規章制度體系建設。根據新形勢新發展，各部門和單位一定要做好專業檔案、新形態檔案管理制度的制定工作，完善檔案信息化的相關業務規范。要結合實際情況建立機關歸檔考核評價機制，制定檔案業務工作實施細則，使檔案管理有章可循。

二、加強檔案安全管理的辦法

（一）建立健全檔案安全管理的制度體系。首先要對安全管理高度重視，強調“檔案安全就是檔案工作的生命線”，堅持嚴格管理、安全第一、預防為主、防治結合、確保安全的原則，不斷強化和提高工作人員檔案安全意識、防范意識、責任意識。第二，健全檔案工作管理制度和責任追究制度，按照《檔案法》和《檔案工作制度》開展工作，建立《檔案安全責任追究制度》，使檔案館安全工作有章可循、有法可依，落實責任到人、措施到位。第三，建立檔案安全管理監督長效機制，從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每一個過程，都要形成長效機制，定期比對檢查，用嚴格的依據和規范，確保檔案安全。

（二）加大投入，加強檔案庫房安全建設。檔案庫房建設、消防、防盜等硬件設備是檔案安全的基礎，要加大對檔案安全工作的硬件投入，采取有效措施，從源頭上保證檔案安全。首先達到“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體），其次結合檔案庫房安全保護的實際要求，另外還要充分考慮到經濟實用、節約資金。檔案庫房的門窗要采用相應的防光設施，加強庫房的防光能力。庫房內應配備火災自動報警系統和適當的滅火設備。消防器材要定期檢查，及時更換過期的器材。庫區內不得堆放檔案無關物品，不得存放易燃易爆等物品。庫區內應裝有必要的監控系統和防盜報警裝置，檔案庫房添置空調、去濕機、消毒消磁柜（機）等設備，定期更換防蟲防霉藥，改善檔案保管環境。

（三）注重計算機及信息載體的管理。首先一定要確定專人負責計算機系統管理工作，并且要規范操作，有序利用。電腦中的文件信息不能資源共享，設立信息系統防火墻、密碼訪問控制，安裝必要的防病毒軟件，建立數據備份與恢復系統。其次作為永久保存的電子文件，均要求制作紙質文件進行安全備份。規范處理涉密文件，由專人登記編號、獨立收文、統一保管，并按規定時間進行銷毀。再次，要對涉密計算機和磁介質的安全使用情況適時監控，指定專人定期對涉密計算機和磁介質進行病毒防控，確保涉密資料、重要文件和信息的安全，嚴防計算機硬件和磁介質受損及泄密事件的發生。

三、做好檔案安全的整改

檔案安全是檔案工作的重中之重，檔案安全防范是長抓不懈的一項工作，檔案資料記錄著重要的信息，承載著歷史的軌跡，其安全管理工作的重要性不言而喻，保障檔案安全利用是新形勢下檔案管理人員的神圣職責。我們應依靠科學的手段建立檔案保障體系和管理制度，正確處理安全管理與積極利用檔案的關系，努力提升檔案管理工作的價值，為經濟發展和社會進步作出更大的貢獻。

[1]吳鳳玲.重視檔案安全管理確保檔案安全[J].科技檔案,2010.

[2]徐潔.淺析如何確保檔案安全[J].科技創新與應用,2014.