淺析保障性住房檔案的數字化管理

文/天津市河西區住房保障中心 王喆

淺析保障性住房檔案的數字化管理

文/天津市河西區住房保障中心 王喆

我們處在社會經濟高速發展的時代潮流中，隨著市場經濟不斷發展，國家對于保障性住房的工作也不斷重視起來。在這種背景下，國家增加對保障性住房建設的投入，使之數量快速增長，所涉及的租房檔案的數量也與日俱增。在這種情況下，如何實現高效科學的檔案管理成為檔案管理中的重要問題。在文章中，筆者將立足數字化的大時代中，針對當下檔案整理的問題，淺析關于保障性住房檔案的數字化管理的應用。

保障性住房；檔案；數字化管理

一、前言

保障性住房工作涉及人民的生活問題，社會反響較大，但是由于數量的問題，檔案的整理一直都是效率低、出錯率高的代名詞。所以針對檔案管理工作，必須引進現代管理元素，構建完善的數字化管理體系。這就要求相關部門要認識到改善保障性住房檔案的數字化管理的重要性，增強檔案信息的透明度，提高檔案管理的效率，從而使保障性住房檔案的數字化管理體系向著高效化、規范化的方向發展。

二、保障性住房檔案數字化管理的現狀

根據筆者近年來親身收集的各地各級保障性住房檔案的資料，加上媒體的報道，認為當下我國住房檔案數字化管理的不足有以下幾點：

（一）對管理數字化的認識不足。近十幾年來，保障性住房檔案管理模式是不斷隨著時代的發展發生變化的，但是由于種種原因，變化的效果不盡如人意。出現這種情況的原因還是相關檔案管理單位對于數字化管理體系的學習、認識不足，以至于沒有認識到數字化管理模式在工作中的重要性，認識性不足問題的存在導致在進行管理檔案工作時沒有進行信息的采集與歸類，只是簡單地做文字處理，從而落后于國際管理的高效性，出現高頻的出錯率。在當下我國檔案工作的管理體系中，各位領導人員也存在對數字化的認識不足的問題，所以他們對于數字化管理的要求不嚴格，進而整個工作大環境對于檔案信息的采集和分類沒有重視起來。在管理層次的上下級對于數字化管理認識不足的前提下，就會使得檔案材料的管理偏重形式化，從而降低了檔案信息的利用價值。相關單位應當將培養優秀人才隊伍提上日程，不僅可以提高管理人員的業務素質，還可以使人才更好地服務于房產檔案管理。

（二）缺乏安全性和系統性。建立安全性住房檔案信息化管理體系必須強化安全性，避免其軟件系統和硬件遭受病毒侵害和人為破壞，對住房檔案數據進行保密，確保系統的安全運行。并且住房檔案管理部門應對不同用戶使用權限進行嚴格控制，對于核心、機密的住房檔案數據，采用分散使用、集中管理的方法，所有用戶在訪問住房檔案信息管理系統時都需向管理部門申請。另外，我國住房行業快速發展，各個地區房產交易越來越火爆，這使得對于住房檔案的查閱需求也不斷增多。因此住房檔案管理系統應實現易操作、方便、準確和快捷性，從而滿足日常的住房檔案資料查閱要求。房產權屬登記管理和住房檔案管理屬于兩個不同的職能部門，要把它們有機地結合起來。

（三）信息化管理體系不夠健全。在當下，我國的檔案信息管理體系還不夠健全。住房檔案信息化管理離不開正確的思想認識，健全管理體系，應該通過完善住房檔案資料，使檔案管理人員認識到加強住房檔案信息化管理的重要意義，強化自身工作職責，提高工作積極性。

三、保障性住房檔案的數字化管理的分析

針對以上住房檔案數字化管理的現狀，加之筆者多年從事檔案管理的經驗，筆者將淺析數字化管理在保障性住房檔案的作用。

（一）加快信息化資源建設。住房檔案信息資源主要包括對象數據、原數據和目錄數據，從住房檔案管理系統中可利用編寫接口程序獲取原數據和目錄數據，并且數據化掃描紙質檔案，廣泛采集對象數據，經過條碼識別將對象數據自動傳送到服務器中，使元數據和目錄數據關聯存儲。

（二）實現了資源共享。住房檔案數字化管理的推動，一方面實現了檔案的信息數字化，建立起數據庫，逐漸進行完善。另一方面，實現住房檔案數字化，是對住房檔案信息資源的二次開發，它結合了具體的住房檔案信息，健全了住房檔案信息體系，開展多方面分析和研究。

四、保障性住房檔案的數字化管理的重要性

根據以上對保障性住房檔案的數字化管理現狀和分析，筆者認為科學的數字化管理的重要性有：住房檔案信息化管理是科學管理方法和現代化科學管理技術的有效結合，是滿足住房行業發展需求的重要措施。如今各領域和行業信息化建設快速發展，住房檔案信息化管理不僅有效提高了住房檔案資料利用率和開發能力，而且節省了人力和時間，使得住房檔案管理水平和工作效率不斷提升。

五、結束語

綜上所述，現階段的保障性住房檔案的管理還面臨著許多安全問題。由于保障性住房的特殊性，各級各地的管理部門應該堅持走科學的數字化檔案管理方法，既保證了檔案工作的高質量，又確保降低了檔案工作的出錯率。只有這樣，各地的管理部門才能使保障性住房更高效地分配給社會有需要的人士，才能為我國中低收入家庭的基本生活提供物質上的保障。

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